不太會表達、話說不清楚？掌握「4句模板」，9成溝通談判都能用
常常不知道該怎麼開口，或擔心話沒說清楚，日本專家教你掌握簡單的「4句模板」！分別為：基本布局型、開宗明義型、據理力爭型、故事鋪陳型4句，從談判到日常對話，9成的溝通談判都能變化運用。
文／樋口裕一
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那麼，「4句檔案夾」應該如何建立？此時最重要的就是──模式。前文已說明如果有合乎邏輯的思考模式，就能輕鬆寫出800字的申論文章。只要善用這個模式，在平常各種場合中，將不再猶豫「這次該怎麼寫？」；也無須擔心「自己能順利把話說清楚嗎？」所有的表達都能輕鬆完成。
4種模式：建立大腦的套版模式，溝通才精準
模式類型有4種：
接下來，會為大家一一說明。首先，介紹〈基本布局型4句〉：
基本布局型4句
| 基本布局型 | 例句 |
|---|---|
| ①拋出問題 | 週末計畫去看電影，你覺得好嗎？ |
| ②表達意見 | 到街上走走固然不錯，（不過）享受一下大自然也很棒。 |
| ③展開論述 | 這陣子連日加班，彼此都累積了不少疲勞。 |
| ④結論 | 不如避開人潮，到山上走走吧！ |
這就是前文介紹過的撰寫申論文時，所使用的「4段構成」。
先「拋出問題」，宣告自己將針對何事而寫（說）；接著「表達意見」，對於此事表明個人立場。然後，以「因為有這些理由」、「過去曾發生過這樣的狀況」等具體措詞，針對話題「展開論述」，最後則陳述「結論」。
在表達意見的陳述上，可先提出「固然……」展現自己一併參酌了反對意見，接著再說句「不過……」加以反駁，這樣的句型最能合乎邏輯地表達己見。從難以啟齒之事到讚美之詞，任何狀況都能採用，可稱為「萬用模式」。
閱讀說明、論述文之際，若先牢記此種模式，將更易於深入理解內容。
接著，我將說明〈開宗明義型4句〉。
開宗明義型4句
| 開宗明義型 | 例句 |
|---|---|
| ①結論 | 週末不要去看電影了，一起去山上走走吧！ |
| ②根據1 | 這陣子連日加班，彼此都累積了不少疲勞。 |
| ③根據2 | 如果放假去人潮眾多的地方，人擠人的只會更加疲累。 |
| ④根據3 | 偶爾來個森林浴也有其必要喔。 |
藉由一開頭就說出結論，讓表達的內容得以前後一致，貫徹始終。協助對方一開始就能立刻了解：「原來你想說的就是這個啊！」
當你想要明確表達贊成或反對時，這種模式最適用。尤其有時基於立場，必須向對方清楚表達意見。諸如對部屬下達命令或指示，或必須說出難以啟齒之事的時候，這種模式便相當實用。
不過這種模式也有風險存在。由於劈頭就把話說白了，因此極有可能激怒對方，導致對方不願意把話聽完，或是不願意看完接下來寫的內容。
這個時候，不妨試試下一個模式吧！那就是開宗明義型的變化版──〈據理力爭型4句〉。
據理力爭型4句
| 據理力爭型 | 例句 |
|---|---|
| ①根據1 | 天啊，你的黑眼圈都跑出來了。 |
| ②根據2 | 這陣子連日加班，想必累積了不少疲勞。 |
| ③根據3 | 我覺得偶爾來個森林浴，消除疲勞是有其必要的。 |
| ④結論 | 所以，週末不要去看電影，去山上走走吧！ |
當身處溝通劣勢，卻又期待一切能盡如己願時，這個模式相當有效。而且相較起來，與其靠文字表達，更適合利用言語論述「據理力爭型4句」。
當你陳述著根據1、根據2的時候，若感覺到「對方似乎不怎麼認同」，或是「自己的言論可能讓對方心情變差了」，應該設法不被對方察覺地把話打住，或是曖昧地做出結論。雖然手段略顯狡詐，但為了讓溝通順利進行，有時必須略施小技。
若是以文字表達的話，只要在擬定內容的過程中，一邊留意「這樣的內容具不具說服力」就可以。
只不過平時不習慣按照邏輯列舉根據者，恐怕話才說一半便容易說錯話，如此一來將前功盡棄，因此事先充分理解模式結構是相當重要的。
最後，我要說明的是〈故事鋪陳型4句〉。
故事鋪陳型4句
| 故事鋪陳型 | 例句 |
|---|---|
| ①動機 | 今天我看了一篇雜誌上的登山健行專欄。 |
| ②故事 | 這篇專欄的內容寫得真有趣，讓我好想立刻上山到處走走看看喔。 |
| ③高潮 | 聽說○○○山只要爬大概一小時，就能看到一座美麗的瀑布呢！ |
| ④總結 | 既然如此，要不要週末去瞧瞧？ |
當你想要透過電子郵件或部落格，把親身體驗或親眼所見的人事物，趣味橫生地告訴大家時，就非常適合採用「故事鋪陳型4句」。
在針對小學生進行作文指導時，我也是使用這個模式。對他們而言，若想要將運動會或遠足等親身體驗，生動有趣地傳達給閱讀文章的人，套用此模式是最容易下筆的。想當然耳，與朋友或家人之間的日常會話同樣適用，換言之，這是一種可將自身體驗充滿趣味地傳達給聽眾的方法。
讓人願意傾聽你的「溝通頻率」
針對4句模式的概念，我再說明得更詳細一點。以400字原稿紙為基準來思考的話，一行若是20個字，假設4段構成的每段層次約20到30字，那麼「4段」總計就有80到100字左右的資訊量。
以前，我曾請教過一位活躍於廣播界等領域的「溝通專家」。據他所說，有一種資訊量能讓聆聽者感到相當舒服，換個說法就是說話的速度與節奏。具體而言，人們容易聆聽的速度為30秒說200字，由此想來，4句總計80到100字的資訊量，則費時不到20秒。
因為演講活動及大學授課等場合，讓我在人前說話的機會變多了，因此自己也嘗試做了實驗。當我試著測量說完200字得花幾秒鐘時，結果真的是30秒左右。
或許這樣的資訊量對於聽眾來說，算是能清楚記憶的負荷量；同時也是當自己說話時，對方願意安靜聆聽的內容量與時間長度吧。
經過這樣的估算，以4句等於80至100字的資訊量為標準進行表達，果然可說是相當合情合理。
因此，一旦將「4段構成」牢記腦中，當遇到必須提出抱怨、非得訓斥同輩或較自己年長之人、擬寫難以下筆的電子郵件等狀況時，再也不需要因為不知所措而煩惱不已了。有了隨時能套用的「模板」，所以花費的時間得以大幅縮減。
節錄自：商周出版《關鍵「四句」！日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術，讓你在人際及職場上無往不利！／樋口裕一 著 》
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