個資法系列-員工離職時要求雇主刪除其個人資料可以嗎?

文/ 蘇宏文104法務長 原文出處:104人資法寶

雇主蒐集或處理員工的個人資料,是基於「人事管理」(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施)」之特定目的,並且符合與員工間成立僱傭契約關係之法定事由(本法第19條第1項第2款規定參照),故得於該特定目的之必要範圍內為利用(本法第20條第1項本文參照)。

惟員工自請離職時,雙方間勞雇關係已然消滅,前述「人事管理」之特定目的當即消失。此際,該名員工可否援引本法第3條第5款規定:「當事人就其個人資料依本法規定行使之下列權利,不得預先拋棄或以特約限制之:五、請求刪除。」要求雇主須全數刪除與其有關的個人資料?雇主應否照辦?

本法第11條第3項規定:「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應主動或依當事人之請求,刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者,不在此限。」,依前述法條規定可知,保有員工個人資料的雇主,在蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應主動或依員工刪除之請求,刪除該員工之個人資料。不過,前條但書亦規定,因執行業務所必須或經當事人書面同意者,雇主仍可不予刪除,而繼續加以利用。

本法施行細則第21條第1款規定:「有下列各款情形之一者,屬於本法第11條第3項但書所定因執行職務或業務所必須:一、有法令規定或契約約定之保存期限。」

在實務運作上,企業於求職者面試前之告知事項或錄用後之聘僱契約內,均載有個人資料保存期限之約定,上述書面復經求職者簽署同意。例如有企業於告知事項中約定「台端若錄取成為本公司之員工,本履歷表將存於台端人事資料袋內,保存至離職後15年。」;或於聘僱契約中約定「甲方依照個人資料保護法及其相關子法規定,於甲乙雙方簽訂本契約成立勞雇關係時,基於人事管理(含乙方個人基本與連絡資料、現職、薪酬、學歷、考試、訓練、家屬、經歷、差勤、福利、保險、考績、獎懲、退休等人事資料)之特定目的,得蒐集、處理、利用或國際傳輸乙方於報到時所自行提供乙方及其家屬之個人資料,以及乙方於在職期間內所自行提供或伴隨產生之個人資料(以下合稱乙方個人資料)。乙方同意甲方得於其母公司、子公司或分公司之所在地,依以上之特定目的範圍內予以利用與保存乙方個人資料至甲方公司存續期間消滅為止。」;又或者是法令明文規定雇主應保存一定年限,例如勞動基準法第7條規定:「雇主應置備勞工名卡,登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡,應保管至勞工離職後五年。」,雇主在上述情形下,即得對離職員工的請求say"NO"了。

此亦可參考法務部個資法問與答於2013年7月24日所載「【個資法即時通】問:個人資料於蒐集之特定目的未消失前,當事人是否得請求刪除其個人資料?答:依個資法第11條第3項規定,個人資料即使於蒐集之特定目的消失後或期限屆滿時,於有但書規定之事由時,仍得不予刪除、停止處理或利用個人資料,至於蒐集之特定目的尚未消失者,縱當事人依個資法第3條規定請求刪除其個人資料,蒐集主體仍得於原蒐集之特定目的必要範圍內,繼續為個人資料之處理或利用,而不須刪除,且無個資法第11條第3項但書規定之適用。」