工作做不完、計劃趕不上變化、沒效率怎麼辦？永齡執行長劉宥彤的５招「善用時間」法
「一分耕耘，一分收穫」在變化多端之業界與工作環境，並不適用，在大多數人所做的努力中，百分之八十的付出僅僅能帶來百分之二十的結果。既然計劃趕不上變化、事情也沒有做完的一天，更要懂得分辨輕重緩急，並善用時間，永齡基金會執行長劉宥彤教你5種方法。
文／劉宥彤（永齡基金會執行長）
「善用時間」更優於「管理時間」，這個方法特別適合認知自己時間永遠不夠用，又經常面對變化多端環境的人。如果你總是發生計劃趕不上變化的事情，又想要投入的時間都有較高報酬或產出，可以試試看這個方法。這項方法的前提就是我們都同意，事情永遠做不完，也或許沒必要全部都做完，所以動態排列並調整優先順序，以八○／二○法則為操作核心。
所謂八○／二○法則，最早由義大利經濟學者帕列托（Vilfredo Pareto）發現。他在研究十九世紀英國人財富分配時發現，大部分的財富流向少數人的手裡，也就是百分之二十的人擁有了百分之八十的財富，後來就被稱做八○／二○法則。在大多數人所做的努力中，百分之八十的付出僅僅能帶來百分之二十的結果，這種現象可以說是無處不在；換句話說，所謂「一分耕耘，一分收穫」並不能解釋現實中的大部分情況，所以如果要運用在善用時間上，具體的做法是什麼？
一、想清楚再做，用對的方式做對的事情：
要開始做任何事情之前，盡量先把前因後果弄清楚，第一次就想辦法做好。在前面「三明治主管」這章中有說到如何「教出好幫手」，基本工作五字訣「判，懂，會，報，管」，其中的「懂」就是搞清楚內容。如果是要分工給別人做，寧願花時間把事情交代完整，確認分工的對象清楚目標和做法，把時間運用在「想清楚如何做」和「交代好怎麼做」。節省自己和別人的時間就是最大的禮貌。
二、主動去做，被動等待就是浪費時間：
如果有人說：「等我確認了再和你連絡。」那請你禮貌的問對方，如果沒收到連絡是否在某某時間可以再確認？或許會有很官僚或不耐煩的人不願給承諾，但自己的時間表自己掌握度高一點，總會比每件事都被人拖著要好得多。常遇到有同事拖延了工作，一問之下，才知道是別人的拖延耽誤了他，這種永遠都在「等」的難題，常需要拿出「上游思維」，老想著是別人的責任，終究不是辦法，或許主動協助上游解決問題才能更節省自己的時間。
三、找出重要的事情做，別在瑣事上鑽牛角尖：
人生不會因為你把事情做完而變順利，依據事情多寡決定以週為單位，或是二至三天為單位，甚至事情多時以一天為單位，決定出該好好做、認真做、投注心力做的事一到兩件，其他事或許有做就好，重要的事可以輪著來，但不用一起來。每樣都想滿分，就是樣樣不及格；每段時間中都做最重要的事，時間久了就樣樣都輪到，平均來說成果不會太差。
四、把時間鎖住：
剛好有時間，不用想什麼原本計劃之類的，把最近時間內最重要的事趕快拿出來做，短暫遠離手機及社群工具。我曾經為了專注工作把手機放一旁，竟一轉眼發現五通郭台銘先生的未接來電。所以大家要這樣做之前，也得先注意例如家人、小孩或重要人士的連繫是否不漏接，避免發生想像不到的意外。
五、把愛也列入輪值：
就算再好的安排，也不可能完美。記得把休息和家人相處的事也排入輪值的重要事項中，畢竟最好的充電，就是我們知道自己和所愛的人都是一直保持著連繫。
時間不歸我們管，但我們可以盡量好好用，而那些不受控制就這樣流逝的時間，也不用太擔心或太懊惱，就算時間因為發呆、耍廢、逃避而流逝也沒關係，這些原本就是用來調節人生的洩氣閥，因為永遠充滿氣的氣球會有爆炸的危險。把能用的時間拿來做重要的事，多一點時間就多做一點，時間有限就少做一點，不用在意每樣事情能不能都做完。輪流做，長期下來時間紅利就會給你很大的回饋，這是我在這幾年才感受到的一種心流狀態。
節錄自：遠流出版《 人生賽道，勇敢試也要勇敢放棄／劉宥彤 著 》
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