寫一張「失敗履歷表」:從工作犯錯中脫胎換骨,檢討覆盤的5步驟實作方法

整理一份「失敗履歷表」,可以幫助自己善用工作犯錯、職場挫折的機會,從經驗中學習。本文作者分享5步驟撰寫「失敗履歷」,她運用這套方法檢討覆盤,留意自身工作經常出現的優缺點,最終提出「行動原則」,並努力實踐以提升未來的工作表現。

文/艾小姐的日常筆記

我們都希望職涯之路可以一帆風順,但是人沒有經過挫折,通常是不會反思的。我們當然可以事前多做準備,盡量降低在工作中犯錯的機率。不過假如真的犯錯了、踢到鐵板了、被老闆/客戶罵了,要怎麼善用這次跌倒的機會,改進自己並且提高未來表現更優異的機率呢?

從大學的最後一年開始企業實習,我或多或少遇過職場挫折,不小心犯錯了被罵、未注意到實作細節等,影響範圍或大或小,但初期並沒有留意到錯誤的相似性。畢竟人性使然,會想迴避指責,因此多半認為別人也有錯,或者是環境制度的問題云云。直到兩年前,我開始羅列主管、同事、外部合作廠商等來自四面八方的回饋,無論正面、負面都將其逐一收集起來,也包含記憶當中,過往數年的實習與正職經驗。漸漸地,我留意到回饋裡出現共同點,那些正是我在工作時常出現的優缺點。

於是,我決定暫時放下「別人也有問題」、「是環境不對」這樣的想法,將目光拉回到自己身上。畢竟我也只能在可掌控的範圍內,盡量做好自己力所能及的事情。因此,我慢慢研擬出一套檢討覆盤的方法:

Step 1. 寫一張「失敗履歷表」

首先,就像平常寫履歷表一樣,將時間、公司、哪份工作列出,然後把你能想到的所有回饋條列下來。由於這只是寫給自己看的,應盡量詳實地還原當時情境、犯了什麼錯,誠實面對自己當時的不足,就好比在驗屍一般,細細寫下每一個環節及出錯的地方。

失敗履歷表舉例:

  • 2016 Jan-Jun OOO媒體公司
    1. 跨部門溝通,尚未確認主管意思,導致其他部門主管認為人力工時被浪費,造成誤會
    2. 文案內容有誤但仍發布,因未確認該文案通過檢查,即將文案排程上架
    3. 熱心幫忙線下行銷活動,善盡接待與機動組的職責
  • 2017 Oct - 2019 Nov XXX財務顧問公司
    1. 客戶抱怨超過24小時才回信太慢
    2. 客戶提供資料有誤,但我一個月後才發現,以至於客戶抱怨太晚提醒他
    3. 清楚說明客戶應留意事項,並就各國別客戶的法規國情差異做說明,被稱讚十分專業
  • 2020 Jan - 2022 Dec ☆☆☆資訊顧問公司
    1. 專案有實務困難,但未清楚與主管溝通,在勉強執行的情況下,最終碰壁,自己感到窒礙難行,主管也對進度現狀有所不滿且仍不清楚障礙為何
    2. 技術研究扎實,讓我對相關單位說明專案內容時比較有底氣,至少就技術面可以清楚解釋原理及目前專案的技術優勢何在


Step 2. 區分出優點與缺失

全部列出後,可以進一步依據回饋是正面、負面。做得好的部份、被稱讚的優點,是你應該繼續保持的部份;做不好的部份,就是這份「失敗履歷表」最有價值的地方。如果項目較多,也可以依據回饋的類型(例如:事務型工作方法、溝通困難、專業知識不足等)進一步分類。


Step 3. 找出「問題本質」

延伸出「 →問題本質」,以辨認問題的根本在哪,未來才可能避開誤區。這邊要寫的,不再是單一個案,而是析出問題核心,例如應注意未注意、應確認未確認,做事的優先順序錯誤,還是溝通時彙報的次序錯誤。必須要將之簡化為一個概念

淬鍊出「失敗履歷表」各項目的本質
2016 Jan-Jun OOO媒體公司
缺失1. 跨部門溝通,尚未確認主管意思,導致其他部門主管認為人力工時被浪費,造成誤會
2. 文案內容有誤但仍發布,因未確認該文案通過檢查,即將文案排程上架
→問題本質:「確認」做得不夠扎實,應確認目的、時程、是否已經知會相關單位主管,再展開行動;文案發布也是應該「確認」經過審核,再行上架。
2017 Oct - 2019 Nov XXX財務顧問公司
缺失1. 客戶抱怨超過24小時才回信太慢
2. 客戶提供資料有誤,但我一個月後才發現,以至於客戶抱怨太晚提醒他
→問題本質:客戶需要「掌控感」,一看到信,就算無法立刻查詢完他的疑問,也要先以電子郵件或電話初步回覆,讓他知道他的需求已經被受理;至於資料有誤未即時發現,則是因為我按照時間排程走,沒有在收到客戶資料的第一時間就檢查,但其實收到文件後立刻檢查只會花15到30分鐘,卻能幫客戶爭取多一個月的資料蒐集時間,為彼此保留時間緩衝
2020 Jan - 2022 Dec ☆☆☆資訊顧問公司
缺失專案有實務困難,但未清楚與主管溝通,在勉強執行的情況下,最終碰壁,自己感到窒礙難行,主管也對進度現狀有所不滿且仍不清楚障礙為何
→問題本質:未於第一時間誠實面對專案本質上的困難,也沒有鼓起勇氣去和主管溝通現實面的障礙何在,於是在「無法說服自己」的情況下,仍勉強執行,同時又消耗了時間。

Step 4. 擬定「行動原則」給自己改進的機會

人性使然,應該沒有人喜歡細數自己的錯誤,畢竟回想起失敗的滋味,或被指責時的負面情緒,對個人而言都是負面的經驗。但透過析出問題本質,可以讓我們避免「抓戰犯」式地究責,把目光聚焦到「如果再遇到類似情境,如何解決問題?」因此最終要提取出未來的「行動原則」,並努力實踐,以提升自己未來的工作表現。若是徹底地反省後,能萃取出這樣的「行動原則」,也等同是再給自己一個改進的機會。

由問題本質總結出行動原則舉例 (Source: Amelia自製)
由問題本質總結出行動原則舉例(圖片來源/Amelia自製)


Step 5. 養成定期檢討覆盤的習慣

經過全盤檢討後,可以放下挫折,將目光聚焦在如何依循行動原則,改善自己的職場表現。此外,就像車子要定期保養一樣,可以每週覆盤一次,看著自己列出的行動原則,想想是否都有盡力做到?有想增加的內容嗎?

相信隨著從經驗中學習,失敗履歷表,也可以變成讓你脫胎換骨的良藥。這篇講的是從自己的經驗裡學習,下次再寫一篇關於如何藉由觀察他人萃取值得學習的經驗。

(原文標題:【職人筆記】寫一張「失敗履歷表」:檢討與覆盤的實作方法

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