雇主對應徵者實施人事查核作業可以嗎?

文/ 蘇宏文104法務長原文出處:104人資法寶

企業徵才找人不易,找對人更不易。透過科學工具或是對應徵者實施人事查核均是甄選方法之一種。

雇主實施人事查核作業(Reference Check)旨在查核應徵者所表述之學歷、經歷、工作內容、工作表現、工作成就、他人評價等相關資料之正確性與完整性,被查核者通常是應徵中高階主管職務或關鍵職務之人,以做為雇主是否最終錄用的重要參據。

人事查核作業所取得之應徵者個人資料與就業服務法第5條第2項第2款所定雇主不得要求應徵者提供非屬就業所需之隱私資料,是否有所關聯?依照該法施行細則第1條之1第1項第3款規定隱私資料包括:「個人生活資訊:背景調查。」,質言之,二者並不相同,前者是以工作職場資訊為範圍,後者則是以個人生活資訊為範圍,且雇主此一徵才作為應是符合必要性與合理性原則(就業服務法施行細則第1條之1第2項規定參看)。

企業人資對應徵者實施人事查核作業,其取得應徵者被徵詢資料的行為,是屬於個人資料保護法所規定的「蒐集」行為(個人資料保護法第8條、第19條參看)。相對而言,被徵詢的對象(例如前雇主)所提供的被徵詢資料,則是屬於個人資料保護法所規定的「特定目的外之利用」行為(個人資料保護法第20條但書參看)。

為符合個人資料保護法的規定,企業人資於實施前應取得應徵者的同意。業界實務上多是於應徵者前來面試時,即向應徵者告知需要實施的目的,並請應徵者於備妥的書面上簽署表示同意。企業人資實施時,應將副本提供予被徵詢對象收執,俾使雙方皆能適法進行。

書面範例(僅供參考用):本人因應徵○○股份有限公司(以下簡稱「○○公司」)之○○職務,茲同意○○公司之指派人員得連絡下表所列之人,以查核本人學歷、經歷、工作內容、工作表現、工作成就、他人評價等相關資料之正確性與完整性。○○公司為此得蒐集、處理與利用該查核後所取得之本人個人資料,做為甄選之用。本人亦同意下表所列之人,得就○○公司指派人員所徵詢與本人相關之人事查核問題,提供或揭露予○○公司。