人資充電

日期 |2019.12.05

文字 | 104人力銀行

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合約文件開頭盡量減少名詞定義

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文/ 葉茂林博士/律師原文出處:104人資法寶
經常看英文合約的人,應該對於合約中的「名詞定義」(Definitions)條款並不陌生。所謂的名詞定義,是把合約中一些容易產生誤解的專有名詞或行業習慣用語,特別加以說明,以讓訂約雙方對於該名詞有共同的理解,避免產生爭議跟訴訟。


例如,在高科技產業或製造業,在僱用技術人才之前,都會特別要求對方簽訂一份所謂的保密協議,以避免對方把收到的機密資訊或營業祕密外洩。不過,對於什麼叫做「機密資訊」或「營業祕密」呢?通常就會在合約中會加以定義。舉例來說,筆者從網路上搜尋到的員工僱用合約,就約定受僱員工對於公司「機密資訊」負有下列的保密義務:
本契約所指「機密資訊」,係指乙方於受僱期間內,因使用甲方之設備、資源 或因職務關係,直接或間接收受、接觸、知悉、構思、創作或開發之資料及資訊, 或標示「密」字或其他類似文字經宣示為機密者,不論其是否以書面為之、是否 已完成,亦不問是否可申請、登記專利或其他智慧財產權等,例如: (一)生產、行銷、採購、定價、估價、財務之技巧、資料或通訊,現有顧客及 潛在顧客之名單及其需求……。
如果在一份合約(例如:僱用契約)裡,如果需要定義的名詞只有短短兩三個,其實並不需要大費周章的用一個獨立的條文來說明。畢竟,如果讓閱讀的人把厚厚的一本合約前後來回翻閱,就只為了要瞭解名詞的定義,其實並沒有必要。在這種情況下,最好的方式,是採用上面所舉的例子,直接在該名詞第一次出現的那條條文後面,用比較白話的方式,把想解釋的名詞,說清楚講明白就好了。這樣,就可以免掉單獨的定義條款了。
當然,如果撰稿人還是覺得有必要把名詞用定義的方式註記,另一種可行的方法,是直接在這個名詞後面括號表示。例如,在經銷合約裡,經常會提到「年度銷售淨利」這個名詞,如果雙方覺得有必要加以定義,可以用如下的方式:「年度銷售淨利」(年度銷售淨利 = 年度銷售貨物總所得 – 購買貨物的總成本)。
附帶一提的是,通常大家會認為,在合約中如果出現名詞定義的條款,通常對於專有名詞或術語會有釐清的作用;不過,有趣的是,如果一份合約或文件中列出長長幾頁的名詞定義時,卻經常會讓讀者閱讀非常吃力,甚至還不知所云,結果是帶來相反的效果!
另外,有些律師或法務在撰寫合約的時候,會習慣在合約的一開頭,特別明訂一個所謂「名詞定義」的條文(通常是擺在第一條)。這樣的名詞定義條文,通常是把合約裡面一直反覆出現的一些專有名詞,或可能只有一方當事人才知道的行話,甚至擔心一方當事人搞混的名詞,特別定義說明跟解釋,是很棒的作法。
舉例來說:在一份跨國的製造、經銷或買賣合約裡,通常都會有所謂的「不可抗力」(Force Majeure)規定。這個拉丁文的字眼,經常被法律人所使用,但其實不僅是一般人不知道這兩個拉丁字到底是什麼意思,其實連不同的律師之間,對於這個名詞到底代表的意義為何,也經常搞不清楚,或者彼此間有不同的理解。例如,有經驗的律師,大概都會認為颱風、地震,是人類所無法抗拒的天災,而屬於所謂的「不可抗力」;不過,如果是工廠的員工罷工、員工怠工,或者因為示威遊行,而造成工廠停擺或沒辦法出貨,也算「不可抗力」嗎?相信不同的律師或不同的廠商之間,會有不一樣的答案。也因此,在合約中特別撥出一個條文定義重要的名詞,的確有其必要。
只不過,如果真的要在合約中特別列出一條「名詞定義」,筆者不建議把這條條文(也就是這一堆想要解釋的名詞術語)擺在合約的一開頭;畢竟,有時候雙方當事人可能將合約草稿來回修改多次,但卻忘了回頭去檢視原來已經定義的專有名詞、是否有增加刪除或修改的必要,反而會發生遺漏的情形。因此,如果真的要在合約中明列一個名詞定義的條款,最好是把它擺在合約的最後一條。

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