專題特輯

日期 |2019.12.12

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 23805次觀看

薪資管理師的一天 

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日期 |2019.12.12

文字 | 104人力銀行

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文/ Angel Lin 原文出處:104職涯社群
還記得初入社會應徵人資職務,主管跟我說過,「算薪資和處理出勤,是最能幫助你之後負責招募和教育訓練的工作,因為你能了解員工的上下班、加班時間和工作內容,也能在短時間內就能和公司眾多人員互動」。 當時無法完全理解主管話語的意義,直到數年後接觸招募和教育訓練,才真正體會到主管的用心,和薪資考勤的繁瑣細雜工作所帶來的益處。這邊分享我個人經歷過的「一天」,每間公司或有不同或有相同,但是,其所需要的精神與特質,不離其中。
以下主要針對〝電腦化版的薪資管理師的一天〞說明,而〝手動key in版的薪資管理師的一天〞會在最後補充說明。
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電腦化版的薪資管理師的一天1.前1小時收發email,了解現場主管詢問哪些事情,像是假單退回、或是加班單取消,、有關請假天數、以及曠職人員等事宜,中班與夜班主管無法電話直接聯繫,因此會透過mail方式告知。根據他們的請求在自己的權限開始動作。 除每日的開始,整日也需不定時的注意,因為早班和中班主管也會透過mail或是電話聯繫,人資根據主管問題告知處理方式。 而連續三天以上的曠職人員需要立即mail告知負責退保的人資人員,並且聯繫本人告知此事和請他到公司親辦離職。通常現場主管會預留1至2天讓員工補請假或是到公司辦理離職手續,畢竟因曠職而離職的員工公司將永不錄用。
2.核准加班與請假因現場人員多達千人,加班不僅假日,平日也會有,因為每條產線有固定每日需產出的產量,以免趕不上交期,雖然已全面電腦化按下按鍵資料即可歸檔,每天待人資部核准的加班單可達上百張。點開加班單後,需確認是否有key in錯誤的資料,例如平日加班16小時(上班時間已8小時,若加班16小時就沒有睡眠時間了)、給付薪資月份錯誤或是空白、明明休假但還是有該員的加班單等,須根據狀況遊人資修改後歸檔或是註明在備註欄上退回給第一線的領班。
請假單的量與核准加班雷同,每日可達上百張電子假單。點開電子假單須注意病假是否有將證明或是收據送至人資部?天數是否符合簽核層級的規定,若不符合人資部須將此假單轉至符合規定的簽核層級(例如該員已請假7天系統需自動傳簽至處級主管卻發生bug送至人資部)假單是否已超過勞基法規定天數,或是分批送件?(年度事假已申請14天或是病假已申請30天,需請主管定奪是否開放權限再請假),將長假分批送件則由人資部調整為同一張假單並轉至符合規定的簽核層級。
3.記錄加退保時間,扣除已支付的勞保與勞退、建立離職日期記錄在書面資料或是電腦建檔,該員的離職日與退保日,以便計算薪資時確認系統計算金額正確,並將該員離職日、退保日語離職原因登錄在電腦中,方便查詢。 4.外勞薪資與出勤薪資管理師不一定會負責這塊工作內容,。因公司外勞是從事現場作業員工作,因為我是負責現場人員薪資相關事宜,所以外勞薪資事務也由我所處理,除了每日必有的加班單與請假單,若有外勞期滿回國,則這一天的工作會加入提醒領班提前填寫離職單以及key in加班單和請假單、薪資以及保證金的計算、提領。
5.計算薪資除了每日routine工作,也有週期性加入每日行程的工作,發薪日前幾天,必須告知現場主管要在幾號前將加班單和假單完成簽核,以及需告知人資即將離職的人員離職日避免薪資溢發;除此之外,還有需要確認補發加班費的明細是否正確、匯入獎金、需要補發和補扣的金額,以及法院來函扣除員工三分之一薪資償還債務等,方便系統計算。.
6.不定期的庶務工作像是調整人員上班的班別,避免出勤異常、書面資料歸檔整理、吸收新知了解最新的法規以及案例等。
7.〝手動key in版的薪資管理師的一天〞的補充說明上述電腦化的部分,皆是由人資部手動key in。加班單與假單是以紙本簽核至各級主管後,送至人資部,由人資部建檔;除此之外,包括人員每周或是每月班別調整、刷卡資料建檔,也是由人資人工處理,花費較多時間在庶務處理上。

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