人資充電

日期 |2021.04.15

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提升會議效率的2大視角,甩掉開會冗長沒重點、或變成一言堂的窘境

在會議中發言,是屬於心理學中所謂的「社會表現」的領域,若要大家踴躍發言,必須要在「安全與接納」的氣氛下才有可能;另外,會議的決議及後續執行方式也會影響發言意願,如果會議僅是形式,最後仍是以高層裁示為定,這時員工們多半不會提出意見甚至參與討論。

簡單來說,如果老闆與高管常屬於權威式的氣氛,即使盡渾身解數鼓勵發言,也只是流於形式……。

Adam 是公司CEO,每天面對大小不同會議,他認為若現場氣氛不佳,往往讓會議變成自己的一種壓力,同時也是浪費時間!

他發現同仁通常不是默不吭聲就是大發厥詞,討論老半天依舊是爭功諉過,否則便是議而不決,討論到最後只能請CEO 下結論,認真想想,這還真不是Adam 預期的結果。

後續如何改善這個問題,不要讓大家虛度時間在沒有效能的會議中,他請我給個建議,觀察到底問題出在哪裡?

而就在一起參加幾場會議後,我整理出幾個問題與建議:

Adam 常當主席,一開始就先下結論而不自知。另外會議中常是某幾位員工霸佔發言,主席也沒有引導其他人參與意見,甚至到最後也沒要求製作會議紀錄甚至提出結論,換言之,這個會議並未做到「會」、「議」、「決」、「行」、「果」這幾項主要重點。若認真看待,Adam 更是最重要的「戰犯」之一,所以我建議Adam,最好開始革自己命吧做⋯⋯

高效能會議

在會議中發言,是屬於心理學中所謂的「社會表現」的領域,若要大家踴躍發言,必須要在「安全與接納」的氣氛下才有可能;另外,會議的決議及後續執行方式也會影響發言意願,如果會議僅是形式,最後仍是以高層裁示為定,員工們往往不會提出自己的意見甚至參與討論。

簡單來說,如果老闆與高管常屬於權威式的氣氛,即使盡渾身解數鼓勵發言,也只是流於形式。所以身為主管,請先思考自己是否會不自覺地陷入會議一言堂的陷阱?畢竟會議最怕的通病是「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」,也就是說,一旦開會成了見面會,每次再召開會議時,所有的會議程序與技巧,均以主席引導發言為主,員工們如何提高討論意願?畢竟更豐富的意見及討論,將是提昇決議品質的關鍵,進而讓組織達到正向循環。所以,建議會議可從掌握「資料」開始,進而界定「問題」,再來提出「建議方案」,最後是檢視是否有遺漏或與建議不一樣的「創新」方法出現。

提升會議能力兩個視角

視角1: 如何避免冗長與無意義的討論,強化效率與結果?

建議可以依照下列的會議步驟試試看:

首先,可以從目的、原因(成因),說明對大家造成的影響及重要性開始。(Why)

其次,討論主題為何?(What)

第三,落實執行、改善作法,也就是具體方案的討論。(How)

最後,在歸納結論時必須提出可行建議,進而成為行動的追蹤目標,並且明定由誰來負責,這樣才能落實執行。

視角2:人、事、時、地、物等面向來檢視會議的要件。

「人」──為了有效參與,必須鎖定利害關係人或相關部門出席,否則濫發會議通知的結果將使會議室內坐的盡是「事不關己、己不操心」的「旁觀者」,除了限制開會時間內不可做非會議之事,比如玩手機或打非今天會議主題之文件,主席針對不擅於公開發言者,可鼓勵對方採用書寫方式陳述意見亦可;還有盡量排除「集體
愚蠢」現象─為求共識,一味求人和為貴,以求快速共識與妥協為目的,因為這往往只會造成大家共同決策出一個壞決定。Apple 創辦人賈柏斯一直推動企業主管必須具備三種能力,分別是「深度專業」、「專注細節」、「既合作又衝突」。他非常強調會議溝通時一定要專注細節與專業,會場上不惜發生衝突,挑戰對方,但只要形成共識,會後一定要做到握手言歡,繼續合作。

「事」──議題訂定須有其急迫性與重要性,在發出會議通知前即應溝通確認,而不是等收到通知甚至進到會議室後,才表示知道主題為何?如果牽涉對象過多或議題過於複雜,可先召開會前提醒每個人事前準備資料與建議,藉以確保會議效能。會議中,主席必須引導討論,避免離題並促成結論,針對決議事項更應展開行動方
案的討論,並約定需於效期內完成。

「時」──議程規劃事關會議的成敗,例如準時開會,準時結束會議等,各議題必須配置合理的討論時間並精準掌握,尊重每個員工的時間成本。

「地」──會議地點或會議外圍環境必須不受干擾,建議位置需適中,以利遠道而來的出席者與會,若要視訊會議,更需事先考慮相關線上會議的設備穩定性。

「物」──是否限制使用手機、筆電或其他干擾會議進行的物品,除了平時應養成良好的會議禮儀,會前主席可再次提醒行為規範;另外,必要的設備,如資訊、簡報、音響等系統於會前應測試完備,並確認相關會議資料備妥充足,也就是「參與者充分討論並達成共識,落實執行且展現具體成效」。參與這樣的會議,不但是
有要溝通、解決問題的過程,更是集體學習的最佳時機。

會議是組織優化中很重要活動,協助團隊共識,提升工作績效;

以至於企業轉型創新中很重要的溝通模式,建議企業在做主管培訓時,如何主持好一場會議的能力,是很重要的課題!

槓桿在哪裡?

開會議的兩大視角:
視角1:Why ? What ? How ?
視角2:人、事、時、地、物等面向來檢視會議的要件。

(原文標題:「開會」人人愛?不妨從垂直與水平兩大視角談起……)

節錄自:時報出版《槓桿人生一點通/吳桂龍 著 》

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