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日期 |2022.05.16

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有效執行目標的8大方法!掌握目標管理PDCA(二)

文:石博仁

原文標題:有效達成目標與追蹤 (Do、Check)–目標管理PDCA完全實務系列二

重點議題

當我們設定好數個部門(單位)或個人目標後,接下來必須思考要達成每個目標,必須具備哪些條件?事先預想好可能會遇到的困難與解決方式。

筆者擔任企業講師多年,授課超過100家企業,整理出成功達成目標的8大方法,包括列舉目標的困難與障礙;將目標寫在筆記本、行事曆等,隨時查閱、提醒自己;以及把目標切割成若干小目標,定期檢核、追蹤。

文末也會提供目標設定與檢核方式建議,供大家參考。

一、做好執行目標前的準備

當我們設定好部門(單位)或個人目標3~9個時,接下來每個目標也必須思考以下幾個問題,將有助於有效達成目標。

  1. 達成這個目標須具備哪些要素或條件?
  2. 在執行這個目標的過程中未來有可能會遭遇哪些困難障礙?
  3. 事先預想可能解決以上困難障礙的方式?
  4. 如何展開行動計畫與步驟?
  5. 與團隊成員相互檢視目標進度的時間與頻率?

如能思考好以上這五個問題,將有助於順利地展開目標計畫時程表。

二、達成目標的有效成功方法(Do )

在授課一百多家企業「目標管理」的經驗中,整理出成功達成目標的八大方法,與各位分享如下:

方法1:將3~9個目標列舉出來(目視化)

將這一期(當季或當月)的目標全部列舉出來,並以「SMART原則」依個人喜好習慣寫在筆記本、醒目的看板、便利貼、行事曆,或者輸入在手機上,以利方便隨時可查閱,提醒自己時常看著完成期限,催促著趕快執行目標,此方法叫做「將目標目視化」。

Specific 特定的 要清楚說明具體的,而不是一個概略性的
Measurable 可衡量的必須用量化的指標來訂定
Achievable 可達成的具挑戰性且實際可完成的
Relevant 有關連的必須與總目標或工作表現的重點相關
Timely 有時間範圍的在限定的時間內完成
「SMART」原則

過去,我個人比較偏好寫在便利貼,將每一個目標寫在一張便利貼上,然後貼在辦公室座位的屏風上,每天不斷地看著目標,並且提醒自己趕快去完成它。當完成該目標後,就把那張便利貼撕下來丟掉。如此地運用下來,很自然地不會忘記或遺漏掉該執行的目標。現在,因手機的便利,則習慣輸入在手機的備忘錄上,也能達到同樣的效果。

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方法2:尋找過去相關成功與失敗的經驗

當我們要執行目標之前,首先,自我提問:「我們公司是否曾經做過類似成功的經驗?或失敗的經驗?」因為,找到公司曾經做過的成功經驗,就可以快速地模仿或複製類似的經驗,或者酌情修正方法來滿足現況的需求,這樣的做法是最有經濟效益的。當然,公司曾經做過的失敗

經驗,也是相當地寶貴,它能讓我們避免重踏覆轍,所以,大部分的企業非常地重視內部訓練的經驗傳承,以及文件檔案的知識管理。

過去,我在從事人力資源工作時,為了解決「操作員薪資科目過於複雜」的問題,設定的目標是將現有操作員十個薪資科目,精簡成七個薪資科目,但前提是,薪資不能增加或減少。

在執行這個目標之前,首先,自我提問:「我們公司是否曾經做過類似成功的經驗?或失敗的經驗?」於是,找遍了全公司資料庫,發現三年前有過失敗的經驗,失敗的主要原因有兩項:第一原因是,七個事業部的操作員要整合成同樣適用的七個薪資科目,過程相當地困難;第二原因是,變更勞動條件需徵得工會同意。所以,此檔案資料就相當地彌足珍貴,幫助了我精簡、快速地找到關鍵的原因,並且有效地達成這個目標。

如果,我們公司沒有類似成功或失敗的經驗,那該怎麼辦?可以著手尋求上下游相關廠商成功或失敗的經驗,因為,同產業的經驗比較接近,模仿或複製的成功機率會比較高。若無同產業的經驗,只能參考產業外的個案,但畢竟還是隔靴搔癢,參考的價值就相對地低很多了。

方法3:列舉目標的困難與障礙

在執行目標的過程中,是否曾經有過這樣的經驗:「做到了一半才發現怎麼有這些困難與障礙?早知如此,何必當初?」也就是我們常常聽到的:「千金難買早知道」。何不嚐,在規劃如何執行目標之前,就要預先設想有可能會發生哪些困難與障礙,相對地,針對每個困難與障礙做有效的預防措施,如此,將會「胸有成竹」地更有信心地邁開步伐執行目標。

方法4:排定行動計畫與步驟

當我們預先設想可能會發生的困難與障礙,以及規劃好預防措施,就可以進一步地排定行動計畫與步驟。值得注意的是,每一個行動計畫與步驟應該配置主辦與協辦人員,以降低、管理風險,因為,如果主辦人員離職或請假,至少還有協辦人員可以維繫工作品質,以確保此項目標的執行進度。倘若是同一部門的成員執行行動計畫與步驟,由老鳥擔當主辦人員,菜鳥擔當協辦人員,也不失是個好方法。

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方法5:將大專案目標切割成若干小專案目標

美國有一位非常有名的社會科學家馬斯洛(Abraham Maslow),有一次,在美國某縫紉機工廠做了一個實驗:

情境一:新人在接受一週的訓練後,告訴他們十週以後,就能達到示範者的標準,結果到了第十四週,才做到目標的66%。

情境二:另一批新人,除了給最終的目標之外,又給了每週的子目標,同樣地十四週後,不但達成目標,更超前原訂的最終目標。

所以,一個大的專案目標必須切割成若干小專案目標。或者,將年度目標切割成半年度目標、季目標、月目標,甚至規劃到週的行動計畫,這樣將有助於目標的達成。特別是針對經驗不足或菜鳥成員,更需要切割成更細小的子目標,並且緊密性地檢視追蹤與協助,以確保目標的達成。

方法6:和同事及朋友分享目標

如能將目標「想出來」,並且用「SMART」原則「寫下來」在筆記本或電腦上,近一步地和同事及朋友分享專案目標,將它「說出來」,將有助後續的執行目標「做出來」,也就是說,有了目標的想法、寫法與說法的正向「因」,將有助於產出做法的正向「果」,才會真正地落實知行合一。因此,同部門的團隊夥伴一起討論如何設定目標,每個夥伴再覆述說明承接的目標或任務,不失為達成部門目標的好方法。

方法7:和同事建立共同的目標

記得剛進入高中求學時,同學之間互相不認識,彼此相當陌生,學校剛好舉辦籃球比賽,我與同班同學一起加入球隊練球,以及參加籃球競賽,不到一個月期間我們建立起革命情感,在高中三年期間成為最麻吉的夥伴,現在回想起來,為什麼感情會這麼好?主要原因是當初建立了比賽求勝的「共同目標」。

到了企業工作,與同事建立了共同目標,彼此相互提攜與砥礪,甚至會提醒對方執行的進度如何?是否遇到困難障礙?因為,若有一方沒有做好,大家會被拖下水,績效將會打折扣。所以,和同事建立共同的目標,不僅可以建立人際關係,增進彼此革命情感外,尚可彼此互相幫忙,有效執行與達成目標。

在團隊中,將老鳥與菜鳥建立共同的目標,由老鳥當主辦人員,菜鳥當協辦人員。如此可以讓老鳥教導菜鳥,同時,菜鳥也可邊做、邊調整、邊學習,真是一舉數得。

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方法8:將目標當做有意義且很有趣

根據心理學上的研究,EQ高手的工作內容不論是行政工作、業務拓展、製程改善、還是研究開發等,在完成挑戰的目標「為何而做」的背後因素時,總是以「在工作中發現樂趣」居多。如能深切領悟「為樂趣而做,而非為錢而做」的道理,在執行挑戰的目標就能感受如魚得水的有趣好玩。

當我們聚焦在「有意義且樂趣」的挑戰目標時,不但愈做愈有幹勁,工作績效表現愈佳,金錢的回報則自然而來敲開幸福大門;如果整天背負著「為錢工作」的沈重十字架,就很容易深陷「無奈」的愁雲慘霧,既賠上心情,又折損了績效,恐怕大筆的獎金也架著翅膀遠走高飛了。

如何從工作中獲得樂趣?關鍵在於「自助助人」,不斷提醒自己完成的工作目標與解決問題,對公司與自己有哪些好處,幫助公司的同時,也是在幫助別人,更是在幫助自己享受工作的樂趣。如此將會發現,活在當下的工作有意義且很有趣。

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三、有效檢核與追蹤目標(Check)

在團隊中,對於夥伴成員在執行目標的過程應設定檢核的時間與方式,然而,追蹤的頻度高低將視其「成熟度」而定。也就是說,夥伴成員的成熟度愈高,追蹤的頻度愈低;夥伴成員的成熟度愈低,則追蹤的頻度也就相對地愈高。

每一個目標可以將階段性的里程碑(milestone)設定為檢核點,或者在例行會議(週、月、季)設定為階段性檢核點check point ,設定與檢核方式可參考如下:

目標:4/1~6/30完成市場調查報告日期檢核方式相關人員
1.擬訂市調問卷初稿 4/15 開會討論郭靖、黃蓉
2.市調問卷完稿4/22開會討論陳大為、郭靖、黃蓉
3.確認市調人員6人5/1人員名單
4.訪訓市調人員3小時5/15 會議室訓練黃蓉
5.市調問卷完成600份 6/15口頭報告陳大為
6.擬訂市調報告初稿6/20開會討論陳大為、郭靖、黃蓉
7.修正與完成市場調查報告 6/25書面總結陳大為

目標如果沒有量化,就無法評量,也就無法計算達成率與計分(原則上達成率80%為80分、達成率100%為100分,以此類推),更無法評估有效的改善與成長。因此,期初設定目標的量化部份,主要目的在於期末績效評估與面談時,檢核其目標的達成率,以便於後續的計分與改善

有的企業也會用顏色燈號管理來區分目標達成率的程度,例如目標達成率60%以下顯示紅燈、達成率60%~80%之間顯示黃燈、達成率80%以上則顯示綠燈。以利區別哪些目標必需效果維持、哪些必須反省檢討與對策矯正、哪些必須調整或修正,做為下ㄧ期設定目標的重要參考依據。

如果目標達成率低於80%,通常被定義為「問題」了,必須找其改善的原因與對策,並列為下一期的改善目標。

上一篇:這樣設定目標最有效!掌握目標管理PDCA(一)

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