提升會議效率的2大視角，甩掉開會冗長沒重點、或變成一言堂的窘境
在會議中發言，是屬於心理學中所謂的「社會表現」的領域，若要大家踴躍發言，必須要在「安全與接納」的氣氛下才有可能；另外，會議的決議及後續執行方式也會影響發言意願，如果會議僅是形式，最後仍是以高層裁示為定，這時員工們多半不會提出意見甚至參與討論。
簡單來說，如果老闆與高管常屬於權威式的氣氛，即使盡渾身解數鼓勵發言，也只是流於形式……。
Adam 是公司CEO，每天面對大小不同會議，他認為若現場氣氛不佳，往往讓會議變成自己的一種壓力，同時也是浪費時間！
他發現同仁通常不是默不吭聲就是大發厥詞，討論老半天依舊是爭功諉過，否則便是議而不決，討論到最後只能請CEO 下結論，認真想想，這還真不是Adam 預期的結果。
後續如何改善這個問題，不要讓大家虛度時間在沒有效能的會議中，他請我給個建議，觀察到底問題出在哪裡？
而就在一起參加幾場會議後，我整理出幾個問題與建議：
Adam 常當主席，一開始就先下結論而不自知。另外會議中常是某幾位員工霸佔發言，主席也沒有引導其他人參與意見，甚至到最後也沒要求製作會議紀錄甚至提出結論，換言之，這個會議並未做到「會」、「議」、「決」、「行」、「果」這幾項主要重點。若認真看待，Adam 更是最重要的「戰犯」之一，所以我建議Adam，最好開始革自己命吧做⋯⋯
在會議中發言，是屬於心理學中所謂的「社會表現」的領域，若要大家踴躍發言，必須要在「安全與接納」的氣氛下才有可能；另外，會議的決議及後續執行方式也會影響發言意願，如果會議僅是形式，最後仍是以高層裁示為定，員工們往往不會提出自己的意見甚至參與討論。
簡單來說，如果老闆與高管常屬於權威式的氣氛，即使盡渾身解數鼓勵發言，也只是流於形式。所以身為主管，請先思考自己是否會不自覺地陷入會議一言堂的陷阱？畢竟會議最怕的通病是「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」，也就是說，一旦開會成了見面會，每次再召開會議時，所有的會議程序與技巧，均以主席引導發言為主，員工們如何提高討論意願？畢竟更豐富的意見及討論，將是提昇決議品質的關鍵，進而讓組織達到正向循環。所以，建議會議可從掌握「資料」開始，進而界定「問題」，再來提出「建議方案」，最後是檢視是否有遺漏或與建議不一樣的「創新」方法出現。
提升會議能力兩個視角
視角1： 如何避免冗長與無意義的討論，強化效率與結果？
建議可以依照下列的會議步驟試試看：
首先，可以從目的、原因（成因），說明對大家造成的影響及重要性開始。（Why）
其次，討論主題為何？（What）
第三，落實執行、改善作法，也就是具體方案的討論。（How）
最後，在歸納結論時必須提出可行建議，進而成為行動的追蹤目標，並且明定由誰來負責，這樣才能落實執行。
視角2：人、事、時、地、物等面向來檢視會議的要件。
「人」──為了有效參與，必須鎖定利害關係人或相關部門出席，否則濫發會議通知的結果將使會議室內坐的盡是「事不關己、己不操心」的「旁觀者」，除了限制開會時間內不可做非會議之事，比如玩手機或打非今天會議主題之文件，主席針對不擅於公開發言者，可鼓勵對方採用書寫方式陳述意見亦可；還有盡量排除「集體
愚蠢」現象─為求共識，一味求人和為貴，以求快速共識與妥協為目的，因為這往往只會造成大家共同決策出一個壞決定。Apple 創辦人賈柏斯一直推動企業主管必須具備三種能力，分別是「深度專業」、「專注細節」、「既合作又衝突」。他非常強調會議溝通時一定要專注細節與專業，會場上不惜發生衝突，挑戰對方，但只要形成共識，會後一定要做到握手言歡，繼續合作。
「事」──議題訂定須有其急迫性與重要性，在發出會議通知前即應溝通確認，而不是等收到通知甚至進到會議室後，才表示知道主題為何？如果牽涉對象過多或議題過於複雜，可先召開會前提醒每個人事前準備資料與建議，藉以確保會議效能。會議中，主席必須引導討論，避免離題並促成結論，針對決議事項更應展開行動方
案的討論，並約定需於效期內完成。
「時」──議程規劃事關會議的成敗，例如準時開會，準時結束會議等，各議題必須配置合理的討論時間並精準掌握，尊重每個員工的時間成本。
「地」──會議地點或會議外圍環境必須不受干擾，建議位置需適中，以利遠道而來的出席者與會，若要視訊會議，更需事先考慮相關線上會議的設備穩定性。
「物」──是否限制使用手機、筆電或其他干擾會議進行的物品，除了平時應養成良好的會議禮儀，會前主席可再次提醒行為規範；另外，必要的設備，如資訊、簡報、音響等系統於會前應測試完備，並確認相關會議資料備妥充足，也就是「參與者充分討論並達成共識，落實執行且展現具體成效」。參與這樣的會議，不但是
有要溝通、解決問題的過程，更是集體學習的最佳時機。
會議是組織優化中很重要活動，協助團隊共識，提升工作績效；
以至於企業轉型創新中很重要的溝通模式，建議企業在做主管培訓時，如何主持好一場會議的能力，是很重要的課題！
槓桿在哪裡？
開會議的兩大視角：
視角１：Why ？ What ？ How ？
視角２：人、事、時、地、物等面向來檢視會議的要件。
（原文標題：「開會」人人愛？不妨從垂直與水平兩大視角談起……）
節錄自：時報出版《槓桿人生一點通／吳桂龍 著 》
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