有效會議上限2小時!前台積主管:放空發呆?陪主管開會你該偷學的三件事

哀怨開會開不完?104「玩數據」調查,各世代工作者公認有效會議上限為「2小時」!但工作難免遇到超時會議,104職涯診所Podcast:前進管顧業!先培養拆彈力,洞察「問題背後的問題」國內資訊服務業龍頭、精誠資訊人資長黃郁仁分享,與其放空發呆,不如從主管談話中偷學三件事,把冗長會議,變成職場力快速練功升級最佳時機!

覺得開會浪費時間?尤其遇到有許多part與己無關的會議,不關己事又不能隨意離開,只能呆坐祈禱會議趕快結束。

104人力銀行跨世代調查「一場有效率的會議,應該在多久之內結束?」你猜,台灣各世代工作者對會議時長的忍受上限是多少?

104玩數據調查:各世代工作者公認有效會議上限「2小時」

調查結果顯示,絕大多數各世代受訪者,認為有效會議應該在「兩小時內」結束,70世代(1970~1979)為93.0%,80世代(1980~1989)為92.7%,90世代(1990~1999)為90.2%,00世代(2000~2009)為84.7%。(如下圖)

和許多人以為的「長輩愛開會」刻板印象不同,年紀愈長的工作者,其實愈討厭開會,認為會議應該「1小時內」就結束者,30歲的80世代達71.7%,40歲的70世代更高達76.1%!反而20歲的00世代,認為會議1小時該結束者只有41.9%,比例最低。

(資料來源:104人力銀行;調查期間:2022年四月;調查對象:3192位104求職會員)

開會太無聊?前台積電主管:三方法越級偷學職場心法

超不想開會,但又逃不掉各種會議,這時該怎麼辦?

「與主管一起開會,其實是越級偷學的最佳時機!」前台積電營運效率部門主管、現任品碩創新管理顧問執行長彭建文,在台積電時,多次跟著包括現任台積電董事長劉德音等高階主管一起開會;獨立創業後,協助超過300家企業進行轉型輔導,得在最短時間內聽懂需求、抓出問題、提出建議。

彭建文分享,在會議室中與其無所事事,不如觀察主管怎麼面對客戶挑戰、老闆質問、其他部門不同意見,從中學習。

他以三種常見的重要商業會議情境:「績效會議」「業務洽談」「產品開發」為例,就算你只是列席,只要願意動腦「回答背後的目的」,旁聽就是最好的偷學時機,幫自己職場力快速練功升級!

情境1:大主管與會的績效會議

偷學重點:洞察報告條理

參加的會議是有大主管或老闆時,他們時間緊湊,耐心也比較低,彭建文說,偷學重點就是「洞察報告條理」。

第一是「主管怎麼順出條理清楚的報告內容」,如何快速開場議題,讓老闆知道會議討論的主軸;如何條列重點,讓問題或解法變得清晰而易懂,怎麼用最短時間,讓老闆聽懂並掌握到要討論的重點。

第二是「主管洞察會議氣氛的能力」,例如老闆聆聽時的表情變化、提問時的語氣、回覆時話裡面是否有哪些玄機,觀察老闆的肢體語言和現場氣氛,去確認那些「話語之外的意向與想法」,進而避免踩雷。

能夠知道老闆講話的重點是什麼,並且能夠察言觀色,看出現場氣氛、聞出話語味道,這就是面對大老闆時重要的「洞察力」。

情境2:與外部客戶的業務洽談

偷學重點:嗅出談判底線

如果參加的會議是「和外部客戶業務洽談」,那雙方必然會各自提出需求與期望,來折衝與協商出最後結果,這時的學習重點,就是「嗅出談判底線」。

第一點是「對行規的知識」。彭建文舉例,自己的著作《思維的良率》要出簡體中文版,兩岸出版業有不同行規和做法,不同地區的行業術語、法律規範也不同。具備產業相關業務基礎知識,洽談合約時才能和對方站在同一條水平線上,而不會被佔便宜了還不自知。

第二點是「嗅出談判底線」,雙方各自有各自想要達到的目標和權利,主管在哪些項目上選擇讓利,哪些項目又絕不退讓,就是「談判的底線」所在。談判不會一開場就亮底牌,所以旁聽時,用心觀察與彙整雙方談判時的各個折衝點,主管又使用哪些談判技巧,去試探、安撫或威逼對方,就可以嗅出對方的底線在哪,進而幫己方爭取更多優勢。

情境3:新產品的發想與開發

偷學重點:如何創造商業模式

如果會議的主題是「新產品的開發」,偷學重點除了「創新創意」,還要放在「如何創造商業模式」。

彭建文舉例,近幾年Podcast很紅,很多網紅、名人、作家、企業都推出podcast頻道,作為自媒體行銷的一環。在參與新Podcast節目規劃的會議中,第一個偷學點,是「腦力激盪與創意發想」的方式,怎麼激發與會者的創意思考、引導大家進一步討論,最後歸納不同意見,「創意思考」不是天馬行空或神來一筆,而是可以有方法去推演,這就可以從有經驗的主管身上學習。

第二個偷學點則是「思考商業模式」。彭建文舉例,目前很多Podcast都是免費,但製作產品還是有成本,怎麼讓Podcast具備商業價值,為新產品、新服務找出可變現的可能,才能讓創新可以持續。

開會不可免,與其放空,不如幫自己訂定功課:「我從這場會議中要學到什麼?」讓原本的與會旁聽,變成最好的實戰課!

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