8種讓人抓狂E-mail錯誤:什麼都要「全部回覆」、「CC」每個人

天下雜誌
2023.12.08
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你是否收過那種自己明明跟信中講的事不相關,依然被「CC(副本)」的信?也有一些人很習慣凡事CC主管,儘管可能只是在討論例行事務,或還在很初階討論階段。這種電子郵件錯誤,不但顯得不專業,也浪費別人時間。以下整理工作能力強的人,絕對不會犯的email錯誤,快來看看是不是有很強烈的既視感。

文/張詠晴 由天下雜誌授權轉載

問問經常使用電子郵件溝通的人,哪些事情最讓他們惱怒,他們通常會話匣子大開。如果在工作或商用上,寄送電子郵件的習慣不好,輕則顯得不專業,嚴重的話,可能還涉及公開他人的個資。

一、送出信幾分鐘後,寄件者又直接走到你旁邊重複email裡所有的事

當你對某人寄出email,勢必是考量過這就是溝通這件事的最好形式。如果在寄出後,你又跑去跟他本人從頭到尾說一次,其實是在浪費彼此的時間。

(延伸閱讀:你會對同事「桌邊轟炸」嗎?直接到同事座位問問題,很失禮嗎?

二、副本給太多不相關的人

許多人反映,受不了寄件者寄出email時副本給太多人,或是自己明明跟信中講的事不相關,依然被「CC」了。

把一個無關的人拉進email裡,顯得不專業,也浪費他人的時間。當討論進行著,不相關卻被「CC」的人,可能因為不想漏接球,必須時不時地點進去看自己是不是被交辦了什麼事。

有一種「CC」,則是凡事「CC」給主管。部分人很習慣把主管CC進電子郵件中,儘管可能只是在討論例行事務,或是還在很初階討論階段。通常會這麼做的人,是想展現自己有在做事,或是想把主管拉進脈絡中,時不時要他主持正義和公道,工作能力強的人,一般不會、也不需要這麼做。

三、意外按下「回覆所有人」

想像一下你寄信給8個人,但其中一個人想知道為什麼自己也收到這封信,本來想單獨問你,卻不小心按了全部回覆,就這樣所有人都看到你們本該私下討論的事。

另一個情況可能更嚴重一些,試想一家公司寄產品介紹信給許多的潛在客戶,或是公關公司大量寄新聞稿給媒體,但是忘用了「密件副本」(BCC),所有聯絡人電子信箱都見光了。假如其中一個收件者因為有興趣,想索取更多資料,於是按了「全部回覆」,這麼一來,除了暴露個資外,其他收件者也被迫收到與自己無關的回信。

類似事件引發的糗事層出不窮,甚至可能涉及暴露個資,按下回信時,真的要多檢查幾次。

四、用了不適合的開頭或結尾祝福語

員工福利平台PerkBox近期一項調查顯示,以下幾種開頭和結尾其實蠻惱人的:

  • 「Happy Friday!」或是週末愉快:這樣的結尾對週末需要加班的人來說,顯得不太貼心。
  • Hey:太過隨興,不夠專業。
  • 敬啟者(To whom it may concern):太過懶惰、制式,顯得你懶得多想一下問候語。

五、在信裡使用老套的話

調查顯示,這幾種信裡常出現的話很惱人。

「請確保xxx得知相關資訊與最新進度」、「正如我上一封信所說」:這兩句話傳達的情緒都比較負面和消極,背後的意思可能包含「我覺得xxx可能不在狀況內」,或是在說,「我之前說過了,不想再說一次」。

「先謝過了」:儘管每個人都希望自己的付出被感謝,但這句話讓人感覺有些自以為是。如果你知道對方會做你所要求的事情,而且你是真心想表達感謝,那是可以的。但這可能被視為一種強迫,而且根據Perkbox的調查結果,這十分惱人。

六、把名字寫錯

這真的無法自圓其說,畢竟這是最基本的要求和一種尊重。

一位接受調查的人也提出,最討厭人們擅自簡化她的名字。比方說,因為名字裡頭有「安」這個字,不熟的人回信給她,就逕自叫她「小安」。

七、用連環郵件轟炸別人

想像一下你們正在透過email與同事或客戶討論一個議題,但你們已經討論很久了,這時候發現你需要問主管一些事,你會怎麼做?

A.透過電話或親自找他說明狀況,再將長長的email討論串轉寄給他。
B.先為一連串的email討論寫個概述,接著再轉寄長長的email討論串給他。
C.直接轉寄討論串,上頭加註請看下方。

在這種情況下,A或B做法可能是OK的。但請避開C做法,因為最可能的情況是,他要從又臭又長信件中,找他所需要的資訊

八、搞得什麼都很急

在Microsoft Outlook中,有個設定是讓你標註高重要性或不那麼急迫的信,但有些人就是會把自己所有寄出的信都標註「高重要性」。

在沒有這項功能的電子郵件系統中,有人則選擇自己在信件主旨標註「急!!!」但當所有事都被標註很重要、很急,無法產生相對性,就變成什麼也都不急了。

(資料來源:Fast Company, CPA Practice Advisor)

(原文標題:工作能力強的人,絕對不會犯的email錯誤


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