學習成長

日期 |2020.09.24

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 25361次觀看

「別再推工作給我!」2招拒絕工作量爆炸

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你是不是有遇過這種情形:老闆、同事有事情要救火,第一個就會找你。但這些明明就不是自己的工作範疇,偏偏又不敢拒絕,眼看工作量快要破表…


文/MH 原文出處

這篇文章標題似乎也可以叫做「踢皮球的 100 種方法」或是「老闆 / 上司總是砸隕石怎辦?」。但說真的,這篇文章不是要教你怎麼樣當一個不負責任的人,而是希望那些常常因為不好意思拒絕,或者因為各種因素而把不屬於你的工作攬在身上的人,可以用一些方式減緩工作量,進而讓你的工作內容回復到比較合理的狀態。

好的,那就直接來囉!(捲袖)

情境:隕石墜落, 也就是老闆或主管那邊突然交付了一個大型任務。

所謂的「隕石」,在這邊的定義是,要嘛這個工作量很大,要嘛這個案子進行的時間很長,或者涉及的相關人員和部門很多。總之,就是一個很難順手解決、會要你付出很多心力的事情。重點是,這件事情本來也不是你的工作!


Step 1:釐清任務內容

接到這樣子的任務的時候,我不會馬上去想「如何執行」,而是先花一點時間梳理這件事情,比如:

  1. 這個任務需要我做哪些事情
  2. 這個任務想要追求怎麼樣的成果、達到哪些成效
  3. 為什麼要執行這個任務

通常,一旦我提出上面三個問題後,很多任務就會消失了。原因在於對方可能也還沒有想得很清楚,或者他們只是瞎問(在辦公室看到人,就抓過來討論),所以當他們被問到這三個問題後,就會需要一些時間重新思考。

然而,也有一些時候對方會回答我:「我也還沒有很具體的想法,所以我想跟你討論。」那我一樣會透過上面這三個問題,引導對方講出他目前的想法,然後幫他聚焦並釐清一些還沒有想清楚的部分。

💡 切記!當對方提出想跟你討論的時候,你的角色其實就是「參與討論的人」,你是一個「被徵詢者」,而不是「發起專案的人」這種主動角色,不要讓你的角色在此時被翻轉了。

💡 因此,比較保險的做法是,盡量避免「那我來想想可以怎麼做」這種說法,因為你這樣子講,其實就是有點在帶頭的意味,對方很可能就會把發球權就給你,那等於你是自投羅網,用這句話把這件事情主動接下來了。


Step 2:確認責任歸屬

有些人可能會覺得很尷尬,如果太力求表現,好像會被其他人覺得是老闆狗,但也有人會覺得,如果到了這個時候還不主動扛一些責任,可能會被當成很怕事的人。

關於這種心態問題,我們後面再來講,這邊先實事求是一點,單就「分工合作」這件事情來討論。

接續剛剛說的,釐清任務內容之後,再來就是看這件事情是誰要負責任了,所以下面我會分三種角色說明,分別是:

  1. 這件事情是你要負責的
  2. 這件事情是別的部門要負責的
  3. 這件事情需要跨部門合作的,而你的部門也在其中

(1) 這件事情是你要負責的:

這個情境應該最簡單了,如果是你的工作,你本來就應該接下來。而且,如果你是一個積極的人,你甚至應該要藉此反思:為什麼本來就是你的工作,但卻是別人提醒你?

有人可能會說:「我知道這是自己工作份內的事啊,但現在就是時間 / 人力 / 預算等資源不足,那我應該怎麼辦?」建議你一樣可以開誠佈公地跟主管或老闆討論,明確讓他們知道你手上的資源有哪些、這些資源能夠為公司帶來多少效益或做哪些事情,總之,就是讓他更明確知道目前的限制在哪裡、缺了什麼東西。

如果你的老闆或主管還是很任性地要你們共體時艱,或者硬是逼你把東西做出來,那發球權其實又回到你手上了,就是看你自己願不願意接受這種(可能有點不合理的)挑戰。

💡 更明確地說,就是你是否要繼續在這邊工作,還是有其他選擇。請記得,無論如何,你都是有選擇的。

(2) 這件事情是別的部門要負責的:

另一種情況是,你已經確認好彼此認知,然後發現這件事情應該是要別人來負責,根本與你無關,那這個時候你要做的事情就是「建立分工概念」。

你可能會說:「分工聽起來不是很基本的事情嗎?」但如果是在小公司或者新創公司,很多時候都是一個人當很多人用,所以沒有那麼明確的分工事項,得慢慢建立大家的思維。

而且,以結果來看,提出「分工」這件事之後,對方很有可能會認為你是在踢皮球,因為事情的確就是不在你的手上了,所以你必須提出一些事情來說服對方「為什麼這件事情必須讓其他人來做」。

最根本的原因當然就是「因為這件事情本來就不在你的工作任務裡面」,而且「這件事情有很明確的對應部門可以來做」。

💡 所謂的「分工」絕對不是踢皮球,而是落實專業化的各司其職,為組織創造更高的效率。

比方說,我的角色是網站的產品經理,某天我的同事跑來問我網站上某項商品的銷售分潤規則。這套規則跟電商網站有點像,電商網站上面會有各種品牌的各種商品,這些商品通常就是有商業開發的團隊去跟供應商談上架費用,還有銷售之後的所得的分潤方式,而我們的網站也有類似的經營方式。

我第一時間的想法就是:這件事情跟產品經理的工作內容完全無關,我就告訴我的同事:「你可以去詢問業務開發部門,問他們這個分潤規則該怎麼調整,產品其實沒有辦法協助你做什麼,因為產品的角色與此無關,通常只有你想要改動網站上面的頁面呈現、新增或改良哪些功能時,這才是產品部門可以幫你做的。」經過這樣子的說明,該位同事就有去找相對應的部門討論。

💡 有些事情並不是你負責的,這個時候你可以很直接地告訴同事「不干我的事」,但也可以再熱心一點,除了告訴同事「這件事情我沒有辦法負責」之外,你還可以給他一點指引,告訴他這件事情應該要去找誰、有什麼要注意的事情。

畢竟有些同事可能對於公司的人員和職責分工還不太熟悉,如果剛好你比較了解,建議你可以多給一點幫助,舉手之勞不會讓你吃虧,也可以讓對方感受到你是有意願幫忙的,而不是很冷漠地把他的問題推回去。

(3) 這件事情需要跨部門合作的,而你的部門也在其中:

當你釐清前面的工作任務,然後發現這件事情其實需要整合很多部門來溝通的時候,你該怎麼做呢?

我有兩種作法,第一種是比較積極的:

我會先根據任務本身梳理任務步驟,確認接下來要做哪些事情(即使這些事情都與我無關),並且協助安排對應窗口,一來可以避免對方有事就找我, 二來也是呼應我前面說的,一個健康的組織本來就應該要達成專業化分工, 同時我也會自願和對應窗口先打聲招呼,告訴他這個任務的來龍去脈,避免其他人傳達有誤。

最後,這些事情都打點完畢後,我就會明確告知原本要把這個任務塞給我的人,他下一步該找誰、該做哪些事,讓他不會像無頭蒼蠅一樣瞎忙。

但如果我剛好非常忙,或者對方來詢問的語氣並不友善,一副「這本來就是你該幫我解決的疑難雜症」的話,老實說,我就不會願意做那麼多事情,我會很明確表達這件事情不干我的事,請他自己去尋找應該要負責的人討論。(這個當然是比較冷漠的解決方法啦!不到非常時刻,我也不會這樣對待我的同事們,但還是提出來給有需要的人參考。)



結尾:擋隕石的優缺點&心態問題

最後,前幾段有提到「心態問題」,尤其是職場新鮮人或剛加入公司的菜鳥新人,會覺得剛剛那些應對環節很尷尬,如果把不屬於自己的工作都接下來,感覺好像太力求表現,甚至會被其他人覺得是老闆狗;但如果把責任都往外推,又有可能會被當成很怕事、不負責任的人。

這邊就要歸納一下上面這些做法的優缺點:

優點:專業化分工、組織更有效率

這就是上面說的,如果要讓你的工作更有效率、要讓組織的運作更有效率,勢必得貫徹「專業化分工」這件事情,也就是說,你不能把不屬於你的工作通通接下來。

缺點:無法展現個人能力、有可能被解讀成在踢皮球或卸責

缺點也很明確,假使今天是老闆或主管找你做一件並不屬於你工作範圍的事情,而你推辭掉了,那你當然就是會少了被看見的機會,並且有可能會被當成是在踢皮球,而這其實就是看你的個人選擇了。

我自己的經驗是,如果我是新人,我會傾向把這些任務接下來,原因在於:我可以更熟悉組織的運作方式,認識更多同事,也可以增加我被看見的機會,並且讓老闆知道我的能力。

但這些的前提都是:你真的有意願這樣做,或者你認為你有需要這樣子做。

如果你想在職場上力求表現,本來就會比較累,但你可以拿捏這個「累」的程度;或者你不想要這麼累,但相對地,你可能就不會這麼容易被其他人人看見,但這就是你的選擇,在職場上,很難談「兼顧」,多半都是「取捨」。

所以,說穿了,累與不累、分不分工、敢不敢拒絕隕石,其實就是取捨而已。最後,希望所有被砸隕石的苦命上班族,都能找到讓自己足以生存的夾縫!

(原文標題:為什麼大家有事都只來找我?避免工作量爆炸的方法)


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