職場上也要背「九九乘法表」?作者指出,記住關鍵數字,能讓工作變得更有效率。無論是銷售量、生產量或是成本控管,當你能快速理解這些數字背後的意義,就能做出更精準的判斷,提升競爭力。該如何有效記住這些關鍵指標?本文節錄自《解決問題快10倍的數字工作法》,由韓國三星資深經理傳授,如何成為具備數字思維的人才!
文/盧泫兌
你知道為什麼要背九九乘法表嗎?
是為了算得更快,還是為了學心算?
其實,那些都是活用九九乘法的結果。最根本的原因,是為了打好乘法的基礎。
原來是這樣!那如果在公司也像背九九乘法表一樣,記住一些重要的數字,工作是不是就會更輕鬆呢?
職場,就是一個數字的遊樂園。上班時,各類報告中的現況和議題都用數字呈現;開會時,討論和決策也離不開數字,幾乎每項業務都與數字息息相關。
更別提那些處理金錢和利率的金融業者,還有研究員和工程師了。他們需要檢視檢驗(計算)結果中的數字,然後根據數字進行開發或改進。而我每天上班後的第一件事,就是檢查部門的「KPI」(Key Performance Index,關鍵績效指標),以此開啟一天的工作。
確認KPI時,應先檢查團隊等整體指標,再檢視更細部的指標。同時參考昨日指標與當月或當週指標。由於昨日指標僅反映一天的數據,可能因短期變數而產生偏差,因此需要謹慎對待。
檢視KPI時,還要比較目標與現況的差距,並分析超標或未達標的原因。透過這些指標,可以直觀掌握部門的成果和業務進展。
營業部門負責提升銷售額,生產部門致力於增加產量,品管部門則專注於降低不良率。如果將這些目標量化,就能將銷售額、生產量、不良率等設為KPI,作為各部門衡量目標達成與績效評估的依據。
然而,以數字為核心工作的最大挑戰是,「需要檢視的數字太多」。隨著業務範圍擴大,必須記住的數字也越來越多。此外,經營環境變化快速,新議題層出不窮,因此目標經常需要調整。
人類的記憶力有限,能記住的數字當然也有限,心理學家用「遺忘曲線」來描述這種現象。根據德國心理學家赫爾曼.艾賓浩斯(Hermann Ebbinghaus)的研究,人類在學習新知識後,約一小時內會忘掉50%的內容,一個月後則會忘掉近80%。也就是說,大多數的新資訊會隨時間流逝,只留下些許模糊的片段。
那麼,我們該如何克服數字洪流與記憶力的限制?
任何組織只要掌握具體化的目標,相關的數字就會自然浮現。例如,營業部門的目標是銷售量,製造部門的目標是生產量,成本部門的目標則是成本節省金額。每個部門的成員都為了達成這些目標而努力工作。儘管不同產業與職務的性質和內容各有差異,但所有組織都有一個共通點:一定會有一個可量化的目標,這是不可或缺的基礎。
例如,金融業者需要掌握「利率」和「經濟成長率」、石化業則需要關注「國際油價」、國際貿易從業人員則需隨時了解「匯率」⋯⋯如果能提前掌握這些數字,不僅能大幅節省工作時間,還能提升效率。要在數字洪流中不迷失,穩穩抓住重點,就需要牢記工作中經常提及並使用的數字,同時密切觀察這些數字的變化趨勢及影響。
隨著工作年資增加,偶爾會遇到同事說:「應該理解數字,怎麼能死背呢?」這時不妨想想,為什麼小學時我們要背九九乘法表?因為只有熟記乘法表,才能輕鬆運用乘除法這些基礎運算。而前文提到的數字概念,在數字工作中,就像九九乘法表一樣,是不可或缺的基本工具。
節錄自:采實文化《解決問題快10倍的數字工作法:韓國三星經理教你4步驟用數據思考,從企劃、分析、決策到報告都事半功倍,獲得賞識和成就感》/盧泫兌 著
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