人資市集

日期 |2022.02.16

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好還要更好!如何優化你的招募流程?(下)

文:楊伸太

原文標題:如何優化既有之招募流程?

人才招募流程,是從閱讀職缺、邀請面試及面談,到接收錄取通知、報到及新人訓與評鑑。 整個過程有許多關鍵指標,包括招募到位天數、招募面試到試率、面試通知報到率、新人報到留任率等,都牽動人資團隊KPI的好壞 。

從招募選才流程的四個階段:準備期、開發期、甄選期和到職期,企業應檢視每個階段,尋找還有些部分可以持續精進與創新。過程中,人資人員必須提升自身專業,化身為雇主品牌行銷與公關大使,運用正面與完善的話術,還有多元的數位工具和求才管道,促進求職者前來面試與報到。

你的招募選才,還可以做得更好 (下)

徵才、選才、育才、用才、留才,是企業人力資源管理的五大重要環節,尤其是徵才與選才,乃是最關鍵的源頭所在,每家公司不僅僅要及時找到人才,也同步需要找到最適合的人才。然而,每家公司面臨到的現實挑戰是:在少子化的浪潮下,求職市場從過往的「人求事」演變為如今的「事求人」。

如何採取最佳招募效益之運用以獲取人才?這些都正嚴峻考驗著人資團隊們KPI—招募效益的達成。 

筆者把人才招募流程,分成準備期、開發期、甄選期、到職期等四個階段別。上篇講完前面兩個階段— 開發期與甄選期後,在下篇,筆者將聚焦在後面兩個階段 — 甄選期與到職期,來進行探討與優化說明。

甄選期 — 主動出擊,提高面試到試率

  1. 履歷篩選 

在搶人才的時代中,人資團隊必須化被動為主動,除了主動投入的履歷外,也要主動篩選適合的履歷,同時透過引導與說服,吸引更多求職者前來面試。

  1. 面談通知 

人資要化身為公司行銷代表、發言人角色,運用完善正面的話術,讓每個被邀請面試人員都有者『備受重視感』,引導其樂意前來面試的意願與承諾。 

3. 面談流程

處於「事求人」的時代,企業面試次數能縮短就盡量縮短,最好一次為原則,如果該求職者是合適的,能在最短時間內發出錄取通知是最好的!

一般而言,人資至少都需要花20-25分鐘進行面談,因此面談流程的有效進行,就效益上而言也是相當重要的環節,應該思考優化。 通常面談流程如下: 

  • step 1:和應徵者打招呼 
  • step 2:說明職位工作項目、面談程序 
  • step 3:請其自我介紹 
  • step 4:審閱與提出相關履歷資料之Q&A 
  • step 5:詢問行為事例 
  • step 6:確保資料完整 
  • step 7:解釋機構營運狀況、願景 
  • step 8:回答應徵者問題  

上述step 7、step 8步驟,建議要放在後面,依照面試下來的狀況,再決定進行step 7、step 8步驟的時間長短。也就是說,如果本次面試過程中,人次對於該求職者的應答狀況都相當滿意,就可花較多時間進行機構營運狀況、願景的解釋與完整說明,甚至是說服。

相對的,如果該位求職者的應答狀況都不甚滿意,此時人資就不必花太多時間在step 7、step 8步驟了。

延伸閱讀:找到對的人,精選人才的四個挑戰!

到職期 — 縮短報到日,展現公司誠意

  1. 錄取通知與報到

一經錄取,人資團隊就要以最即時的速度進行錄取通知求職者。可以的話,重要的職缺一定要輔以電話通知,展現公司對人才的重視程度與誠意。

人資發錄取通知前,一定確保包括薪酬、工作內容等資訊,符合求職者對於就職條件的期望。通知發出後,人資應該要進一步引導求職者提早報到 ,避免對方拉長報到日期,以利等待其他公司錄取機會。

一般而言,如果求職者想報到的日期超過一個月時,就需要注意了,可能的原因是想等其他工作機會,再做最後決定;同時也代表者該名求職者可能不是以自家公司為首要目標企業。

如果人資團隊覺得這位求職者很適合,此時就要啟動新一波的說服方案,主動的和他談公司的有利之處和分析優缺點,提升其對本公司與工作的認同度,進而改變主意願意來報到。 

  1. 新人報到前準備

主要目的是讓新人報到之際,就能感受到公司對待新人的誠意態度。 在這裡分享兩點:

  • 新進人員物品點檢與申請:針對該職位所需的文具、信箱、識別證、權限等,事先準備好。 
  • 新進人員訓練與評鑑計畫:除了明確的共同訓練計畫時程、專業職能訓練計畫時程,以及評鑑方式外,提醒要遴選與配置Mentor導師,筆者再次提醒,遴選與配置適合的導師,將會是新人能否快速穩定且上手的重要關鍵。 

3. 新人關懷機制

心穩定,人就跟著穩定了,每位新人在報到初期,都需要適應公司文化、克服陌生感,此時公司要能及時滿足與協助新人快速適應、感受到人際溫暖。 HR團隊可適時檢視公司的新人關懷機制,是否完善且具溫暖,且能即時做出因應調整。 

4. 新人關懷機制  

新人到職的第一個月期間,是學習及貢獻專業的開始,公司除了配置合適導師外,關懷與能力檢驗也應同時並重。人資團隊應定期檢視新人培訓期的關懷與評鑑機制是否完善,同時設置新人意見調查機制,連同針對評鑑結果,透過即時回饋,輔佐新人適度調整,以符合公司人才規格。 

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