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日期 |2022.02.22

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疫情居家辦公前,企業該注意的5件事

文:陳業鑫|業鑫法律事務所主持律師

原文標題:春節前桃園疫情延燒!啟動居家上班前,該注意的3件事

居家上班前,企業該注意的5件事

企業實施居家工作(Work from home)、分區辦公或錯峰上班等新的工作模式時,從工時、工資,到資安、誠實告知義務,只要是攸關勞工權益,都應遵循勞動法令,才能避免發生爭議。

2022年農曆春節前夕,桃園西堤中山店群聚染疫人數持續增加,染疫者足跡擴及到桃園、新竹等北台灣縣市,多家大型企業陸續宣布啟動員工居家上班或分流上班。

疫情持續升高,又值春節前夕尾牙、送禮往來高峰,為避免群聚染疫風險,企業首先最應關注的是員工安全。無論企業規模大小,預先擬定應變計畫,以利持續營運而不發生營業中斷之風險,乃當下所有經營者之當務之急。

企業因應疫情擬定營運應變計畫,無論採行居家工作(Work from home)、分區辦公或錯峰上班,都涉及員工工作模式調整,牽動勞資關係之權利義務。因此企業因應疫情變化欲擬之計畫中,對於涉及勞工權益之措施,務必將「勞動法令調適」優先,以免爭議。

第一件事 – 營運應變計畫:不可忽略勞動法令

企業疫情營運應變計畫應納入之勞動法令遵循考量,除原有之勞動基準法、性別工作平等法、勞工請假規則等勞動法令外,尚可能涉及之特別法令如下:

1. 立法院於2020年2月25日通過、總統同日公布、2020年4月21日修正之「嚴重特殊傳染性肺炎防治及紓困振興特別條例」(下稱防疫條例)。

2. 指揮中心於2020年2月3日因應中小學延後開學依災害防救法第31條第1項(因應生物病原災害之其他必要處置)發布之「防疫照顧假」命令。

3. 民法第483條之1規定之雇用人對受僱人之生命、身體、健康照護義務。

4. 勞動部職業安全衛生署於2020年1月30日訂定、同年4月20日修正之因應嚴重特殊傳染性肺炎(武漢肺炎)職場安全衛生防護措施指引。

5. 指揮中心於2020年3月5日發布企業因應嚴重特殊傳染性肺炎(COVID-19)疫情持續營運指引。

6. 勞動部於2015年4月30日公布、2017年10月30日修正之勞工在事業場所外工作時間指導原則。

7. 勞動部於2021年6月23日訂定「居家工作職業安全衛生參考指引」

疫情期間企業勞動法令遵循內容簡述如下表:

法令名稱權利義務內容
防疫條例第3條、第4條防疫隔離假、雇主給薪租稅優惠
災害防救法第31條第1項(因應生物病原災害之其他必要處置)發布之「防疫照顧假」命令家長身分勞工因學校、短期補習班、幼兒園、兒童課後照顧服務中心等如果因疫情停課或延後開學為照顧12歲以下子女得請防疫照顧假
民法第483條之1僱用人對受僱人之生命、身體、健康照護義務
因應嚴重特殊傳染性肺炎(武漢肺炎)職場按全衛生防護措施指引提升事業單位對職場生物病原體暴露危害之辨識能力,有效防止疫情於職場擴散之職業安全衛生措施
企業因應嚴重特殊傳染性肺炎(Covid-19)疫情持續營運指引提供企業依「零星社區感染」和「發生社區傳播」,進行持續營運之風險評估和因應,俾利企業能持續業務及運作,盡量將損失減至最低
勞工在事業場所外工作時間指導原則居家工作之工時認定規範
居家工作職業安全衛生參考指引居家工作之職業安全衛生規範

第二件事 – 居家辦公:仍然要有工時紀錄                                                                            

居家辦公屬於工作地點之變更,除了雇主依勞基法第10條之1行使調動權外,建議勞雇雙方協商同意後變更勞動契約之工作地點約定。

至於出勤紀錄部分,雇主之備置義務不因勞工在家工作或遠距工作而免除此項責任。建議勞工與雇主依「勞工在事業場所外工作時間指導原則」規定,以書面協議方式將工時紀錄作成方式,約定原有勞動契約之增補條款,作為勞工工時紀錄依據。

居家辦公跟到辦公室最大的不同,就是出勤紀錄的作成方式。勞工到辦公室或工廠上班,一般均會有確切之出勤紀錄,不管是用出勤卡、刷卡機、簽到簿、門禁卡、電腦線上打卡或指紋機、虹膜辨識、人臉辨識等生物特徵辨識系統,只要可以覈實記載出勤時間之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式。

但若在家裡上班,因為備置出勤紀錄屬於雇主的法定義務,必須逐日記載至分鐘,並保存五年,此項義務不因勞工在家上班遠距辦公而有不同。但實際上員工未到辦公室,如何打卡、簽到作成出勤紀錄呢?此時雇主必須注意依勞動部頒佈之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,適用第二類之「電傳勞動工作者」規範內容,在家工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方另行簽訂契約補充條款約定並依約履行。

又此類工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。復因電傳勞動工作者工作場所多半非在雇主之事業場所,雇主對於勞工之延長工作時間難以管控或為反對之意思表示,有關延長工作時間即加班,應採事前申請或約定等方式為之。若在家工作之員工確有申請加班經核准並有加班之事實,雇主仍應給付加班費。

另外關於員工居家工作之職業安全衛生及身心健康平衡事項,應參照勞動部於2021年6月23日訂定「居家工作職業安全衛生參考指引」辦理,並請於勞動契約增補條款中妥為約定。

第三件事 – 工資如何約定? 未得員工同意,不得降低

再者可能影響工資部分,縱使員工在家遠距辦公,未得員工同意,工資不得降低而形成對勞工不利之變更。但若有非屬工資之交通津貼,如雇主依員工附支出憑證(加油發票、捷運公車加值憑證、計程車收據等)申請之實支實付交通費補貼,或依通勤距離遠近核給之交通補助,因員工在家上班無支出通勤費用之需求,雇主在符合勞動契約或工作規則之前提下,自得免除此項給付責任。但若屬工作之對價及經常性給與之定額交通津貼,屬工資性質,則仍應繼續給付。

無論是居家工作或分區辦公,都可能涉及工作場所及工時起迄變更,而這些事項都是勞動契約應記載事項 ,為使勞雇雙方於此非常時期權利義務更加明確,建議以書面方式將工作模式變更之實施期間、出勤紀錄記載方式、交通津貼是否變動等妥為約定,作為原有勞動契約增補條款,免生爭議。

第四件事 – 資安議題:遠端工作,保護營業秘密

由於居家工作以電腦、手機等裝置透過網路連線之工作型態,有別於在公司辦公室內辦公,特別是涉及公司核心競爭力之營業秘密,有高度要求員工守密之需求,因此企業應趁此機會全面檢視營業秘密之範圍,特別設定嚴格之登入瀏覽、下載權限,並在電腦進入頁面為洩漏、盜取營業秘密之民刑事責任法律效果之宣告。若有其他非屬營業秘密但亦有保密需求者,亦得另以勞動契約增補條款特別約定。

又網路遠端登入往往涉及資安與對往來客戶等第三人個資保護議題,亦有員工是否親自履行工作之查核問題,亦應以增補條款另行約定規範。

第五件事 – 告知義務:員工誠實告知,落實防疫措施

另因居家工作乃為達成防疫目的,確保企業營運持續,因此就防疫特別措施之落實,亦有必要以勞動契約增補條款要求員工配合遵行,例如防疫需求資訊如旅遊史、接觸史及健康狀態誠實告知、分區辦公之工作場所門禁管制及動線遵守、私人活動自我約束義務(如不參加大型聚會、減少非必要探病行程等)、及遵守政府防疫命令,又為免掛一漏萬,得以企業防疫措施遵守義務之概括條款,隨時因應疫情變化要求員工配合。

企業因應疫情變化,擬定營運不中斷計畫,建議勞資雙方協商後以書面增訂勞動契約條款。

居家工作勞動契約增補條款建議表

條款類型預期達成目標
重新檢視營業秘密範圍避免居家工作員工洩漏營業秘密,建議以電腦之法效宣告頁面方式為之
保密義務確保企業機密資訊不外洩
資訊安全嚴格遵守義務確保居家工作網路連線環境資訊安全
個人資料保護義務避免企業各資外洩之法律責任
親自履行義務確保居家工作之勞務確實由企業員工本人提供
防疫需求資訊誠實告知義務旅遊史、接觸史及健康狀態誠實申報,以利企業預防群聚感染風險
工作場所門禁管制及動線遵守義務落實分區辦公措施,達成防疫目標及群聚感染風險控管
私人活動自我約束義務降低員工於工作場所外感染肺炎風險
政府防疫命令遵守義務落實防疫措施以達成防疫目標,並遵守政府法令
企業防疫措施遵守義務概括條款彈性實施防疫作為之依據

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