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2024.04.09 | 6563次觀看

給新手主管20條守則:老闆交辦的不要全做,多選「這類任務」

新官上任三把火,管理這回事,每人都有不同的體會和一套方法,先不管是偏向婆婆媽媽,還是放牛吃草的管理,還是某個理論派的管理,對於第一次挑戰管理職的年輕朋友們,本文作者提供自身超過20年的個人管理經驗,從帶領團隊、時間管理、如何自處、到學習進修等,為你的主管之路詳列參考守則。

文/車庫一姊

首先,恭喜你升上主管。

1. 永遠不要危害或損傷公司

你是被公司雇用的經理人,你的責任就是「合法地、長期最大化股東利益」,危害公司除了背信罪(刑法喔,三到七年的坐牢,罪行很重的!)更會影響到未來就業。做任何事情有這種疑慮時,特別是你上頭的主管要你這麼做,建議你直接辭職!

以前我們坐計程車用收據報帳的年代(現在多半都是企業簽單了)常有司機給你空白收據,讓你多寫個幾十元。有人會用公司的印表機印個人整本的論文,用公司的電話打長途給親友聊天,這類型的可能會被抓到任何小辮子的事情都不要做,想想你以後可能會是個誰,保持一個乾淨的紀錄。

2. 不要為了公司鋌而走險

有些公司會要求主管做一些有危險的事情,做個人擔保、代理簽名,替做假的財報背書,或浮報費用(俗話說買醬油報白醋),會做這種傻事的人通常腦波弱,長官說「那不會有事的啦」,就照做了。

我也曾遇過一個有簽名恐懼的主管,好像任何簽名都是在害他,甚至還用透明膠帶貼著再簽名,以便於日後可以撕掉。不用那麼極端的,想想你能承擔多少,承擔你的職權內應該做的事。

3. 公司利益大於部門利益

這話我一說出口,很多新進主管會大叫:「可是其他部門也都管自己的利益啊,我們都是利潤中心!自私是應該的」當然我們很多時候都會面臨困難抉擇,若部門利益會損害公司利益,答案一定是NO,若是在兩邊之間做分配,那就多分配一些給公司。

若每個部門都只注重自己,久了公司會因為「穀倉效應」而衰敗,那麼未來你擔任過這個主管職也就不值錢了。假設你這麼為公司著想,結果老闆還是只獎勵那些自私的主管,那這老闆很眼瞎,準備跳槽吧!

4. 讓你的團隊相信你

你的最大作用是讓團隊發揮效益,這個效益就是「合法地、長期最大化股東利益」(又來了,講好幾次了,煩不煩?)。你要花很多時間關心團隊,不是跟他們聊天或聚餐培養感情,而是要讓他們相信你,相信你什麼呢?相信你會公平的對待大家,相信你能幫大家解決工作上的問題,相信你會尊重專業,這些才是最重要的,建立起一個有信任感的團隊。

5. 不要跟團隊抱怨公司

做一個主管常常要面對各種抱怨,不管是對人還是對事,你有必要去暸解這些問題點,但是不要變成跟團隊一起抱怨了,我見過很多主管,他們和同事交好的方法就是一起罵公司、一起批評某些同事、一起抱怨公司政策。取暖可以一時的平復情緒,卻沒有解決問題,到最後同事只會覺得這公司沒救了,大家都來找工作,最後人都跑光,剩下主管一肩扛,然後主管也受不了了。

6. 做一個可被預期的主管

最累的管理方式是婆婆媽媽,最爽的管理方法就是放牛吃草,但是不能爽到牛都不知道跑哪了。若你要朝向比較爽的方向去管理,那第一條就是做一個可以被預期的主管。比方說,你的同事清楚知道哪些事情會觸犯底線,哪些事情需要授權,哪些事情可以先做了之後才報告。犯錯的人來找你的時候,知道「一定會挨罵」,而不是「莫名其妙被罵」;做出成績的人來找你,他們知道你會很高興。

一個喜怒無常的主管,比那種常常開罵+碎碎念的人,給人的壓力更大。

7. 不要有迫害妄想

滿多主管一天到晚認為別人在搞他,動不動就會被陷害。「老闆找別部門主管去聚餐,故意不找我」「他們故意把困難的工作給我們部門」「某某人跟老闆告我的狀」以上這些句子,都不會發生在你的腦海中,把個人臆測的部分都拿掉!

公司就像好多群游的魚,裡面有兩隻鬥魚,就會破壞一切了。同事來跟你說「XXX好像在害你」你就回答「真的嗎?不會吧!」裝死打哈哈,不要認真了。一個沒有迫害妄想的人,別人也很難迫害他。我看過很多人主管做得好好的,都是自己把自己逼死,或者本來沒事,自己製造出敵人來。

8. 善用團隊合作

思考一下你的團隊是哪種組合,他們是可以合作的嗎?你會不會覺得老闆常常雇用一些怪人?我一開始也有這種疑惑,後來我發現,很多老闆找人,是想要補團隊裡面不足的部分,所以找來的人常常跟原本的成員性質很不同,好比說我們是三角形和正方形的團隊,突然跑進一個圓形的人一樣,會感覺到奇怪。

如果你的團隊,都是你的複製人軍團,同質性太高,也不是很好,還有的主管會怕比自己優秀的人,講難聽點「庸才找蠢材」,如果團隊都是聽話的蠢材,主管又能發揮到什麼程度?團隊就像球隊一樣,不能全部都是後衛,或者全部都是中鋒,想辦法組建一個自己的明星隊,這樣才能打贏球賽。 

9. 沒有你一個人加班這種事

在我底下當部門主管的都知道,一個人留下來加班很容易被罵。如果是月底了整理報表,或者整批付款日之前趕請款單,這些週期性的事情主管加班做,這我沒有意見。但若看到主管長期一個人留下來加班,我會覺得「你的團隊成員怎麼了?」

有些主管會說,因為組員他們剛來還不熟,因為這份比稿很重要我得自己來,因為標案的標書只有我寫過等等,這些理由我都可以「接受一次」,若過了一段時間,你還是沒法訓練到組員都能上手,那這個主管很失職啊!

還有那種不忙裝忙,特別喜歡留在公司的主管,麻煩你下班。有活動還是有什麼大型提案,要加班,就跟大家一起準備!我不要主管一個人留下來兩小時,主管要懂得怎麼樣讓四個人留下來半小時做完。

10. 抓大放小、儘量授權

主管什麼細節都要管,搞到所有事情都要主管確認才能進行,那真的很耗費資源。所以先想一下,哪些事情一定要你檢查,哪些事情不用,想辦法讓組員在你的授權之下順利做完。

想一個假設情形,你突然需要住院一個月,那在院內你需要處理多少事情,有沒有一個副手或資深組員可以幫忙你。假設你消失一個月,業務還可以蒸蒸日上,不要覺得自己沒有功能,公司應該要感謝你管理很成功。

11. 大部分時間做有能見度的工作

當主管是你往上晉級的第一階,所以你一定要做有能見度的事情。最常見的是:你的上司把有能見度的事情做走了,讓你做很多非常花心力但是沒有能見度的事情。

當然不是讓你去跟上司搶功勞,那非常危險,而且你才剛被升上去,要避免任何產生「過河拆橋」的疑慮。我只是要提醒你:公司要的永遠是功勞,不是苦勞,所以你不能完全沒有存在感。定期讓你的上司理解你做了哪些事,並且主動挑戰有能見度的工作。

12. 沒有能見度的工作也得做

行政是常常是沒有能見度的工作,可以說是必要之惡。身為基層主管,你可能會有定期報表、一堆文件,處理組員的大小問題,幫忙做考績指定以外的專案等等,做點犧牲是必要的,但想一想,有沒有可能改變制度,有沒有可能有更節省時間的方法?身為替基層發聲的第一線主管,你的看法是推動公司改善的第一步。

13. 做每個時間單位的預先規劃

你除了要做好自己的事,還常常會被組員打斷,因為他們需要你的幫忙。每天早上先看一下這兩天需要完成的事情,安排一下「專注時間」,我大概會放兩個「番茄鐘」來做一些需要花腦筋的事情。

14. 沒有真正的下班,但休閒時要放鬆

主管因為肩負責任,因此更加的勞心,常常在下班時間,也會想到進行中的公事,甚至得要幫忙上司和組員處理事情。你得要學習做一些真正能放鬆的事情:做運動、讀本好書、參加社交活動,或者是禪坐靜心等等,多關心家人,花時間在父母、另一半和幼兒教育,家庭關係的經營很重要,總不能上班很累,下班還回家吵架吧!

15. 學習都是自己的事

你在公司裡的學習會有個極限,常常是因為你對手上的事情比較熟悉,能比其他人做得更好,所以才被晉升。但其實每個產業都有需要額外學習的地方,你得思考一下,下一階段自己的技能點要加在哪裡。對我來說,因為數位行銷是我的主力,所以我會去研究相關的Web3,研究新興社群媒體或者多看趨勢,雖然跟目前的工作不見得馬上相關,身為主管,眼界一定是要提升的。

16. 老闆交辦的事情不要都做

有沒有嚇一跳?老闆交辦的事情,不是應該要使命必達嗎?

越往上爬,你就會發現,尤其是大老闆這類的人物,特別喜歡找一些新事情給下屬嘗試,有些事情真的是需要花很多心力去Cook,是有挑戰性的專案,但有些事情真的是「有的沒有的」、做了會浪費時間的事情,你慢慢會懂這種感覺。

老闆會想要有新的機會,但常常你是吃不下來的,你有更需要花時間、對公司來說更重要的事情,所以請開誠佈公地說:我做不了,或者我們晚點再來討論,或者把利弊得失攤出來談。

若你怕反抗老闆,什麼都做,然後就會什麼都做不好。

17. 相信上司/老闆會公平對待你

這是一個很重要的mind-set:你相信上司/老闆「原則上」會公平的對待你。如果你常常懷疑上司對別的主管比較好,那你就會開始到處搜集自己被虧待的證據,你會找到更多的不公平,然後離職的門就在不遠處了。

如果你不小心陷入派系鬥爭,那我真的幫不了你的忙,派系鬥爭是一個公司的文化毒瘤,是治不好的癌症,除非你的主管派系獲得最終勝利,或者老闆站出來整制風氣,否則你在這家公司永遠不會舒服的。

18. 不需要喜愛、但要尊重同事

我常講「同事不是朋友」,你的一生可能會有很多人跟你共事過,但不一定都能是朋友。能搞好同事關係固然重要,重點不是交朋友,而是互相尊重。很多同事我絕對不想跟他交朋友,像是常常溝通不良,甚至跟他們一起開會都覺得心累,但我會尊重他們。

你代表你的部門,你的態度認真公正,同樣會贏得基本尊重。

19. 離開交接要確實負責

都當上主管了,離開時擺爛沒有好好交接,絕對會影響未來職場口碑。這我就不多說了。

 20. 不需要跳槽去競業

沒有說不行,但是沒必要。

你的能力應該不侷限於現在的工作範圍,如果你別無選擇,只能跳槽到競爭對手,那真的有點悲傷。雖然競爭對手最有可能用更高的薪資挖角,那使得你的履歷看起來忠誠度很低,對於剛起步的職場非常不利。

特別是那種寡占市場的產業,有時候一跳巢就跟前同事變成敵人了,不得不掛著「叛徒」標籤前進。

(原文標題:給新進主管的20條守則-上給新進主管的20條守則-下


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