AI時代主管四大考驗:「AI員工」效率高但有時不受控,如何管理人機協作?

Cheers快樂工作人
2024.06.21
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以往,主管只要管理「一般」員工,然而隨著生成式AI陸續導入職場,面對「AI新員工」該如何管理?當屬下在用AI工作,主管該調高KPI嗎?或是如何提供員工明確的指南,控管AI背後隱形風險?AI時代對主管職的挑戰,很可能比你想像中更快、更大,能否駕馭人機協作,已成為檢驗管理階層領導力的新指標,你的管理腳步有跟上嗎?

文/張紹敏 由Cheers授權轉載

AI對主管職的挑戰,很可能比你想像中更快、更大。

據《富比士》報導,肯德基、Taco Bell、Dairy Queen等連鎖餐飲集團皆已導入「AI主管」。這個名為Riley的機器人,不只會替員工打考績、分配獎金、甚至已驗證能提升銷售業績,目前全美已有百餘間店鋪導入Riley。

不論你所處企業應用AI的進度如何,可以肯定的是,主管能否駕馭人機協作,已成為檢驗領導力的下個新指標。《Cheers》針對主管們最關心的4大議題,綜整以下指南:

考題1:主管哪些職能最需加速進化?

近一年來的矽谷高科技業裁員潮仍在持續,原因之一便是AI提升了生產力,不少科技巨頭皆宣布暫緩或停招特定部門員額。

台灣IBM公司人資長邱纓琇指出,「全球總部對我們的期待有3大塊:Eliminate(消除)不需要的流程、盡量Simplify(簡化),最後是Automation(自動化)。」

對主管而言,第一個新挑戰就是肩負優化工作流程的主事者。如何把時間放在更有價值的項目上?組織隊形該怎麼隨之變化?最能回答這些問題的角色,非主管莫屬。

此外,也要一改過往「憑經驗」的決策,了解AI工具的運作邏輯,並練習更透明地溝通。

導入AI意味著更高程度的仰賴數據(Data),因此主管也更容易面對員工的檢驗。以「調薪計畫」為例,IBM已借助AI判斷每位員工的技能關鍵度、過去的績效、未來的潛能、以及目前在市場上的薪資水準等面向,給予加薪建議;同時每位員工都能查詢自己在同職等中的水平。

「以前沒有AI時,員工是不會知道這些的,」邱纓琇直言,「當你愈透明溝通、有信任的基礎,大家才能一起朝目標前進。」

考題2:要從哪些項目開始導入AI?

台灣多數企業仍在導入AI的起步期,另一個要回應的焦慮是:當資源有限,哪些值得投注心思研究?

「如果對AI沒有一定的知識,大家可能會把AI想像成鋼鐵人的助理(Jarvis),無所不能。」資誠創新諮詢公司董事長盧志浩認為,這和現實仍有相當大的落差。

他建議主管考量以下6大面向,從「AI許願池」中選出優先執行的項目:

導入AI不可能一步到位,在選擇合適的項目後,接下來還要依序選擇服務商、執行測試並定義成功指標,最後才是擴大應用規模並導入營運日常。

「機器人也要有績效!」盧志浩指出,主管要判斷一項工作要靠AI還是靠人,長期而言仍需數據驗證,但透過實驗摸索是必要的第一步。

考題3:怎麼鼓勵團隊擁抱AI?

要帶領團隊在AI時代生存,比決心、也比速度。

在OpenAI宣布推出ChatGPT的短短10天內,身處台灣的線上家教平台AmazingTalker創辦人趙捷平便宣布全面導入生成式AI,要求員工「消滅自己的工作」、團隊績效以提升10倍為目標。

他的底氣在於,自己已率先花了3天測試所有既有業務導入生成式AI的作法,「不能要求別人來測試,自己做才知道可以抓到什麼程度。」趙捷平強調。

但老闆的危機感往往比員工更強,該怎麼讓團隊動起來?趙捷平指出2大關鍵。

1. 讓「薪資報酬」與「產出成果」緊密掛鉤

員工薪水不再來自做重複的事情,而是「能解決多複雜的問題」,以結果論。

他以內部MA(儲備幹部)為例,不少人一年內薪資從5萬猛爆性成長至8萬。關鍵在於,AI降低了學會各項跨領域工具的成本,讓有本事的人能更快找到解題方法,同時因為流程簡化、任務經手者減少,更容易「論功行賞」,加強正向循環。

2. 透過同儕的成功案例,刺激彼此成長

AmazingTalker透過內部平台共享實驗過程,最顯著的例子就是一位會計師透過Prompt(對AI下指令)學會寫程式,大大鼓舞了許多同為資訊小白的同事效法。

「只要能產生結果,他會什麼專業?我不Care。」趙捷平相當務實。

事實上,根據IBM商業價值研究院的調查,STEM(Science, Technology, Engineering, Mathematics,科學、技術、工程、數學)技能的重要度從2016年的第1名急速下降至2023年的第12名,取而代之的是「時間管理和優先排序」,以及與人溝通的軟實力。

「AI可以處理很多過往『不重要』但『很緊急』的事,但釋放出來的時間要做什麼?更好地槓桿多出來的時間,這是需要練習的。」邱纓琇解讀。

考題4:如何管理AI的隱形風險?

當然,使用AI不能無限上綱,相對地,企業也無法禁止員工使用AI。如何提供員工明確的指南,也成為管理的必考題。

盧志浩建議,從3個角度檢視你的AI使用指南是否完整:

1. 明定絕對不能做的事

例如,機敏性的資料不能上傳、AI生成的結果不得直接提供給客戶、不得在未經驗證的狀況下將資訊複製並貼上。

2. 推薦可信的AI工具

各類AI服務已經百花齊放,但每項工具風險不一。與其讓員工盲目摸索,不如明確列出公司評估過、或較具業界口碑的工具,確保員工在相對安全的範圍內實驗。

3. 讓員工理解風險的後果

例如,雲端一旦遭到入侵,可能造成哪些安全或隱私問題;或是AI行為若出現偏差,可能導致哪些災難。

「一般人比較會從『方便性』來考慮(如何運用AI),很少人會從風險來考慮,但講清楚行為準則,大家就會三思。」盧志浩提醒,目前許多AI的運作方式仍是「黑箱」,主管們也有義務理解其邏輯、加以調教,至少能把黑箱變「灰箱」。

主管們或許可以試著想像,過去你有10位屬下,現在多了第11位,對方24小時不停工、不請假、不抱怨,但也經常不受控。這樣的屬下,你對他夠熟了嗎?

(原文標題:當屬下在用AI工作,主管該調高KPI嗎?4個考題看出領導本事


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