新鮮人求職

日期 |2022.08.03

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5個日商職場求生法則:不懂「菠菜文化」小心被排擠

日劇十分擅長職場的描寫,看完容易對於日商工作心嚮往之,但事實上台商和日商還是有很多文化差異,本文列舉5件要留意的細節,包含上班穿著、打招呼、接聽電話及工作執行等等,讓你可以快速調適,和上司及同事交流暢行無阻!

文/ 眉間R小姐

進入日商也默默地過三個月了(時間過得好快又好慢啊~),以前實習時曾經待過台商的媒體業、科技業、出版業,前一份正職工作則是在新創,雖然之前在中國實習時也曾經待過日系的汽車工廠,但是真的進入日本「商社」還是第一回,而且是以「正職」的身份,能夠看到的東西還是很不一樣的,相對之前更深入更有感。

從實習開始見過各式各樣的職場文化,每個職場都有各自的規定和必須自己想辦法去打聽到的潛規則,每次換一個工作就要重新適應一次,雖然會心累但了解文化差異其實還挺有趣的,而這次剛好是很多人好奇的日商,說真的跟我之前待過的台商有很多不一樣的地方,我也是每天在學習適應,趁著現在熱騰騰時趕緊來記錄一下,不然以後大概就會太過習以為常以為每家公司都應該是這樣(?)

(這邊所提出的點是我自己觀察到覺得很特別的地方,不一定適用每個日商喔~每家有每家的規範嘛!)

1. 早晨的挨拶(打招呼)

有些職場的早晨模式是,大家早上默默的走進辦公室,坐下就開始工作,不一定會特別跟旁人打招呼。尤其是在彈性上下班的公司,如果已經很晚到了還大聲打招呼說「早」,可能也滿尷尬的吧!或是已經有人開始認真工作了可能也不好打招呼打擾,如果講了人家可能還覺得「你有這麼需要存在感嗎?(很兇)」。或是最根本的,討厭主管討厭同事,上班太厭世根本一句話都不想多說,只想當個職場邊緣人默默上班做完事就趕緊閃人你說是不是(擺手)

不過呢,在日商是非常注重跟其他人的交流的,早上進公司第一件事一定是跟遇到的人打招呼、說一聲「おはようございます(早安)」。特別是在進辦公室的時候,一定要說早安,聲音不用大到全公司都聽到也沒關係,但至少要讓你的老闆、主管或部門的人知道你進公司了。我自己覺得這是一種維繫辦公室感情的方式,因為你打了招呼一定也會有人回應你「早安」,除了可以刷刷自己的存在感之外,也會比較好發現誰還沒來上班,避免有人睡過頭卻被大家遺忘(?)

另外補充一下,有時候不一定是早上才能說「おはようございます(早安)」喔,如果你是下午才進公司,也是可以說這句話的,語感上會是工作當天第一次踏進公司跟大家打招呼的用語,有點像是「大家好,我進公司了上班了」的感覺,雖然可能會覺得有點奇怪,都下午才進公司了怎麼還跟大家用早安這個詞打招呼,不過這個用法我是真的碰過。

以前在日系汽車廠實習的時候,當時汽車廠有分早班跟晚班,大家兩班制輪流上班,有一次有一位原本是晚班,晚上9點才需要進廠的人,忽然提早到下午三四點就進來了,當時我的日本人主管看到他時第一句話就是說「おはようございます(早安)」。不知道這個用法的我嚇了一大跳,想說「現在不是下午嗎?為什麼會用早安跟他打招呼啊,難道是覺得對對方來說這個進公司的時間點是他工作時間中相對的早上的概念嗎?」後來上網查了一下才發現,原來只是一個單純打招呼的用法啊,是我自己才疏學淺還胡亂猜測,真的是不實際遇到不會知道有這樣的用法,語言的使用場景永遠也學不完啊!

2. 下班的挨拶(打招呼)

跟早上上班的打招呼相對,當你準備要下班而其他人還沒要走時,離開時就要說一聲「お先に失礼します(我先離開了)」。而其他人聽到會回應你「 お疲れ様です(辛苦了)」,在日本的社會中這樣的招呼是非常重要的,讓大家可以更加確認彼此的狀況,除了作為情感聯繫之外,如果有任何事情在你下班之後來找你,你的同事才知道要怎麼幫你應對。而如果今天角色相反,有同事或老闆要先下班時,在他說「お先に失礼します(我先離開了)」的時候,也要記得回應他「 お疲れ様です(辛苦了)」喔!

這樣的文化在我以前待過的台灣公司基本上是不太會有的,下班時間到了大多數人會默默地就離開,或是只跟附近幾個比較熟識的同事打聲招呼就走,如果大家都還很忙,但是自己不得不先走的時候,這時如果還很大聲的跟所有人說我要先走了,搞不好會被背後議論或是討厭的啊(怕)但這個下班打招呼的習慣在日商來說是非常重要的,不管今天有沒有要先走,要走的時候就要說一聲,這是在日本文化中作為社會人的理所當然的禮貌喔!(不過可能會有人覺得這種文化很麻煩就是了,有種就連上下班都要跟別人報告的感覺,對追求自由的一部分臺灣人來說或許很難適應)

3. 菠菜文化「報、連、相」

日本職場文化中有一個對社會人來說很重要的觀念,就是「報、連、相」。因為已經是理所當然的事情,所以就算是想從日劇了解這個文化,也因為對日本人來說太稀鬆平常,所以不太會被日劇特別提出來描寫,我也是直到進了現在的公司才發現原來他們真的這麼重視這個觀念。那報連相到底指的是什麼呢?(絕對不是爆米香)這裡的報連相其實是三個字的縮寫,分別是「報告、連絡、相談」,又因為這三個單字,如果各取其日文發音的第一個字,合起來剛好是日文中的「菠菜」的發音,因此翻譯上有時也會說是菠菜文化。那這三個字具體的概念是什麼呢?

  • 報:報告,當主管交代業務時,務必記得定時回報工作進度,做到一個段落就可以先跟主管報告一下目前的狀況,同時也可以請示主管的意見,增加主管的安心感以及資訊的同步。最好還能告訴主管這項工作的預計完成時間,讓主管不用一直盯(自己也可以輕鬆一點)這個點我覺得不管是在哪個職場都是必須要做到的,主動回報是一種向上管理的方式,讓主管可以更清楚事情的進度,也可以讓他感覺到事情都在你的掌控之中,會對你比較放心(也就可以避免一直被追殺)。
  • 連:連絡,跟報告的概念很像,大事小事都要互相聯絡(當然上班時間想去上廁所裝水之類的不用),在日商職場很重視資訊的交流和共享,如果接到從客戶或總公司來的資訊,一定要記得跟主管、相關負責人連絡,確定所有需要知道的人都有被通知到。好處是大家會在同樣的資訊起跑點,但比較麻煩的是可能每個人接收到資訊後的解讀都不太一樣,因此在溝通解釋可能就會花更多時間,也會相對需要較長的時間進行確認。
  • 相:相談,也就是討論。如果在業務上有什麼不清楚的地方,或是碰到困難需要請示主管、又或是需要跨部門溝通時,務必要事前或及時地跟主管討論。透過這麼做一方面是讓主管知道你在哪些方面需要幫忙,另一方面也是可以避免自己下了錯誤的判斷,事後補救不及。相談是對主管的尊重,而且適時的麻煩主管、請示建議,也會讓主管感受到你是需要他的(人都有被需要的心理需求),這樣也能無形中增加與主管在工作上的默契和信任度喔!

目前為止我被分配到工作的時候,我的主管們都會很明確的說「如果有問題都請隨時提出討論」。比起事前多次確認(確認到一個可能很煩人的程度),他們更怕下屬什麼都不確認,自己悶頭苦幹,結果做錯方向導致工作進度落後。我自己覺得能夠有報連相的體制其實還滿好的,多一點溝通、少一點出錯(要是錯了就人人有份)。而且在我進公司前三個月的個人評價項目中,有一項就是「報連相」,可見日本人真的很重視這件事。

4. 電話三聲Rule

不像我之前待過的科技公司,在對外跟客戶或是內部討論時,連絡上比較常用的工具都是line或是Skype,相對而言桌機是比較少使用的。但是我現在待的日商公司,當客戶來聯繫的時候,有九成都是打桌機進來,跟總公司的聯絡基本上也會打桌機。關於接電話日商公司有一個不成文的規定,就是電話響三聲之內一定要有人接。就算本人不在位置上,其他人一定也要在三聲之內幫忙代接,而且這個代接不是只限於自己部門,而是只要公司內電話響超過兩聲時,就要做好代接的準備。通常我們公司的人在第一聲響完就會接起來,所以如果響到第二聲,大家就會開始摩拳擦掌(?)代接,響超過三聲就Out。(雖然不會被罵或扣薪什麼的,但可能會被其他人疑問「為什麼不幫忙接一下電話?」)而且通常代接電話這種事都是由公司裡最資淺的人來做,所以如果很不幸的是最資淺的那個人,就要隨時注意電話的聲響。我因為有電話恐懼症,所以剛進去時都不太敢代接,結果在每月一次的主管面談時就有被提點這件事(後續發生的事又是另一個很荒謬的故事了…)所以如果是剛進去公司真的要自己注意一下啊~

5. 服裝儀容

日本人很重視工作上外表的整齊,對他們來說這是一種對工作的尊重和專業度的表現。像我們公司的日本男性(大叔)基本上每天都穿一模模一樣樣來上班—襯衫黑褲皮鞋,(一樣到我都懷疑他們有洗有換嗎?)而且是不分季節,也就是就算在台灣的夏天那種熱得要死的天氣,他們還是會穿著襯衫若無其事的來上班(真的超佩服他們的毅力啊!而且還不會有汗臭味,這點倒是很讓人感激)

而雖然沒有明文規定,但我觀察公司裡的女性同事們絕對每天都化妝,穿著也相對比較日系OL感,裙裝居多,韓系打扮幾乎不太有,牛仔褲更是絕對不可能(有被禁止的)。更嚴格一點的規定是西裝短褲之類的不能穿,鞋子也不能露出腳指頭。這對之前在科技公司會穿T-shirt牛仔褲就去上班的我來說,是一個很大的坑(因為我沒有比較正式的衣服啊哭),後來治裝花了一筆不小的費用,不過因為我真的不太會日系穿搭,結果就是我都穿得很韓系去上班,也比以前還要認真的化妝(日本人雖然沒說但都偷偷在觀察,素顏去上班應該會嚇死他們吧哈哈)。

結論

其實日商的規定說少不少,說多…應該很多(笑),這裡列舉的只是其中一部分日常要遵守的明確規定,有一些是突發事件型,也就是碰到了才會知道的規定,等我碰到夠多壁之後再來試著整理分享看看。或許光是這五項就會讓人覺得怎麼規定這麼多~(的確比起我之前待的自由自在的科技業台商,日商的這類規定真的比較多)不過我自己覺得還是可以接受的,就像家有家規、國有國法,出來混就必須遵守人家的規範,這樣才能相安無事嘛您說是不是啊客官(老)

以上提供給對日商好奇或是有想要進日商的人參考囉!

(原文標題:5件我在日商感受到的職場文化差異


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