學習成長

日期 |2020.09.04

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 1970次觀看

誰說職場技能只能上班後再培養?3個讓你贏在起跑點的辦公室必備技能!

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日期 |2020.09.04

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小編的話:即便是職場新鮮人,還是能夠分出辦公室專業能力的高下,關鍵就在於有些職場上會需要使用的技能,其實在學生時代、自己在家就可以磨練、甚至精通的,千萬不要小看這些基礎的文書能力或軟體應用,很多資深的工作者都不一定能夠完全掌握訣竅,如果你是箇中翹楚,恭喜你,已經贏在起跑點了!

文/SL 由方格子授權轉載

幾次回到母校演講,每次總有學弟妹問到,還在學生時期,有哪些能力是現在就可以培養的呢?這裡根據筆者的自身經驗與觀察,發現有三個有助於你更快進入工作狀況、展現專業,甚至更快取得獎勵或晉升的機會。

1. 文書處理能力(例如:Word、email)

15-20年前有基本電腦能力的人還不算普及,然而現在是網路便捷、一人一手機(甚至多機)、各種資訊服務不斷出世,基本文書能力已經變成每個畢業生的標配了。你可能會想,不就是打開word打一打字,寫一寫email寄出而已嗎?這大家都會,有什麼稀奇的?

關鍵就在這裡,會用,不代表用得好,會寫,不代表寫得好。有的人一份文件裡用了3種字型,排版亂七八糟,不說還以為是家裡毛小孩踩過鍵盤打出來的;正式email寫得像跟你死黨聊天的LINE訊息一樣隨意,錯字百出,得罪了客戶丟了單……類似的事情層出不窮。雖然這些不是新人專利,但在還不熟悉工作內容、環境、客戶的情況下,混亂反而是常態。

2. 資料分析能力(例如:Excel)

資料的整理與分析也是經常被忽略的一個能力,這不只是內勤部門,即便是經常在外跑客戶的銷售部門,也需要具備快速、有效的分析能力。在面對排山倒海的陌生資料、訂單數據、預算費用、自己或團隊工作記錄,Excel及其他分析軟體(例如:SPSS、SAS、R語言等)可以扮演強力的助手角色。

在整理自己的工作內容及展現成果時,圖表是很好的選擇,而圖表的背後,就需要你的資料整理與分析能力。不需要精通所有的分析軟體工具,但至少像常見的Excel,在學校時期可以多練習就多練習,有益無害。

3. 工作報告能力(例如:slides、Powerpoint)

很多人很習慣悶著頭做事,一天看似完成了許多任務,但真的有機會要上台向主管、老闆彙報時,就開始手忙腳亂、呼吸急促、內容雜亂無條理,聽的人比講的人痛苦,有時候還因此失去了更好的工作機會,這個也很容易出現在求職面試,有時候機會只有一次,錯過了可能就沒有了。

其實,能把一件事情的來龍去脈好好地講清楚、讓大家聽得懂就已經不是容易的事情,在現代社會,只會做事不會表達報告出來的人,不是不會被發現,只是可能需要更久、甚至就一直沒被注意到。這裡說的報告能力,就是成果導向的輸出能力的一種(可參考之前的文章:職場心法#1 – 功勞才會被獎勵,苦勞不會)。只會說不會做的人,終究會被戳破、被市場淘汰;只會做不會說的人,可能一路燃燒生命無人知,靜待伯樂不知何時出現;會做又會說的人,不用等你伸手,機會自然會向你撲過來。你想當哪種工作者?


通常大家在找第一份工作時,可能都會遇到不少差不多時期畢業的新鮮人,在同一個領域更容易遇到其他學校、同個學校、甚至同一個系所出來的學長姊、同學、學弟妹,假設大家就學期間都差不多認真,對領域的知識與技能也不相上下,這時候想脫穎而出其實並不容易。

這三個看似簡單必備但又常被忽略的能力,幫我們有條有理地完成任務、展現工作成果。試想,在一堆新人菜鳥焦頭爛額、身陷混亂時,在老闆和前輩眼裡,有誰更有機會被認同、提拔呢?

(原文標題:職場心法#6 – 三個在學校就可以培養的重要職場技能

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