精選文章

日期 |2020.10.15

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 3778次觀看

無論菜鳥或老鳥,都該學的3個「進新公司」安全起手式

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日期 |2020.10.15

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文/MH 原文出處

我目前任職的公司在近幾個月持續擴編,因此有不少新同事加入。老實說,有表現好的、有力求表現的,也有還在觀察的。這讓我想起自己剛進公司的情況,然後又想起每次換工作後,自己總會度過一個「一副菜樣」以及出包時期。

總之,這篇想來聊聊:不管是職場菜鳥還是老鳥,剛加入新公司、剛到職時,該用什麼樣的「姿態」與「個性」展現自己。

以下總共會列出 3 句「加入新公司時,不適合說的話」,我會一一以實際情況舉例,並且說明為什麼不適合,以及該如何調整成相對安全的「新手 onboard 起手式」。

但!一樣要打個預防針,以下純粹想要分享個人看法,我的經驗不一定適用於各行各業,只是想寫出來給需要的人作為參考,至於實際上該怎麼做,還是得看所處的工作環境與風氣囉!

1.「那我應該怎麼辦?」

(X)消極應對(O)帶著答案問問題

雖說標題提到「不管社會新鮮人還是職場老鳥」都能適用這篇內容,但以我個人經驗看來,1. 的問題較會發生在職場菜鳥身上。

young woman using laptop at home
提問前先做功課

初入職場的時候,難免繼續把自己當學生,有問題就想直接問老師(主管),但進入職場後,如果只有一種「我是來學習」的態度,公司不一定會覺得你積極向上,反而會疑惑:「那你可以帶給公司什麼?」

所以,儘管公司對於菜鳥新鮮人有容忍度,但如果新鮮人能主動表現出「我有很多需要學習,但我也會努力貢獻所學」的積極態度,通常公司會對此更加青睞。

遙想(?)我的第一份工作在公關代理商,很多時間都在寫客戶的提案,客戶會說:「我們下一季要推新品,想辦個發表會」,或者也可能很模糊地說:「我希望媒體可以多報導我們家品牌」,然後公關小精靈們就要熬夜變出提案,思考如何達成客戶的願望,比如想個包裝的亮點,然後辦記者會、辦媒體餐敘(請記者吃飯&送他們新品)、發新聞稿等。

說來簡單,但寫提案真的很困難。剛開始,不少新人都會問:「那我應該怎麼開始寫?」然而,與其這樣問,其實可以先 google「怎麼寫提案」,至少幫自己理出一個框架。

或者比較想挑戰自我的人,也可以藉由不斷透過自問自答的方式,藉此培養自己邏輯思考的能力,並把提案架構列出來。像客戶已經說「希望辦個發表會」了,那再來得想的應該就是「怎麼辦」?這就包含發表會的「人事時地物」了,比如:需要誰來參加、要有哪些環節、要辦在何時、要辦在哪裡、要發表的東西是什麼。

列出「人事時地物」 — — 也就是想完 “how” 之後,再往更源頭追溯,就是 “why”?客戶為什麼要辦這個發表會?是因為產業趨勢嗎?比如在這個市場中,這個產品很夯?還是因為客戶的競品都在辦?所以是因為輸人不輸陣嗎?還是因為客戶公司的內部策略?那公司希望達到什麼目標呢?

想完這些 “why” 後,又可以再列出產業趨勢與競品分析。所以,我們現在有了產業趨勢與競品分析,也有發表會的人事時地物,這份提案就有架構了!

不管用了哪個方法,想出大致的解法後,如果不確定自己這樣做對不對,比起直接問「怎麼辦」,更好的做法是跟主管說:「關於這份提案,我目前大概想了個架構,我可不可以先列出來再麻煩你過目?如果沒問題,我再繼續往下細寫。」

也就是「帶著答案問問題」,表達一種「我有思考解法,但不確定是否正確,所以想來請教看看」的態度。

為什麼要這樣做?換位思考看看吧:今天換作是你要教新人東西,你會希望他當伸手牌,還是先做功課呢?

至於這樣做有什麼好處呢?對自己來說,你可以藉此機會增加自己組織思考與解決問題的能力。隨著資歷漸增,換工作時應該會漸漸發現,許多公司要求應徵者是 “independent thinker”(獨立思考者),或者具有 “problem-solving”(解決問題)的能力,而這能力在典型台灣教育的框架之中很難被培養,所以若能在職涯早期就開始養成,對未來或許有不小的幫助。

2.「為什麼不試試看別的作法?」

(X)力求表現(O)靜觀其變

這點有點微妙,畢竟上一段才說「不要當伸手牌」,這邊怎麼又說「不可以力求表現」呢?其實就是得找平衡,要「稍微」積極主動,但又不能鋒芒畢露。

先舉個比較好懂的例子,比如吃湯麵會先確認會不會太燙,避免燙到舌頭(這例子會不會太生活化?),工作也是這樣。做為新人,不管是職場菜鳥還是老鳥,不論公司錄取的原因是想要「從新開始養新人」還是「希望有經驗的人為公司帶來新氣象」,只要是到職的前一、兩個月,我都建議以「觀察」代替「行動」。

也就是先把自己的工作內容顧好,並藉此觀察公司目前的運作方式、既定流程、既有文件等,等自己熟悉產業與公司文化後,再提出自己希望調整的地方。

因為在沒有掌握整件事情的來龍去脈之前,做出的決定很有可能不夠周全,甚至影響到同事們對你的第一印象。

舉例來說,我剛開始加入這間公司時,有時候會跟工程對接到一些專案,覺得需求傳達得好像不太順,加上在前公司有跑敏捷開發,所以我在到職沒幾週後就跑去問工程師:「我們有考慮導入 scrum 嗎?我在前公司跑過 sprint,覺得這樣開發速度比較快,產品迭代也跑得比較順。」

先不論工程師給我的答覆,現在回頭看來,我這個問題其實蠻白目的。

一來,我當時不是產品經理,也不是工程團隊的人,更不夠了解新公司的產品開發流程,只是稍微覺得不順,但並不知道到底是「我不夠了解這套流程的運作邏輯」還是「這套開發流程真的有瑕疵」,如此冒然直接提出建議,其實很不尊重工程團隊。

二來,即使我對於開發流程有建議,也可以更委婉地表達,用「請教」而非「質問」的方式,比如:「我們當初怎麼決定採用現在這套開發方式的呢?」、「如果公司有資源,你覺得開發流程還可以怎樣做得更好呢?」若直接用「取代、替換」或「推翻、砍掉重練」的方式為切點,這樣別人只會覺得太有侵略性。

最近公司又來了一批新人,身為 PM 的我被問了各種問題,比如為什麼網站沒有 XXX 功能、為什麼某個功能不能 XXX 使用、為什麼不做別的平台也有的 XXX 工具……什麼問題都有。

但這些問題不一定是公司以前沒想過,有的功能其實已經有了,只是發問者找不到;有的功能之前的確有做過,但因為使用率低或者難以管理而拔掉;有些事情則正在規劃中,有些事情是討論過,但與公司方向不同,所以最後沒執行。

但我也在此強調:不是不給問!是希望做過功課再問。如果只用「為什麼不試試看」的口吻作為切入點,別人會很容易認為發問者根本沒做功課,進而產生不好的觀感,甚至影響到後續的共事默契。

如果真的有問題想問、需要幫忙,可以參考我先前寫過的〈如何開口請人幫忙?讓雙方都舒服的求助話術〉,裡面有些溝通話術也適用此場景。

3.「那我建議這件事情可以由別的同事負責進行」

(X)頤指氣使(O)親力親為

以我的經驗來說,如果在規模不是太大的公司,即使是主管級,也有很多時間必須要協助,甚至主要負責第一線的業務。像我目前是產品團隊的主管兼產品經理,我不只負責人事管理與參與主管會議,平時也得花時間解決一般產品經理的庶務,比如對需求、畫 wireframe、開票、測試等。

儘管有時真的快軋不過來,但我覺得從事這些庶務仍是利大於弊,一來是可以維持第一線做事的手感(況且我也還是菜鳥 PM,有很多要學習),二來是可以知道第一線的同事們會碰到哪些實務問題。

然而,這並不是說剛到新公司就該做到死,而是要適時分配工作,不能把所有事情都往外推,但也不能都攬在自己身上。

說穿了,還是得找個平衡才行。

推責
別把所有事情都往外推

如果把事情全部都分派給其他部門,大家只會覺得「這個新來的也太會踢皮球了吧」;而如果把事情都分給下屬,組內也可能覺得這個新主管「只剩一張嘴」,且事情都分出去了,自己就很有可能不熟悉第一線業務的運作情況,實務能力若備受挑戰,提出的策略又與第一線現場脫節的話,也可能因此難以得到同事或下屬的認同,甚至與第一線同事溝通時產生鴻溝。

為了怕這些事發生,我剛開始接手產品主管的角色時,會先自己多抓一點事情來做,不論大小功能,產品開發流程我都盡量抓在手上。雖然那時的加班時間明顯變多,但也是因為這樣,讓我可以更快熟悉第一線業務,進而培養和各部門溝通的默契,也能在部門內和其他 PM 與設計師更順暢溝通。

等到彼此共事熟悉了,再把任務分派出去,這樣如果同事有問題,自己也有足夠的經驗能回答,不會淪為打高空,甚至和第一線脫節。

不知不覺又打了很多……這 3 點看起來可能簡單,但實踐起來卻有很多眉角,我個人還是會建議不要躁進,不要想說到了新公司就要力求表現、讓老闆知道「雇用我有多值得!」;但也不能太被動,不要總是等同事派給你工作才去做、主管提醒後才發現自己漏掉很多細節。

總而言之,還是一句老話:得慢慢在做中學,這樣才能找到做事的平衡點囉!

(原文標題:不管社會新鮮人還是職場老鳥,加入新公司的起手式有……)


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