個資法系列-公司於員工入口網站開闢本月壽星專區有無問題?

文/ 蘇宏文104法務長 原文出處:104人資法寶

在上班過程中,經常聽到遠處傳來陣陣同事歡唱生日快樂歌的美妙聲音,可以感受到壽星當下的喜悅心情。個人因擔任主管職務多年,最大福利之一就是同事們會記得幫自己慶生,生日蛋糕、祝福卡片、小禮物等樣樣俱全,雖不確定這是同事們「真心」或「被迫」而為(開個玩笑),身為壽星男主角自己仍備覺溫暖窩心與幸福滿溢。

我服務的公司非常貼心(員工還享有額外生日假福利),人資系統每月會主動發信給主管,載明哪些部屬是當月壽星,提醒主管公餘之暇,不要忘了對部屬表達關心與祝福部屬生日快樂。此外,為了讓全公司同事皆能因著個別同事的生日,傳遞或獻上生日祝福與問候之意,公司於員工入口網站開闢「本月壽星」專區,揭露本月壽星的同事姓名、生日月日、服務單位等資訊,或許有人會好奇問,公司可以這麼做嗎?是否需事先得到個別同事的同意才可以揭露?此部分有無個資法上的議題?

先前分享文(請參閱如何合法蒐集、處理與利用個人資料?一文)曾提到非公務機關(指從事個人資料蒐集、處理、利用的自然人、法人或其他團體)根據本法第19條規定,對個人資料的蒐集或處理,應有特定目的,並且需符合八款法定事由之一,才能適法於蒐集之特定目的必要範圍內為利用(本法第20條參照)。

以勞僱關係為例,雇主根據法務部會同中央目的事業主管機關訂定之「個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」規定(本法第53條參照),基於「代號002人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施)之特定目的」,以及本法第19條第1項第2款「與當事人有契約之關係(勞雇雙方成立僱傭契約關係),且已採取適當之安全措施之法定事由」,可以合法蒐集或處理員工個人資料,以及於蒐集之特定目的必要範圍內為員工個人資料的利用。

如上所述,雇主基於人事管理中之福利措施之特定目的,所為個人資料的蒐集或處理,以及於必要範圍內之利用(開闢本月壽星專區),應無違個人資料保護法的上述規定與立法意旨,亦即不需要再另外徵得員工的個別同意。