好主管絕對不會拿「不適當」的事來要求員工,《104職場力》根據中外的一些研究報告、討論,整理出10件看起來微不足道,但其實都攸關職場細微的人際相處,只要多一點點同理心,就能避免很多衝突爆發,減輕人事任用、領導管理上的問題。
更新日期:2024/9/13
文/《104職場力》
多數職場中,主管出於職責、領導等因素,理所當然需要要求下屬執行各項任務,並且基於品質控管的責任,對員工的產出也該有所要求,必要時可要求員工改善、優化,甚至直接退件、要求重做。
不過,即便本意是出於管理職責,依然會有一些「管理」的灰色地帶,其中多數屬於「不會明確在制式人事規範、公司規章中由白紙黑字寫下的規範事項」,即常被俗稱為「潛規則」、「自訂規矩」的內容,而且有可能出現在任何層級當中,往往因此導致辦公室的人事危機,讓人力資源管理單位頭疼不已。
《104職場力》根據中外的一些研究報告、討論中,整理出最常見,而且讓人感到困擾不適,不應該「拿來要求員工」做的事,請參考我們的以下整理!
10件「你永遠不該開口」要求員工的事!
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也許有時候專案時程特別趕、或是距離月底目標還有很大的努力空間,因此主管們確實會需要所有的成員齊心努力。可是多數的危機很少會在一兩天內突然冒出來、需要即時處理的狀況也不該經常發生(如果是,或許該檢討的是組織的工作流程、目標設定值、執行狀況等等)。
因此,非十萬火急時(而且次數不該過於頻繁),主管們不該要求員工取消既定的假期,特別是那些很久以前就安排好的假期、親子旅遊、返鄉行程、出國行程,沒有任何工作會比與家人相處團聚更重要的。
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隨著網路與通訊的發達,出現許多號稱「責任制」、「隨時待命」,說得嚴重一點,甚至是24小時on call的工作。這種狀況伴隨著員工的職務重要度、職位向上提升時,狀況似乎會愈明顯。
但是工作永遠不會有盡頭,不會有任何一間公司宣佈:「好的我們就做到這為止,未來幾年都靠這些我們就能營運下去了。」,員工的體力、精神卻是有限的。千萬不要利用薪資目標、加班費、特別補休等福利來說服員工放棄他們的休息時間,適當的讓員工抽離工作能保持他們的身心狀態、更能專注在工作崗位上。
最重要的:員工將不會因必須24小時都面對壓力而感到憤怒痛苦,最終走上離職一途。
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有擔當的主管,不會讓員工孤零零的成為在前線拼死拼活,堆砌起你個人的成就,更糟糕的主管,是當老闆需要究責時,還會第一時間反應:「這是Jack的案子,我會跟他好好談這件事,確保下次絕不會發生這種情況。」,把員工的失誤直接推到上司面前,讓他們去承擔。
對外,真正的好回答,應該是:「這是我的疏忽,我會承擔全部的責任」。
主管為了保住地位、維持權威,在工作時間多半會開啟「自我保護模式」,很多人認為這是他們打從「開始當員工時就留下的習慣」,無可厚非,不過隨著任務轉換後,主管們應該記得:部門或小組的表現理應是主管的責任,即使員工犯了錯,也絕不允許切割乾淨、讓員工獨自去面對這一切。
對內,出包後也並非由主管一人善後,而是主管與團隊協作處理並加強內部訓練,避免員工養成過度依賴心理。
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這裡指的偽造不一定是真的違法亂紀、會被重判「偽造文書」的罪行,辦公室中最常見的「偽造紀錄」反而是些常見的小奸小惡,譬如更改郵件的發信日期、拿其他開支的發票來報帳、為了成績單看起來漂亮針對一些經營數字小小灌水,千分位往後點、加幾個零上去……等。
但不論基於何種理由,任何主管在領導員工時,都應採取「誠信原則」作為原則,而不是帶領著團隊撒謊、辯解,用虛假的成果來試圖贏得報酬,那將使整個團隊對主管失去所有尊重。
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在部分產業中,確實存在淡、旺季之分,每當業績旺季來臨時難免需要沒日沒夜的加班,從業人員都會知道在每年的一段時間內,可能回家的時間會稍晚、甚至會在週間見不到家人,特別管理階層更容易如此為工作犧牲其他生活。
但當主管「以身作責」,帶頭成為工作狂時,會讓底下的員工造成極大的壓力,如果您的部門有十萬火急的任務必須在旺季時處理完成,應該考慮的是增添人力幫手、或是預先調整任務的優先順序,或是靈活運用排班制度讓員工獲得適時的休息,並且搭配上述的「24小時隨時待命工作」要點,不要讓員工長期處於高壓的工作壓力下。
在服務業特別容易見到這種景況,由於「顧客至上」的方針,讓許多員工必須在第一線吞下許多的委屈。一般的企業現在都會在工作場合內有職場禮儀的規範,避免員工因性別、種族而受到歧視,但如果犯規者是客戶時,通常很難受其規範(何況客戶通常還會影響公司的營收)。
主管不應該要求員工無止境的忍受客戶的虐待,應該要視情況主動介入,要不就讓員工抽離狀況、讓自己接管狀況;要不就是依您的職權而和客戶據理力爭(在公司與公司間的網來,通常可致電客戶的主管獲得解決)。
如果主管能在類似的事件表現相挺員工的態度,將能快速的贏得團隊的尊重,對於工作的推動將更有利;反之,可能將導致員工心灰意冷而去職。
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辦公室霸凌和騷擾的範圍都很廣泛,只要非肢體的直接接觸很難訂出明確紅線,因為每位員工對於「騷擾」的感受、容忍度都不同,對於人際關係的處理方式亦不同,因此很難訂出規範。
但這不是可以推諉責任的理由,身為主管,當團隊中有任何一位員工反應霸凌(或騷擾)情事時,都不該要求員工「相忍為團體」、忍氣吞聲,不僅該適度關懷受欺凌者,也該主動介入調查事件,避免引發更大的辦公室風暴,若真的需要懲戒時也勢必得公正處理 ── 哪怕那是你旗下最優秀的員工。
因為沒有任何一個號稱是「優秀主管」領導下的團隊,竟能容忍霸凌/騷擾者的存在,談何「優秀」?
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正如不該要求員工24小時待命、當個工作狂,主管也不應該要求員工在身染疾病時抱病處理工作,而且這不該只限於重病或重大傷害,即便只是感冒、發燒、嘔吐,甚至是過敏、生理期等等,只要員工有身體不適的狀況、會影響工作的專注度,都應該多份體諒而讓他們暫離工作崗位。
實際一點的說,員工在抱病不適的情況下也很難發揮100%的戰力,同時有些具傳染性的疾病也會讓工作場域陷入傳染危機,若一傳十、導致整個辦公室團隊都掛病號,反而更得不償失,因此好的管理者絕對會把員工的身體健康視為重要之物、而非視而不見。
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在一些組織當中,主管確實肩負重要的監督責任,企業內也多半有分層負責的概念,員工有其工作職掌,主管需要連結團隊的工作、控管時程和成果,但不代表主管每天上班就是兩手一攤、「盯」著員工做事就可以了。
很多主管階層會刻意將「自己不想做的事」、「覺得這不該麻煩我」的雜事交辦給下屬,譬如印表機沒有紙了、網路斷線了、需要訂會議室、約會議時間,這些幾乎是辦公室內「舉手之勞」,但他們卻連伸手都不願意,非要別人來幫他們代勞不可。
事實上,主管若能在工作中證明自己除了是監督者之外、也是很有能力的工作者,往往能贏得員工更多的尊重,顯示主管並非只會下令而不食人間煙火、不知員工疾苦、高高在上的存在。
員工所有的工作,主管理應都該會操作,才有監督、給予改善建議的可能。
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舉例來說,慈善活動、健身路跑、下班後的讀書研討會、進修課程、特定團體的聚會......等等,都是對職涯或身心有益的活動,但這些活動都應該建立在參加者自願的情況下參與,而不是「被要求」、「被派去」的半強迫狀態。
很多主管會希望員工多利用下班時間自我進修、花更多心力和團隊凝聚感情,但員工畢竟指望的通常是每月實際領到的薪水,為此而在工作上的表現能全心全意並完成每項任務,但公務時間以外的規劃,通常不太希望再讓主管介入。
下次,千萬別在用「我也是為他們好」這個理由來說服自己、當了壞人而不自知。
以上就是主管千萬「不該拿來要求員工」的10件事,不曉得您是否認同呢?
其實在員工的管理上,很多的辦公室衝突、人事異動都是能在事前避免的,這10件事有些單看起來微不足道,但其實都悠關於細微的人心變化,或許在職場上多一份同理心和體諒,就能避免很多衝突爆發。
希望這篇文章能對大家的管理有些幫助,也能減輕一些人事任用、辦公室人事管理上的問題!
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