HR 系統工具評估三要件:不只功能技術與供應商同樣重要

「A 廠商的 HR 人資系統功能有 50 個,B 廠商只有 30 個,我選 A 是對的嗎?」這是許多企業在選擇數位工具時遇到的選擇障礙。但你知道根據調查顯示,數位軟體最常使用的前 5 項功能供應了企業 54% 的用量,前 13 個功能供應 80% 的用量。系統該怎麼評估?價格?架構?身為採購系統的決策者該在意哪些要點?

文/104人資學院

「這家廠商的 HR 人資系統功能有 50 個,另一家只有 30 個,我到底要選哪一家呢?」這是許多企業在選擇 e 化系統時的掙扎。

但是,根據調查顯示,e 化 HR 系統最常使用的前 5 項功能供應了企業 54% 的用量,前 13 個功能供應 80% 的用量。功能不是越多越好,導入 e 化工具前,要先確認問題、釐清需求,最後才是評估方式。企業在評估 e 化工具的三大要點,分別為功能、技術與供應商,透過清楚的分析工具可以讓整體 e 化系統評估,更聚焦、精準。

企業最重視的功能面,在整體評估流程上反而是最容易的,但是需要注意的是,除了廠商口頭或文字介紹,企業更應該要求廠商進行實際展示,確保系統與企業的需求相符。而技術面的評估,主要分為當使用需求增加時的可擴充性、資料備援的可用性、當資料出現問題時的容錯性等。在系統部屬上,則需要考量公有雲、私有雲、混合雲、行動化、平台安全性、整合性等多個面向。

公有雲與混合雲將是未來 e 化系統主要的部屬模式

公有雲主要指的是雲端資源 (例如伺服器和儲存體) 由協力廠商雲端服務提供者所擁有及運作,並透過網際網路進行傳遞。私有雲則是由企業專屬使用的雲端運算資源所組成,可以是由組織自己管理,或由第三方廠商管理(託管),可以部署在企業內,也可部署在企業外。目前 104 企業大師即屬於軟體即服務( SaaS )系統,屬於公有雲服務,擁有成本、部屬導入快速、營運成本、支援與維護費用較低的優勢。104 eHRMS 人事系統則屬於私有雲部屬,成本較公有雲系統高,但是同時擁有安全性與客製化彈性較高的優勢。惟在公有雲安全性不斷提高的趨勢化,公有雲與混合雲將是未來主要的部屬模式。

企業評估 e 化工具的第三大要點則為供應商,主要分為專業與維護服務、維護合約內容,尤其買斷系統後如何維持更新、教育訓練。以 104 招募系統為例,不只針對人資,也針對招募的主管進行教育訓練,以確保完整導入;再者,是否有 FAQ、廠商客服支援、回覆時間等也都相當重要。企業也可以跟廠商要求相同產業的成功案例參考,如果廠商可以提供免費試用機會也絕對要把握。

圖表來源:iSG:2021 Survey On Industry Trends in HR
Technology and Service Delivery
April 2021

自製還是外購 e 化軟體?

許多企業常有 e 化系統到底要自製還是外購的問題,自製系統的確有符合公司需求與快速內部系統帳號串接的優勢,但進一步思考,自製系統需要完全仰賴公司的資訊人員進行維護,更重要的是,自製系統難道會比專注於系統研發的廠商專業嗎?以 104 為例,每一個系統都是由一組包含設計、技術、UI 等多元專業的團隊研發推出,相信更能提供專業的產品與友善的操作。不僅如此,透過雲端化工具,企業也能得到外部市場的比較數據,提供產業分析、決策的重要資訊。

雲端成為未來趨勢 克服 e 化瓶頸成為重要課題

雲端擁有包括可以讓更多員工使用、人資擁有較多控制權、改善資料安全性、較多主管使用、改善使用者經驗、提升生產力等多項好處。但是根據調查顯示,台灣在人資系統上 e 化上仍有一些困難,主要考量到是否可以快速反應法令修改、跨系統整合等系統性功能問題,國外則主要偏重於內部推廣與整合性的管理性問題。此外,企業 e 化導入相當重要的關鍵也在於員工是否配合,根據調查顯示,透過訓練、主管溝通、提供足夠誘因等都是協助員工順利 e 化的方式之一。

人力資源 e 化效益評估 讓 e 化成為正循環

評估、導入人資差勤系統後,人力資源 e 化效益評估也很重要,透過效益評估,讓 e 化過程成為企業不段成長的正向驅動。評估主要包含員工使用滿意度、改善行政作業效率/節省多少時間、E 化的成本效益等幾個面向。

而 e 化的成本效益,則可以從損益平衡點(投入 E 化的成本/每年節省的金額)與投資報酬率(E 化的效益-投入成本)/投入成本 *100%)進行 評估,以評估 e 化系統導入是否符合預期。

透過顧客旅程地圖,找出改善管理環境的關鍵|104 企業大師專為 HR 打造系統

透過數位工具實現資訊數位化,並以資訊系統改善企業內部作業流程等企業 e 化過程都是企業面臨的正在進行式,數位轉型則是數位化的下一步。以使用者為中心、跨部門合作、實驗、創新、速度、透過數據預測、流程自動化等都是企業數位轉型的重要轉變。104 人資 e 化系統,從雲端版本的 104 企業大師可客製的 104 eHRMS 人資系統賣斷版本的持續研發,都以企業數位轉型為主要核心思維,成為企業在人資 e 化上的最佳夥伴。

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