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日期 |2022.04.25

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工作做不完、計劃趕不上變化、沒效率怎麼辦?永齡執行長劉宥彤的5招「善用時間」法

「一分耕耘,一分收穫」在變化多端之業界與工作環境,並不適用,在大多數人所做的努力中,百分之八十的付出僅僅能帶來百分之二十的結果。既然計劃趕不上變化、事情也沒有做完的一天,更要懂得分辨輕重緩急,並善用時間,永齡基金會執行長劉宥彤教你5種方法。

文/劉宥彤(永齡基金會執行長)

「善用時間」更優於「管理時間」,這個方法特別適合認知自己時間永遠不夠用,又經常面對變化多端環境的人。如果你總是發生計劃趕不上變化的事情,又想要投入的時間都有較高報酬或產出,可以試試看這個方法。這項方法的前提就是我們都同意,事情永遠做不完,也或許沒必要全部都做完,所以動態排列並調整優先順序,以八○/二○法則為操作核心。

所謂八○/二○法則,最早由義大利經濟學者帕列托(Vilfredo Pareto)發現。他在研究十九世紀英國人財富分配時發現,大部分的財富流向少數人的手裡,也就是百分之二十的人擁有了百分之八十的財富,後來就被稱做八○/二○法則。在大多數人所做的努力中,百分之八十的付出僅僅能帶來百分之二十的結果,這種現象可以說是無處不在;換句話說,所謂「一分耕耘,一分收穫」並不能解釋現實中的大部分情況,所以如果要運用在善用時間上,具體的做法是什麼?

一、想清楚再做,用對的方式做對的事情:

要開始做任何事情之前,盡量先把前因後果弄清楚,第一次就想辦法做好。在前面「三明治主管」這章中有說到如何「教出好幫手」,基本工作五字訣「判,懂,會,報,管」,其中的「懂」就是搞清楚內容。如果是要分工給別人做,寧願花時間把事情交代完整,確認分工的對象清楚目標和做法,把時間運用在「想清楚如何做」和「交代好怎麼做」。節省自己和別人的時間就是最大的禮貌。

二、主動去做,被動等待就是浪費時間:

如果有人說:「等我確認了再和你連絡。」那請你禮貌的問對方,如果沒收到連絡是否在某某時間可以再確認?或許會有很官僚或不耐煩的人不願給承諾,但自己的時間表自己掌握度高一點,總會比每件事都被人拖著要好得多。常遇到有同事拖延了工作,一問之下,才知道是別人的拖延耽誤了他,這種永遠都在「等」的難題,常需要拿出「上游思維」,老想著是別人的責任,終究不是辦法,或許主動協助上游解決問題才能更節省自己的時間。

三、找出重要的事情做,別在瑣事上鑽牛角尖:

人生不會因為你把事情做完而變順利,依據事情多寡決定以週為單位,或是二至三天為單位,甚至事情多時以一天為單位,決定出該好好做、認真做、投注心力做的事一到兩件,其他事或許有做就好,重要的事可以輪著來,但不用一起來。每樣都想滿分,就是樣樣不及格;每段時間中都做最重要的事,時間久了就樣樣都輪到,平均來說成果不會太差。

四、把時間鎖住:

剛好有時間,不用想什麼原本計劃之類的,把最近時間內最重要的事趕快拿出來做,短暫遠離手機及社群工具。我曾經為了專注工作把手機放一旁,竟一轉眼發現五通郭台銘先生的未接來電。所以大家要這樣做之前,也得先注意例如家人、小孩或重要人士的連繫是否不漏接,避免發生想像不到的意外。

五、把愛也列入輪值:

就算再好的安排,也不可能完美。記得把休息和家人相處的事也排入輪值的重要事項中,畢竟最好的充電,就是我們知道自己和所愛的人都是一直保持著連繫。

時間不歸我們管,但我們可以盡量好好用,而那些不受控制就這樣流逝的時間,也不用太擔心或太懊惱,就算時間因為發呆、耍廢、逃避而流逝也沒關係,這些原本就是用來調節人生的洩氣閥,因為永遠充滿氣的氣球會有爆炸的危險。把能用的時間拿來做重要的事,多一點時間就多做一點,時間有限就少做一點,不用在意每樣事情能不能都做完。輪流做,長期下來時間紅利就會給你很大的回饋,這是我在這幾年才感受到的一種心流狀態。

《人生賽道,勇敢試也要勇敢放棄》劉宥彤著

節錄自:遠流出版《 人生賽道,勇敢試也要勇敢放棄/劉宥彤 著 》


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