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日期 |2021.11.11

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簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術

「我的簡報到此結束,請問還有什麼問題嗎?」,完成簡報後的提問,在很多場合才是真正的「主戰場」,該如何面對各式各樣的提問,妥善回應不失分,你需要臨場反應和情緒處理的訓練,本文教您3大應對重點,包括表情、身體語言,以及「分流應對」的概念。

文/上班族簡報日常 由方格子授權轉載

無論在簡報過程中,或是在完成簡報後,我們都有機會遇上林林總總的提問,當中有尖銳的、有質疑的、有友善的、有無聊的,面對觀眾的提問,上班族們可以如何應對呢?

工作中多數在以下幾種情況下做簡報:向潛在客戶介紹軟件功能、向客戶解釋計算邏輯或闡述解決方案、向銀行員工簡介監管機構新政策帶來的影響等;換言之,簡報生涯中絕大部份也是在一個非友善(hostile)的環境下進行,質疑、反對、批評、挑戰,隨時都可能發生。

在這種非友善的環境下,應對提問的時候,除了測試你對題材的熟悉程度外,也是對臨場反應和情緒處理的考驗。

談及應對技巧前,有兩個容易誤會的地方可以先跟大家分享一下。


有些人會覺得沒有人提問,是好的現象。

那可未必。

最好的情況是,觀眾對你的簡報內容完全清楚明白,沒有提問跟進的需要;最壞的情況呢?觀眾可能悶到巴不得你趕快離開、可能你的簡報內容不是他們想要的故此放棄了你、可能他們不喜歡你的風格而想轉用電郵跟進算數⋯⋯這些通通都不是你簡報想達到的結果。

適量的提問,可以幫助你快速確認三件事:

  • 有觀眾留意你說的內容;
  • 有觀眾覺得你說的內容與他們有關;
  • 有觀眾未至於討厭到想你立刻離開。

所以看到觀眾有提問,其實我反而會鬆一口氣呢。


完成簡報的時候,有些人會喜歡用一張空白投影片,正中央寫著「Questions?」或是「Q&A」,個人不覺得這一類的設計,可以實質地提昇觀眾提問的動力或意願。潛意識來看,這種設計好像會給予人一種「東西都說完了,有沒有提問?沒有你們就可以走了」的感覺。

可以考慮的做法是,停留在總結頁,或是回到目錄頁。尤其是一小時或以上的簡報,到後期的時候,究竟頭幾部分你說了些甚麼,其實觀眾的印象或許已經被最後幾部分覆蓋了。總結頁或是目錄頁,可以將整個簡報的脈絡再次呈現在觀眾眼前,給他們一點時間,透過這一頁重整一下自己對這次簡報的短期記憶,有一些針對簡報頭幾部分的提問,這時候就有機會回到觀眾的腦海中。

現實一點來說,這樣做也會對講者你自己有幫助。有時候來自觀眾的問題你未必記得是來自簡報的哪一部分,匆忙之下也許會在投影片中按上按下、來來回回、尷尷尬尬地找。有了目錄頁或是總結頁,觀眾提問時可能就會連帶地說:「我想問剛才第三部分有關預算的地方⋯⋯」問題中就帶有了是屬於那部分的提示給你了。

言歸正傳,觀眾的問題來了,第一個重點是答?這樣問大概是聽吧?都不是。

表情管理

你沒有辦法去推測觀眾所有的問題,可能是你的專屬領域(我懂我懂!),但也可能問及你最不熟的部分,或是故意挑剔的引戰問題,或是沒有留心簡報內容而問的問題。不同的問題會引來你不同的情緒,自信的、擔憂的、怒憤的、反眼的,是很正常的事,但也要小心做好表情管理。完結了簡報離開,怎樣罵、怎樣笑也可以,但不要輕易在觀眾面前流露出來。在非友善的環境做簡報,有時候某些觀眾提問是為了看戲的,從你的表情反應容易地看穿的話,後續或許會引來另一波的攻擊。

身體語言

除了表情外,在應對提問中身體語言也是很重要的。不要交疊雙手、不要手放褲袋等,固然是最基本的地方;聽著問題時,拿著簡報筆/遙控的手注意要垂下,你可能很想立刻跳到某一頁投影片去解釋,但是拿著簡報筆/遙控在胸口的位置,躍躍欲按的預備動作,會流露出一種催迫的緊張感;把手垂下,就好像是先放下武器去開展談判一樣,身體語言是「慢慢來,我在聽」。

如果手並不是在寫筆記,會建議身體微微向前傾,表示出你在專注聽問題;要是手在抄筆記,要注意多抬頭作眼神接觸,垂頭的時候多點頭示意明白,這些小動作,除了在問問題的那位以外,各個觀眾都看在眼內。

要是你覺得需要翻查資料作回應,不要邊聽邊翻。除了觀感不佳之外,分了心也會令你有機會聽漏了甚至聽錯了問題,反而得不償失。你可能會說,現在不翻,那麼要開始回答的時候怎麼辦?不要擔心,下文將會探討應付的方法。

聽了問題,就讓我們開始作答吧!噢,還有一步嗎?

分流應對

有些時候,簡報不是你一個人在做,而是幾位同事或同學共同的努力。而你在主持提問環節的原因,可能是因為你是負責串連簡報中各部分的人,或是純粹只是因為你負責了簡報最後的部分,所以順理成章地負責了收尾的提問環節。

在這些情況之下,就會考驗到團隊之間的默契。在聆聽問題的時候,你要立刻分析是屬於哪位同事或是同學的部分,餘光看一下那人有沒有在聽,或是有沒有在準備,否則可能要開始打一下眼色,免得你介紹他來回答的時候,他或她一臉地茫然,場面十足的尷尬。

另一些情況是上司,尤其是直屬的上司同時在場,又要用餘光看一看上司是否想把問題接下。無論他或她是衝出來為你擋一下也好,或是爭取表現自己也好,姑勿論背後的原因是如何,要是看到上司有準備的駕勢,或是開始向你的打眼色,你便要做好介紹上司來回應的準備。

要做好以上的分流,開始提問環節之前,先快速留意一下有關同事或是同學,與上司是坐在台下或是會議室中的哪幾個位置。

前期的預備功夫都做好了,下回我們再一起探討,如何展開提問的應對吧!

沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族,想做好知識的傳承,也希望能帶動更多人能分享自己的專業,令社會更加美好。

如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著,也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷~!

(原文標題:簡報現場|提問應對技巧(1)

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