職場360

日期 |2019.12.15

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 15307次觀看

【新人職場ju守則-06 零碎時間在哪裡? 告訴你最容易忽略的珍貴時間】

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日期 |2019.12.15

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文/朱哲輝 /新加坡商艾得克有限公司台灣分公司YoungTalent校園大使
                  國立臺北商業大學企業管理系
原文出處:BeAGiver

『時間管理』
過去十年的台灣社會曾經非常熱門的一個名詞,深刻地解釋了為什麼有些人非常努力但總是徒勞無功;同時也讓初出社會的新鮮人們得到一個重要觀念,讓我們能夠在已經十分忙碌的行事曆上加上更多行程,來完成更多工作。

聽起來真是太邪惡了!

但是我們還是必須認識這個讓我們生活變得更加瘋狂的學問,不僅僅是因為真正厲害的人都必須善用時間管理(或是有個時間管理優秀的秘書特助),更是因為時間真的是太寶貴了。青春歲月幾何?當然要好好把握!

然而,在時間有限的情況下,我們除了提升工作效率之外,最重要的就是擠出更多的時間當作籌碼了!那麼時間管理的各種大師常常會提到的善用『零碎時間』就是非常關鍵的一項技術。

但是在台灣如此忙碌的工作環境中,常常被主管叫去處理各式各樣雜務的新鮮人,如何找到可以善用的「零碎時間」呢?

以下提供四個你常常忽略的寶貴時間,以及不可促過的零碎時間運用注意事項,讓我們打造更好的工作成果吧!

▶一、上廁所的時間
所謂上廁所的時間可不單單是指坐在馬桶上的時間!

男女在廁所的時間不盡相同,除了裝扮及儀容上的調整之外,我也推薦可以利用走到廁所的期間,或是離開廁所之後,偷閒3-5分鐘。

當然這個偷閒並不是要你去偷懶,而是可以伸個懶腰調整一下自己的工作心態,讓接下來的時段更有效率。

如果要真正有效地善用這個零碎時間,你還可以試著把需要離開座位的事情一次做完,例如水瓶裝滿水、需要丟垃圾、需要和對面辦公室/不同樓層的部門聯絡交辦文件等等。

上廁所必須要離開座位是無法避免的重要事項,竟然如此,就好好地將可以一次辦妥的各種雜事處理完畢,這樣不僅僅完成了必須處理的一些雜事,也可接下來回到座位之後擁有長時段可以專注於眼前的工作!

▶二、通勤
通勤時間就不用說了,在確定工作尋找租屋地點時我都會勸朋友考慮到所謂的通勤品質,這也是大家在找房子居住時常常會忽略的重點。

如果今天的選擇是20分鐘可以到公司,但是你可能要騎腳踏車或機車上班,那麼我會建議不如搭半小時不用轉車的捷運或公車。

因為騎車的20分鐘你不僅要全身貫注注意交通安全,而且雙手也必須操作交通工具而無法拿來做其他的事,這20分鐘完完全全是屬於通勤的時間;但是如果是半小時的捷運或公車,你可以輕鬆地選擇在通勤的過程中閱讀、業務聯絡、編寫工作內容或是放鬆,這半個小時幾乎是屬於你的時間,不過是「順便」在地理上進行移動罷了。

通勤又可以分為早上出門上班以及下班回家,根據交通狀況與身心狀況的不同,最好安排不一樣的運用方式。

人多擁擠需要站立的時候就避免要手寫或是閱讀實體書等不方便的行為,放輕鬆地滑滑手機關注業界資訊或是聯絡客戶會是不錯的選擇;而如果早上精神不好的情況或是你下班會有疲勞的情形,那麼這段時間可以安排好好休息或是處理生活上的瑣事,像是用APP辦理繳款或是逛網拍訂購生活用品等等。

▶三、吃飯時間
你習慣自己吃飯還是跟同事一起吃飯呢?

兩種方法都有所謂的時間管理專家推崇,ju會覺得選哪邊都是正確的,但是有沒有辦法要專業地運用才是關鍵所在。

自己吃飯的時候可以善用手和眼睛來繼續處理工作上的時間,或者是用來邊吃邊思考需要構思的企劃案或是設計圖,你的腦袋在吃飯的時候是絕對自由的,不過如此一來當然就不推薦比較麻煩的料理,例如吃到飽或是烤肉。

如果選擇跟同事吃飯,那麼最重要的主題當然就是「人際交流」,有效率地交流並且取得所需要的情報是非常重要的,除了增進彼此交情可以讓工作上更順利之外,有時打聽更多的工作情報與技術或是公司的八卦也是非常有意義的事情,可以獲得意外收穫。

但是這樣的情況下就要盡量避免無意義的閒談或是說他人壞話,雖然嚼舌根是非常令人愉悅的事情,也是人性的一部分,但是千萬記得避免無意義的風險!(誰知道會不會隔壁餐桌坐的是被講壞話同事的表姊)

▶四、等待同事的超級零碎時間
這種超級零碎時間其實我們都曾經有效運用過,還記得在考高中大學的時候,英語老師曾經告訴你隨身攜帶單字本,如果有30秒的時間就可以背一個英文單字增加單字量的過往嗎?

在大部分的產業及辦公室當中,必須要靠團隊運作來完成一項業務或是重要的工作,只要是團隊協作就無可避免地會有需要等待同事的時間。無論是在把文件交辦給同事時,他可能需要幾分鐘來檢視;或者是你必須要等待她處理完事情才可以接續進度的時候。

短短幾分鐘,長時間累積下來卻也是不少的重要時間量,除了背英文單字增加自己的競爭力外,這超短的時間其實也有很棒的運用方式。

在銀行擔任小主管的C小姐告訴我,在這種極短而且不固定的時間時,她都用來檢視目前的工作狀況及未來的行程調整,簡單地說就是檢討自己的行程與執行狀況,而不是實際執行某些事項。

透過這短暫的時間,可以回想一下今天早上到現在的工作狀況,還有哪些工作事項沒完成,行程是否需要作出調整。

這樣子的時間運用雖然不能幫你完成工作清單上面的進度,但是反覆操作可以讓你一整天甚至是一整周的時間運用變得更有效率。

▶五、零碎時間運用注意事項
好了,當我們認識到這些零碎時間之後,有一些不得不提醒的重要事項,遵守這些需要注意的點,那麼零碎時間你可以更好地有效運用,邁向成為時間管理大師的必經之路。

1. 彈性的運用是專業;但是惰性可能毀了一切
零碎時間真的要發揮得淋漓盡致,把可以安排的小事項列出清單,並且在遇到零碎時間的時候拿出來處理是最棒的方式,但是這樣的方式也代表著如果妳一旦懶惰的話,零碎時間可能在你的發呆或是滑滑IG的時間就消逝了。

2. 零碎時間除了有效運用之外,更重要的是讓下個行程更有效率
從前文會發現有些時候零碎時間真的碎得沒有辦法好好地處理一件事情或是奇怪的場合無法讓你可以正常地工作,善用這些時間可以讓下個行程更有效率也是零碎時間非常重要的運用方式,如果可以兩者兼具就是最完美的。

3. 當然健康的身體才是一切,絕對不要過度勞累
如果事情真的很多,把重要緊急的事情先處理,妥善地安排工作行程讓自己的身體心靈保持在健康的狀態下才是最重要的事情。切記一旦生病或是心靈失衡,你要處理完成工作事項往往要付出更多的時間與成本,絕對得不償失。

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