專案管理|掌握三要點,資深員工也能快速解鎖新任務

專案管理

文/ 資深職業培訓師 趙胤丞

在公司待久了,比別人多的是經驗卻不一定是專業,當老闆指派新任給你時,是否多了一份緊張不安,是否覺得需要花很多時間才能做好?

任務解鎖的秘訣就是「拆牌照」

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「拆」— 拆解任務

當接到一個新的任務時,我們必須要先確認這件事是一定要做的,且是因為我們受主管信任所以主管才邀請我們來擔任新任務之要職。接著我們可以依照任務的里程碑、工作包以及活動,將它的相關內容依階層拆解出來,也就是我們得想過所有任務的內容,例如:它的效益、它有怎麼樣的風險、要花多少成本、多少人力……,把資源都盤點清楚,將相關的內容條列出來,並確認此任務的目標與效益符合需求,這樣一來,當我們盤點任務時,就能相對清楚地預估需要使用多少時間來完成任務。

 

「排」— 排程次序

把任務拆解完,並將應注意的內容都列出來之後,我們必須規畫如何讓這件事情「有效率」的完成。因為每個人的時間都是有限的,我們沒辦法把事情都集中在某一段時間中完成。畢竟,貪多嚼不爛!

而有兩種方式可以讓我們更容易做好排程工作:一種是用最後的deadline去往回推我們有多少的時間,這是所謂的倒推法,這也是一般企業比較常見的方式,像是主管要求六月底要完成專案,我們倒推回來還有多少時間可以完成,然後盡可能使命必達。但倒推法也有其風險,那就是往往估計的時間遠少於需要花費時間,導致任務永遠都是要瘋狂壓縮時程進行;另一種是依照我們的方式、目前的結構,將它的優先次序排列出來,依照現在時間點開始往後推估所需花費時間,這種排程的方式是前推法。利用這兩種方式推算後,若時間上有落差,可以跟主管討論一下這個區塊是否無法如期完成;若目前情勢窒礙難行的話,可以向主管請求多一點的支援、或者評估哪些事情並非當務之急,可以先置之不理等等,因此在做排程次序時,也要跟主管做相關的釐清,才能有更精確的時間規劃。

 

「照」— 照表跟催

資深員工最常遇到的狀況就是:經常會是新專案的領導人,很多事情並不會親自執行。所以我們必須領導夥伴們按時完成工作、如期配合,因此我們掌握前兩項要點,拆解好這次的任務,將次序釐清排程後,最後才能照表跟催。

透過拆解任務、排程次序、照表跟催這三個步驟,不僅能夠幫助我們快速上手新專案,也能夠避免後續很多不必要的困擾,辦起事來事半功倍,也能成為夥伴眼中亮眼的領導者。

「實踐拆牌照,任務一把罩」掌握三要點,讓你成為牢靠的大前輩!

 

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