開會了老闆遲到，要準時開始嗎？一招靈活應對

開會有人遲到不稀奇，但萬一遲到的人是老闆，擔任主持人的你，會議要準時開始嗎？專家建議，這時務必要掌握遲到者的狀況及明確可抵達的時間，決定是否調配議程，與遲到者無關的議程可以先行討論，萬一沒有議題可以提前討論，就讓「維他命話題」派上用場。

文／陳麗卿（Perfect Image陳麗卿形象管理學院創辦人）

會議有人遲到，你會等嗎？

這是我在國際商務禮儀訓練課程中，常問大家的問題。曾有學員提出，「那要看遲到的人是誰！」語畢，觀眾席間也掀起熱烈討論。

不過，站在國際商務禮儀的觀點來看，不論遲到的是誰，都應該「直接開始會議」！

讓我們想像一下：如果你是公司裡總是準時的那一位，可能會有這種不平衡的感覺---明明自己準時，卻要耗費時間等待姍姍來遲的人，除了浪費時間，也覺得「等待是給準時者的懲罰」，而遲到者卻能夠「享受被等的優越待遇」。

眾所皆知：準時是職場必要禮儀，然而我們卻沒想到：準時其實包含著2個意涵：「準時出席」和「準時開始」！但問題來了...如果遲到的是老闆或會議的關鍵人物，還是要準時開始嗎？

如果老闆遲到，建議負責人務必即時聯絡老闆，詢問是否需要等他到了才開始？如果老闆說不必等他，可以進一步提議「在您抵達之前，是否可以先讓大家討論某某議題？」這麼一個小動作，不僅讓老闆掌握狀況，避免讓大家枯等，也為老闆減輕遲到的尷尬。

如果你是老闆或主席，而預測自己會遲到，事先主動聯絡、說明、安排，讓其他人可以先行開始或做其他事，是最好的做法。

掌握遲到who＆when，靈活調配議程

如果你擔任會議召集人或主席秘書，務必要掌握遲到者狀況：who（誰會晚到）和when（何時到），並以明確的說法告知主席，例如「研發主管會遲到10分鐘」。

千萬避免模糊籠統的訊息（例如「有一些人」會晚到，或某某人「快到了」），模糊訊息只會讓主席無法確切掌握行程，甚至拖慢會議效率。所以，若對方說快到了，你不妨進一步引導對方講出較精確的訊息，例如問：「您大概會在10分鐘後抵達？還是20分鐘？」總之，訊息一定要即時且明確，才能讓會議主席快速應變，決定是否需要調配議程順序，確保討論重要議題時，沒有「關鍵人物」缺席。

相對地，如果遲到的人與這次會議的其中一個議題無關，則可以先行討論，以提高會議效率！需要特別注意的是，這裡說的「關鍵人物」因議題而異，可能是老闆或高階主管，也可能是部屬，例如某個project的執行者，或特別需被「盯」的人...。

維他命話題，讓等待不煎熬

然而，萬一沒有可以提前討論的議題，並且因為「關鍵人物」還沒到而不宜直接開始，這時「維他命話題」就可以派上用場了。

維他命話題，意即「聽到的人賺到了，沒聽到的人不會受影響」的話題，例如公司最近的小改變，最近觀察到的產業脈動，與廠商分享公司產品的故事...等，讓準時的人不會埋怨浪費時間，遲到的人也不致錯過重點。因此，建議所有有機會主持會議的職場工作者，都要準備一些「維他命話題」，如果真的需要等待，就可以隨機應變拿出來使用。

從下次會議開始，就用以上方法來掌握時間，邁向更輕鬆順暢的工作效能吧！

（轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專）

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