個資法系列-公司製作員工通訊錄有無問題? 勞動法令

文/ 蘇宏文104法務長 原文出處:104人資法寶

隨著公司經營規模與組織層級日漸擴增,常見公司員工受限於辦公空間大小,而分屬不同樓層,甚或分散於不同上班地點,此時彼此間的公務連絡與溝通,端賴於公司內部所提供的網路平台服務。

為了方便每位員工皆能快速搜尋到連絡對象及其連絡方式,製作內部員工通訊錄實有其必要性。大體上,員工通訊錄包含員工中英文姓名、部門、公司電子郵件信箱、電話分機等資料。在此,可能有人會問,這些資料均屬可直接或間接識別特定個人的資料,是否在公佈前,公司需事先徵得員工的個別同意,始得為之?

如前面分享文所述,雇主蒐集員工的個人資料,是基於「人事管理」之特定目的,並且符合與員工間成立僱傭契約關係之法定事由,故可適法蒐集、處理員工個人資料,並且得於該特定目的之必要範圍內為利用。

因此,企業人資根據上述特定目的,基於內部員工連繫溝通之公務需求目的,製作員工通訊錄供內部員工查詢使用,應堪認定為「特定目的必要範圍內之利用」,無須再取得員工的個別同意。惟應注意個人資料保護法第5條規定:「個人資料之蒐集、處理或利用,應尊重當事人之權益,依誠實及信用方法為之,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」,依本文所舉之例,於員工入口網站揭露全體員工中英文姓名、部門、公司電子郵件信箱、電話分機等資料,此為達成公司內部員工公務連繫溝通之目的所需,應無違個人資料保護法的規定。倘若員工通訊錄中,公司又額外公佈全體員工住家地址、住家電話與手機號碼等資料,此部分將逾越上述個人資料保護法第5條所載明的比例原則,而衍生爭議,宜避免之。

此亦可參考法務部個資法問與答於2012年12月22日所載「【個資法即時通】公務或非公務機關可否將員工資料提供予其他內部員工查詢使用?答:公司將員工編號、公務電子郵件信箱等資料提供予其他員工,或供相關員工查詢系統登錄帳號等資料,係屬原蒐集個人資料之特定目的(人事管理)必要範圍內之利用行為。惟提供查詢個人資料時,仍應注意比例原則,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」

另本文附帶一提,「員工通訊錄」(包含組織圖)在實務上,亦常見公司將之辨識為公司營業秘密或至少列為內部不得對外公開的機密資料,而見諸於保密約款之中,若是,則凡簽訂有保密約款的員工,即不能擅自將前述員工通訊錄對外提供或洩漏予其他第三人(例如競爭對手或獵人頭顧問),否則,員工將負有民刑事法律責任,而且工作飯碗不保。