專題特輯

日期 |2019.12.11

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 23959次觀看

國際電子商務專案管理師的一天

專題特輯

日期 |2019.12.11

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 23959次觀看

文/ 金宏濤 原文出處:104職涯社群
我的一天,是從凌晨開始的。
台灣的凌晨,是美國時間的上午。一般人的黃金睡眠時間,對我來說,是黃金的溝通時間。在電腦前和遠方的同事,透過網路的通訊方式,以英文進行溝通。這是一段很珍貴的時光。因為如果把握住了這個時段的溝通,我就能夠與美國的同事同步,讓他們了解目前專案最新的進度以及方向,也讓我了解美國團隊的現況,在我睡眠的幾個小時時間內,美國時間的他們,已經在努力地完成今天的任務。我的一天,就是這麼開始的。在我睡眠之前。
數小時候,陽光露臉。我終止了鬧鐘的喧鬧,梳洗著裝。發動了引擎,踏上前往公司的通勤路線。汽車多媒體的藍芽功能,在此時派上了用場。我在車上撥出了一個類似0800的會議專線,輸入了會議編號與密碼,我撥入了一場電話會議。在還沒踏進公司大門,通勤的路途上,我已然身處在國際級的會議當中。進行一場跨部門、跨公司、跨時區的專案進度討論。位於日本的成員、美國的同事,歐洲、台灣的同事或廠商們,共同利用一天中可共同對話的黃金時間,對專案中的問題,需要誰來解決等等待辦事項,在會議中做出討論。這個討論,勾勒出接下來的一天所需要處理的重點議題。
進到了公司,我收取E-mail的信件,美國時間發生的點點滴滴,各功能負責人發出的諸多信件與討論串,已經依序列隊在信箱裡,等待我一一去開啟。所有我可能還不明白的細節,在信件中的圖片與表格的輔助之下,都能讓我更容易進入狀況。在我先前對各功能負責窗口所發出的詢問項目或工作請求,有許多已然都有了成果或回應,在收信的過程中,我可以掌握目前專案進度最新的狀況,對關鍵的細節往下做推行。一邊看信,一邊會有新的信件飛進來。當我正抓了一封要件在回信的時候。此時,老闆要開會了。
聽起來,自己好像已經犧牲休閒時間地繞著時鐘在努力了,告訴你們,老闆不愧是老闆,總是比自己更認真,比自己早一步知道下一個工作的重點是什麼。不用說,你們猜,原因就是因為,老闆的老闆比老闆更是努力,夙夜匪懈地在為公司打拼著。來到這種層次的奮鬥中,讓我感受到自己的渺小與微不足道。難以想像一個大成功,背後是從多少個小小、小小的成功,隨著時間每天、每天,逐漸累積起來的。
在面對面的會議中,老闆試了幾支白板筆,黑色、紅色、綠色、藍色,莫非定律,總是沒有一隻有墨水。我們一併幫忙找,終於找到一隻有水的,大家糗笑,是會議中輕鬆的片刻。老闆在會議室的白板上,依序清點了目前專案中他想要更新進度的項目,一個一個和我們做同步。凌晨時的網路溝通,通勤時的電話會議、早晨我在公司讀信的這些過程中所收集到的情報,在這時回報給老闆知道。老闆一個項目一個項目地問,找到沒有答案的部分,他分派任務與我往下追。老闆告訴我,哪件事情要處理,要找到哪個窗口,哪個是負責人。我的任務是,跟負責人同步目前專案的現況,讓他們擁有充足的資訊往下走。然而,永遠有某些項目,沒有人知道誰負責,也沒有負責人。無中生有,這也是專案管理的終極挑戰之一。
中午的時間,有效率地進行安排,來一場午餐的會議是常有的事。如果輕鬆一些,和同事或老闆走出公司去午餐,也是彼此交流的好機會。在午餐的場合中,話題不再限定在公事的範圍,可以在緊繃的專業同事關係中,朝朋友的立場做友情的拓展。
下午,繼續努力,或跟各單位做一場接一場的會議。或撥出電話與不同辦公區域的同事溝通,確認細節。抓緊時間,驗收手邊收到的專案成果。下午三點到五點,是邏輯分析的黃金時段,把握會議間的空檔,我待在無人打擾的會議室中,一封信一封信地將各個項目往下推進,是一天中最有效率的時光。
下班前,又被老闆抓進了會議室,再同步一遍。因為下班前,不是球賽的終局,只是一天下半場的正式開場而已。所有口語描述過的專案進度,要整合到文字、表格、圖像編排過的投影片裡面,以供決策單位做更高層的討論。
晚餐後,回到家,稍事休息之後,清空自己的腦袋,是做深入思考與整合的工作的好時間。把所有未組織未釐清的專案細節,依合理的邏輯與分類方式,做有條理的陳述與圖像化的表達。透過Email的方式,將整理的結果同步給所有的相關負責人員。讓所有的人都知道每天最新的情況、也不忘提醒大家專案時程的緊迫性。這是最有創造力與貢獻力的時刻。
望著深夜電視中重播的我最愛的籃球賽事,我在電腦前守株待兔,等待著美國的同仁們起床上線。在互道早安的時候,是跟外國同事們交心的最好時光。愉快地閒聊些許之後,接著要馬上切入討論最棘手的專案問題了,盼能迅速得到共識。一晃眼,已然凌晨。在我的一天還沒有結束以前,新的一天,又已經開始囉!

Close Menu