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日期 |2022.06.15

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6大步驟,洞察大數據背後的意義,問題解決更輕鬆

文:為你而讀

原文標題:6大步驟,挖掘數據分析背後的商業洞察

6大步驟洞察數據:

越來越多的企業部門要做數據分析,HR也不例外。

以招募為例,就可以對人力缺口、人事支出、招募渠道有效性和拒絕Offer原因等進行數據分析。

究竟HR或其他企業部門執行數據分析時,有哪些工作、步驟要做?本文將從定義問題開始談起,談數據分析的六大步驟。

近期有越來越多的客戶找上我們做數據分析的顧問專案和訓練課程,有的單純是儀表板建置的技術問題、有的是資料盤點的問題、有的是如何呈現商業洞察的問題。這些問題,分別都是數據分析中非常重要的關鍵議題。

表面上看起來這是單點式的問題,但若從更宏觀的角度,你會發現,這些議題之間其實是有先後順序的。今天就讓我們來看看數據分析的六大步驟。

步驟一:定義問題

方向對了,努力才會有意義。因此第一步界定問題,是數據分析能否成功的關鍵。我們首先要了解,利害關係人到底想看到什麼?或是面臨了什麼問題?你可以透過訪談的形式,了解最終報表的閱讀者,他們的期待和痛點是什麼?該做些什麼事情滿足他們期待?該如何解決他們目前的問題。

步驟二:取得數據

假設你已經知道數據分析的方向,下一個難題就是「如何取得數據?」。可以先判斷,究竟是只要使用到自己工作常用的數據就好?還是需要跨部門取得數據?如果需要跨部門,那該如何取得權限?如果有了權限,接著要思考你到底需要哪些欄位?因為原始數據可能欄位非常多,可以告知對方你只需要哪些欄位。

在這階段,很多數據會因為權限關係無法取得,這時我們都會建議客戶,可以先用模擬的方式,模擬一份靜態報表,或是動態儀表板,讓對方知道,自己提供的數據,最後會如何被使用?以及能創造出何種價值?

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步驟三:清理數據

這大概是花費最多時間的環節。取得原始數據後,你可能會發現,資料中有空值、無效值、重複值、空白列。或者需要做資料關聯、二維資料轉一維資料。甚至是新增一個自訂資料行、切割原始資料行等等。若是從系統下載的報表,通常會被切分成多份,這時就需要將多份報表合併。如果這些動作重複性質極高,可以透過Excel巨集方式來完成。

步驟四:數據分析

如何將龐大複雜的資料,轉換成「商業洞察」,就在數據分析這環節了。要從何種維度進行分析?要用何種指標來衡量?都是這步驟的重點。例如一份銷售報表,可以從部門、銷售地區、產品,這3個角度來看。能用每月營收、YoY,也可以看逐年的平均訂單金額是否提升。透過這樣的排列組合,有助於你解決不同的問題,或者和不同對象進行溝通。

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步驟五:資料視覺化

你可以用簡潔的敘述性文字、表格、靜態圖表、動態儀表板,來描述你的分析結果。協助我們從數據中,獲取更有意義的訊息。找出商業機會放大商機,或者找出問題進行改善。透過資料視覺化,你將能夠更有效的回答業務問題,為所屬的組織創造商業價值。

步驟六:發布報告

每一家企業習慣的報告方法不一樣。

第一,可以從報告本身的形式來看,是靜態的PPT、Word,還是動態的儀表板。

第二,也能從頻率角度來看,使用者需要多久查看一次?每小時?每天?每週?每月?季?

第三,還能從權限的角度,誰可以瀏覽全部的報表?誰只能瀏覽部分的資訊?甚至也能從裝置的角度,是辦公室內的大電視看板?個人桌機?個人手持裝置?

當我們從時間的先後順序來看,就可以預知,下一階段可能會產生什麼問題?或者該提早做哪些準備?

以上這些就是執行數據分析的主要六大步驟。

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