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2023.04.18 | 5984次觀看

趕快筆記!3原則寫出收信人愛看的E-mail

職場上班族每天E-mail往返是家常便飯,有時候甚至我們還沒機會見到某位同事本人,就需要先發E-mail和對方討論工作,而你寫的電子郵件也等於是你個人形象的延伸,本文揭露收信人最在意的三個重點,好好留意以達到更有效的溝通!

寄發電郵時,你有沒有什麼特別的巧思?

我先說結論,其實就是要整理重點,簡短扼要。這兩點都很重要。

可是光做到這兩點還不夠。因為一個人一天會收到五十封、甚至一百封電郵,光要看完這些電郵就要花很多時間精力。

收信人一定希望儘可能減輕自己的負擔。所以他們會期待寄信人這麼做:

第一就是「具體載明你到底希望對方做什麼」。

寫一大堆,看到最後還是不知道怎麼做才好。雖然寄信人已經整理過內容,但收信人看完還是不知道「那我該怎麼辦?」這種電郵十分令人困擾。所以一定要在主旨的欄位,載明「希望對方怎麼做」。

【請○○】、【確認○○】、【諮商○○】→明確載明希望對方做什麼的例子。
【通知○○】、【聯絡○○】、【共享○○】→只要讀信就好的例子。

第二就是「內容要能讓人簡單回覆」。

舉例來說,「你覺得如何呢?」、「你有什麼想法?」這種大哉問叫人必須從頭思考,會衝擊對方大腦。

讓人不用想太多的電郵範例如下:

「我有三個提案,分別是這個、這個和那個,我建議採用第一個提案,可以嗎?」
這麼寫對方就可以用YES、NO來回答。就算答案是NO,也因為有可以討論的原案,更容易回答理由。

「本次我想採用○○。如果大家有什麼問題,歡迎提出來。」
這樣寫的話可以比較具體的回覆,如「否」、「我擔心這裡」之類的回答。因為有○○的具體材料,比較容易具體回覆。

第三就是「一次解決」。

來回多次的電郵只會加重負擔。

「我已經把報價單寄給○○商事了,正在等他們回覆。」

「他們大概什麼時候會回覆?」

「他們說大約一週。」

「你覺得成交機會大嗎?」

「我覺得不算差。」

「不算差的意思是?」

這種問一次答一個,幾度來回的電郵……。原本你就應該先告訴對方他想知道的事才對。

現在溝通工具很多,如聊天室、LINE、網路聊天軟體等。如果因為很方便,順手就發出訊息,也沒考慮到對方的負擔,那就等於是搶劫了對方的時間。麥肯錫的分析顯示,商務人士平均花百分之二十八的工作時間處理電郵。寄出「不造成對方負擔,深思熟慮後的電郵」,有助於對方擠出時間。

一流說明技巧
一流的人會寄出減輕對方負擔的電郵。
☑寄出內容具體、簡單明暸、一次解決的電郵。

節錄自:商周出版《一流、二流、三流的表達術/桐生稔 著 》


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