「別再推工作給我！」２招拒絕工作量爆炸
你是不是有遇過這種情形：老闆、同事有事情要救火，第一個就會找你。但這些明明就不是自己的工作範疇，偏偏又不敢拒絕，眼看工作量快要破表...
這篇文章標題似乎也可以叫做「踢皮球的 100 種方法」或是「老闆 / 上司總是砸隕石怎辦？」。但說真的，這篇文章不是要教你怎麼樣當一個不負責任的人，而是希望那些常常因為不好意思拒絕，或者因為各種因素而把不屬於你的工作攬在身上的人，可以用一些方式減緩工作量，進而讓你的工作內容回復到比較合理的狀態。
好的，那就直接來囉！（捲袖）
情境：隕石墜落， 也就是老闆或主管那邊突然交付了一個大型任務。
所謂的「隕石」，在這邊的定義是，要嘛這個工作量很大，要嘛這個案子進行的時間很長，或者涉及的相關人員和部門很多。總之，就是一個很難順手解決、會要你付出很多心力的事情。重點是，這件事情本來也不是你的工作！
Step 1：釐清任務內容
接到這樣子的任務的時候，我不會馬上去想「如何執行」，而是先花一點時間梳理這件事情，比如：
- 這個任務需要我做哪些事情
- 這個任務想要追求怎麼樣的成果、達到哪些成效
- 為什麼要執行這個任務
通常，一旦我提出上面三個問題後，很多任務就會消失了。原因在於對方可能也還沒有想得很清楚，或者他們只是瞎問（在辦公室看到人，就抓過來討論），所以當他們被問到這三個問題後，就會需要一些時間重新思考。
然而，也有一些時候對方會回答我：「我也還沒有很具體的想法，所以我想跟你討論。」那我一樣會透過上面這三個問題，引導對方講出他目前的想法，然後幫他聚焦並釐清一些還沒有想清楚的部分。
💡 切記！當對方提出想跟你討論的時候，你的角色其實就是「參與討論的人」，你是一個「被徵詢者」，而不是「發起專案的人」這種主動角色，不要讓你的角色在此時被翻轉了。
💡 因此，比較保險的做法是，盡量避免「那我來想想可以怎麼做」這種說法，因為你這樣子講，其實就是有點在帶頭的意味，對方很可能就會把發球權就給你，那等於你是自投羅網，用這句話把這件事情主動接下來了。
Step 2：確認責任歸屬
有些人可能會覺得很尷尬，如果太力求表現，好像會被其他人覺得是老闆狗，但也有人會覺得，如果到了這個時候還不主動扛一些責任，可能會被當成很怕事的人。
關於這種心態問題，我們後面再來講，這邊先實事求是一點，單就「分工合作」這件事情來討論。
接續剛剛說的，釐清任務內容之後，再來就是看這件事情是誰要負責任了，所以下面我會分三種角色說明，分別是：
- 這件事情是你要負責的
- 這件事情是別的部門要負責的
- 這件事情需要跨部門合作的，而你的部門也在其中
(1) 這件事情是你要負責的：
這個情境應該最簡單了，如果是你的工作，你本來就應該接下來。而且，如果你是一個積極的人，你甚至應該要藉此反思：為什麼本來就是你的工作，但卻是別人提醒你？
有人可能會說：「我知道這是自己工作份內的事啊，但現在就是時間 / 人力 / 預算等資源不足，那我應該怎麼辦？」建議你一樣可以開誠佈公地跟主管或老闆討論，明確讓他們知道你手上的資源有哪些、這些資源能夠為公司帶來多少效益或做哪些事情，總之，就是讓他更明確知道目前的限制在哪裡、缺了什麼東西。
如果你的老闆或主管還是很任性地要你們共體時艱，或者硬是逼你把東西做出來，那發球權其實又回到你手上了，就是看你自己願不願意接受這種（可能有點不合理的）挑戰。
💡 更明確地說，就是你是否要繼續在這邊工作，還是有其他選擇。請記得，無論如何，你都是有選擇的。
(2) 這件事情是別的部門要負責的：
另一種情況是，你已經確認好彼此認知，然後發現這件事情應該是要別人來負責，根本與你無關，那這個時候你要做的事情就是「建立分工概念」。
你可能會說：「分工聽起來不是很基本的事情嗎？」但如果是在小公司或者新創公司，很多時候都是一個人當很多人用，所以沒有那麼明確的分工事項，得慢慢建立大家的思維。
而且，以結果來看，提出「分工」這件事之後，對方很有可能會認為你是在踢皮球，因為事情的確就是不在你的手上了，所以你必須提出一些事情來說服對方「為什麼這件事情必須讓其他人來做」。
最根本的原因當然就是「因為這件事情本來就不在你的工作任務裡面」，而且「這件事情有很明確的對應部門可以來做」。
💡 所謂的「分工」絕對不是踢皮球，而是落實專業化的各司其職，為組織創造更高的效率。
比方說，我的角色是網站的產品經理，某天我的同事跑來問我網站上某項商品的銷售分潤規則。這套規則跟電商網站有點像，電商網站上面會有各種品牌的各種商品，這些商品通常就是有商業開發的團隊去跟供應商談上架費用，還有銷售之後的所得的分潤方式，而我們的網站也有類似的經營方式。
我第一時間的想法就是：這件事情跟產品經理的工作內容完全無關，我就告訴我的同事：「你可以去詢問業務開發部門，問他們這個分潤規則該怎麼調整，產品其實沒有辦法協助你做什麼，因為產品的角色與此無關，通常只有你想要改動網站上面的頁面呈現、新增或改良哪些功能時，這才是產品部門可以幫你做的。」經過這樣子的說明，該位同事就有去找相對應的部門討論。
💡 有些事情並不是你負責的，這個時候你可以很直接地告訴同事「不干我的事」，但也可以再熱心一點，除了告訴同事「這件事情我沒有辦法負責」之外，你還可以給他一點指引，告訴他這件事情應該要去找誰、有什麼要注意的事情。
畢竟有些同事可能對於公司的人員和職責分工還不太熟悉，如果剛好你比較了解，建議你可以多給一點幫助，舉手之勞不會讓你吃虧，也可以讓對方感受到你是有意願幫忙的，而不是很冷漠地把他的問題推回去。
(3) 這件事情需要跨部門合作的，而你的部門也在其中：
當你釐清前面的工作任務，然後發現這件事情其實需要整合很多部門來溝通的時候，你該怎麼做呢？
我有兩種作法，第一種是比較積極的：
我會先根據任務本身梳理任務步驟，確認接下來要做哪些事情（即使這些事情都與我無關），並且協助安排對應窗口，一來可以避免對方有事就找我， 二來也是呼應我前面說的，一個健康的組織本來就應該要達成專業化分工， 同時我也會自願和對應窗口先打聲招呼，告訴他這個任務的來龍去脈，避免其他人傳達有誤。
最後，這些事情都打點完畢後，我就會明確告知原本要把這個任務塞給我的人，他下一步該找誰、該做哪些事，讓他不會像無頭蒼蠅一樣瞎忙。
但如果我剛好非常忙，或者對方來詢問的語氣並不友善，一副「這本來就是你該幫我解決的疑難雜症」的話，老實說，我就不會願意做那麼多事情，我會很明確表達這件事情不干我的事，請他自己去尋找應該要負責的人討論。（這個當然是比較冷漠的解決方法啦！不到非常時刻，我也不會這樣對待我的同事們，但還是提出來給有需要的人參考。）
結尾：擋隕石的優缺點＆心態問題
最後，前幾段有提到「心態問題」，尤其是職場新鮮人或剛加入公司的菜鳥新人，會覺得剛剛那些應對環節很尷尬，如果把不屬於自己的工作都接下來，感覺好像太力求表現，甚至會被其他人覺得是老闆狗；但如果把責任都往外推，又有可能會被當成很怕事、不負責任的人。
這邊就要歸納一下上面這些做法的優缺點：
優點：專業化分工、組織更有效率
這就是上面說的，如果要讓你的工作更有效率、要讓組織的運作更有效率，勢必得貫徹「專業化分工」這件事情，也就是說，你不能把不屬於你的工作通通接下來。
缺點：無法展現個人能力、有可能被解讀成在踢皮球或卸責
缺點也很明確，假使今天是老闆或主管找你做一件並不屬於你工作範圍的事情，而你推辭掉了，那你當然就是會少了被看見的機會，並且有可能會被當成是在踢皮球，而這其實就是看你的個人選擇了。
我自己的經驗是，如果我是新人，我會傾向把這些任務接下來，原因在於：我可以更熟悉組織的運作方式，認識更多同事，也可以增加我被看見的機會，並且讓老闆知道我的能力。
但這些的前提都是：你真的有意願這樣做，或者你認為你有需要這樣子做。
如果你想在職場上力求表現，本來就會比較累，但你可以拿捏這個「累」的程度；或者你不想要這麼累，但相對地，你可能就不會這麼容易被其他人人看見，但這就是你的選擇，在職場上，很難談「兼顧」，多半都是「取捨」。
所以，說穿了，累與不累、分不分工、敢不敢拒絕隕石，其實就是取捨而已。最後，希望所有被砸隕石的苦命上班族，都能找到讓自己足以生存的夾縫！
（原文標題：為什麼大家有事都只來找我？避免工作量爆炸的方法）
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