不太會表達、話說不清楚?掌握「4句模板」,9成溝通談判都能用

商周出版
2025.01.07
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常常不知道該怎麼開口,或擔心話沒說清楚,日本專家教你掌握簡單的「4句模板」!分別為:基本布局型、開宗明義型、據理力爭型、故事鋪陳型4句,從談判到日常對話,9成的溝通談判都能變化運用。

文/樋口裕一

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那麼,「4句檔案夾」應該如何建立?此時最重要的就是──模式。前文已說明如果有合乎邏輯的思考模式,就能輕鬆寫出800字的申論文章。只要善用這個模式,在平常各種場合中,將不再猶豫「這次該怎麼寫?」;也無須擔心「自己能順利把話說清楚嗎?」所有的表達都能輕鬆完成。

4種模式:建立大腦的套版模式,溝通才精準

模式類型有4種:

接下來,會為大家一一說明。首先,介紹〈基本布局型4句〉:

基本布局型4句

基本布局型例句
①拋出問題週末計畫去看電影,你覺得好嗎?
②表達意見到街上走走固然不錯,(不過)享受一下大自然也很棒。
③展開論述這陣子連日加班,彼此都累積了不少疲勞。
④結論不如避開人潮,到山上走走吧!

這就是前文介紹過的撰寫申論文時,所使用的「4段構成」。

先「拋出問題」,宣告自己將針對何事而寫(說);接著「表達意見」,對於此事表明個人立場。然後,以「因為有這些理由」、「過去曾發生過這樣的狀況」等具體措詞,針對話題「展開論述」,最後則陳述「結論」。

在表達意見的陳述上,可先提出「固然……」展現自己一併參酌了反對意見,接著再說句「不過……」加以反駁,這樣的句型最能合乎邏輯地表達己見。從難以啟齒之事到讚美之詞,任何狀況都能採用,可稱為「萬用模式」。

閱讀說明、論述文之際,若先牢記此種模式,將更易於深入理解內容。

接著,我將說明〈開宗明義型4句〉。

開宗明義型4句

開宗明義型例句
①結論週末不要去看電影了,一起去山上走走吧!
②根據1這陣子連日加班,彼此都累積了不少疲勞。
③根據2如果放假去人潮眾多的地方,人擠人的只會更加疲累。
④根據3偶爾來個森林浴也有其必要喔。

藉由一開頭就說出結論,讓表達的內容得以前後一致,貫徹始終。協助對方一開始就能立刻了解:「原來你想說的就是這個啊!」

當你想要明確表達贊成或反對時,這種模式最適用。尤其有時基於立場,必須向對方清楚表達意見。諸如對部屬下達命令或指示,或必須說出難以啟齒之事的時候,這種模式便相當實用。

不過這種模式也有風險存在。由於劈頭就把話說白了,因此極有可能激怒對方,導致對方不願意把話聽完,或是不願意看完接下來寫的內容。

這個時候,不妨試試下一個模式吧!那就是開宗明義型的變化版──〈據理力爭型4句〉。

據理力爭型4句

據理力爭型例句
①根據1天啊,你的黑眼圈都跑出來了。
②根據2這陣子連日加班,想必累積了不少疲勞。
③根據3我覺得偶爾來個森林浴,消除疲勞是有其必要的。
④結論所以,週末不要去看電影,去山上走走吧!

當身處溝通劣勢,卻又期待一切能盡如己願時,這個模式相當有效。而且相較起來,與其靠文字表達,更適合利用言語論述「據理力爭型4句」。

當你陳述著根據1、根據2的時候,若感覺到「對方似乎不怎麼認同」,或是「自己的言論可能讓對方心情變差了」,應該設法不被對方察覺地把話打住,或是曖昧地做出結論。雖然手段略顯狡詐,但為了讓溝通順利進行,有時必須略施小技。

若是以文字表達的話,只要在擬定內容的過程中,一邊留意「這樣的內容具不具說服力」就可以。

只不過平時不習慣按照邏輯列舉根據者,恐怕話才說一半便容易說錯話,如此一來將前功盡棄,因此事先充分理解模式結構是相當重要的。

最後,我要說明的是〈故事鋪陳型4句〉。

故事鋪陳型4句

故事鋪陳型例句
①動機今天我看了一篇雜誌上的登山健行專欄。
②故事這篇專欄的內容寫得真有趣,讓我好想立刻上山到處走走看看喔。
③高潮聽說○○○山只要爬大概一小時,就能看到一座美麗的瀑布呢!
④總結既然如此,要不要週末去瞧瞧?

當你想要透過電子郵件或部落格,把親身體驗或親眼所見的人事物,趣味橫生地告訴大家時,就非常適合採用「故事鋪陳型4句」。

在針對小學生進行作文指導時,我也是使用這個模式。對他們而言,若想要將運動會或遠足等親身體驗,生動有趣地傳達給閱讀文章的人,套用此模式是最容易下筆的。想當然耳,與朋友或家人之間的日常會話同樣適用,換言之,這是一種可將自身體驗充滿趣味地傳達給聽眾的方法。

讓人願意傾聽你的「溝通頻率」

針對4句模式的概念,我再說明得更詳細一點。以400字原稿紙為基準來思考的話,一行若是20個字,假設4段構成的每段層次約20到30字,那麼「4段」總計就有80到100字左右的資訊量。

以前,我曾請教過一位活躍於廣播界等領域的「溝通專家」。據他所說,有一種資訊量能讓聆聽者感到相當舒服,換個說法就是說話的速度與節奏。具體而言,人們容易聆聽的速度為30秒說200字,由此想來,4句總計80到100字的資訊量,則費時不到20秒。

因為演講活動及大學授課等場合,讓我在人前說話的機會變多了,因此自己也嘗試做了實驗。當我試著測量說完200字得花幾秒鐘時,結果真的是30秒左右。

或許這樣的資訊量對於聽眾來說,算是能清楚記憶的負荷量;同時也是當自己說話時,對方願意安靜聆聽的內容量與時間長度吧。

經過這樣的估算,以4句等於80至100字的資訊量為標準進行表達,果然可說是相當合情合理。

因此,一旦將「4段構成」牢記腦中,當遇到必須提出抱怨、非得訓斥同輩或較自己年長之人、擬寫難以下筆的電子郵件等狀況時,再也不需要因為不知所措而煩惱不已了。有了隨時能套用的「模板」,所以花費的時間得以大幅縮減。

不太會表達、話說不清楚?掌握「4句模板」,9成溝通談判都能用

關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術,讓你在人際及職場上無往不利!

節錄自:商周出版《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術,讓你在人際及職場上無往不利!/樋口裕一 著 》


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