合約文件開頭盡量減少名詞定義

文/ 葉茂林博士/律師原文出處：104人資法寶
經常看英文合約的人，應該對於合約中的「名詞定義」（Definitions）條款並不陌生。所謂的名詞定義，是把合約中一些容易產生誤解的專有名詞或行業習慣用語，特別加以說明，以讓訂約雙方對於該名詞有共同的理解，避免產生爭議跟訴訟。

例如，在高科技產業或製造業，在僱用技術人才之前，都會特別要求對方簽訂一份所謂的保密協議，以避免對方把收到的機密資訊或營業祕密外洩。不過，對於什麼叫做「機密資訊」或「營業祕密」呢？通常就會在合約中會加以定義。舉例來說，筆者從網路上搜尋到的員工僱用合約，就約定受僱員工對於公司「機密資訊」負有下列的保密義務：
本契約所指「機密資訊」，係指乙方於受僱期間內，因使用甲方之設備、資源 或因職務關係，直接或間接收受、接觸、知悉、構思、創作或開發之資料及資訊， 或標示「密」字或其他類似文字經宣示為機密者，不論其是否以書面為之、是否 已完成，亦不問是否可申請、登記專利或其他智慧財產權等，例如： （一）生產、行銷、採購、定價、估價、財務之技巧、資料或通訊，現有顧客及 潛在顧客之名單及其需求……。
如果在一份合約（例如：僱用契約）裡，如果需要定義的名詞只有短短兩三個，其實並不需要大費周章的用一個獨立的條文來說明。畢竟，如果讓閱讀的人把厚厚的一本合約前後來回翻閱，就只為了要瞭解名詞的定義，其實並沒有必要。在這種情況下，最好的方式，是採用上面所舉的例子，直接在該名詞第一次出現的那條條文後面，用比較白話的方式，把想解釋的名詞，說清楚講明白就好了。這樣，就可以免掉單獨的定義條款了。
當然，如果撰稿人還是覺得有必要把名詞用定義的方式註記，另一種可行的方法，是直接在這個名詞後面括號表示。例如，在經銷合約裡，經常會提到「年度銷售淨利」這個名詞，如果雙方覺得有必要加以定義，可以用如下的方式：「年度銷售淨利」（年度銷售淨利 ＝ 年度銷售貨物總所得 - 購買貨物的總成本）。
附帶一提的是，通常大家會認為，在合約中如果出現名詞定義的條款，通常對於專有名詞或術語會有釐清的作用；不過，有趣的是，如果一份合約或文件中列出長長幾頁的名詞定義時，卻經常會讓讀者閱讀非常吃力，甚至還不知所云，結果是帶來相反的效果！
另外，有些律師或法務在撰寫合約的時候，會習慣在合約的一開頭，特別明訂一個所謂「名詞定義」的條文（通常是擺在第一條）。這樣的名詞定義條文，通常是把合約裡面一直反覆出現的一些專有名詞，或可能只有一方當事人才知道的行話，甚至擔心一方當事人搞混的名詞，特別定義說明跟解釋，是很棒的作法。
舉例來說：在一份跨國的製造、經銷或買賣合約裡，通常都會有所謂的「不可抗力」（Force Majeure）規定。這個拉丁文的字眼，經常被法律人所使用，但其實不僅是一般人不知道這兩個拉丁字到底是什麼意思，其實連不同的律師之間，對於這個名詞到底代表的意義為何，也經常搞不清楚，或者彼此間有不同的理解。例如，有經驗的律師，大概都會認為颱風、地震，是人類所無法抗拒的天災，而屬於所謂的「不可抗力」；不過，如果是工廠的員工罷工、員工怠工，或者因為示威遊行，而造成工廠停擺或沒辦法出貨，也算「不可抗力」嗎？相信不同的律師或不同的廠商之間，會有不一樣的答案。也因此，在合約中特別撥出一個條文定義重要的名詞，的確有其必要。
只不過，如果真的要在合約中特別列出一條「名詞定義」，筆者不建議把這條條文（也就是這一堆想要解釋的名詞術語）擺在合約的一開頭；畢竟，有時候雙方當事人可能將合約草稿來回修改多次，但卻忘了回頭去檢視原來已經定義的專有名詞、是否有增加刪除或修改的必要，反而會發生遺漏的情形。因此，如果真的要在合約中明列一個名詞定義的條款，最好是把它擺在合約的最後一條。