開會討論沒效率讓人抓狂嗎？或許你該嘗試時間流程管理｜職場工作術
總是覺得開會沒效率？大家都講不到重點？會議結束後好像又沒得到結論？一天花在開會上的時間超過一半卻缺乏效率嗎？或許你也該試試看時間流程管理，改善會議品質！
文／Kyria (張淳絪) 專業職場職涯教練/個人品牌教練
原文標題：開會開到火大？試試時間流程管理
開會開到火大，每個人多少都有過這種經驗吧？那你有沒有細想過，對會議不滿意的原因是什麼呢？
當然會議內容是否切身相關、與會者是否準備充足、會議中討論的氣氛… 甚至連會議室空調是不是壞了，都可能影響我們對一場會議的最終評價。不過，「真是浪費時間！」應該是最常聽到的抱怨了。
之前在躍升中高階主管的必修課 – 從專業管理到系統流程管理這篇文章中談過，中高階經理人需要跳脫倚仗既有知識技術的舊習慣，透過系統架構管理來達成更大格局的策略領導。
既然這個階層的主要職能，都跟提升系統架構的運作密切相關 (例如：激勵團隊、授權與監督、懂得衡量下屬績效、橫向溝通合作、解決內部矛盾…)。「召集及運行有效率的會議」的能力就更顯重要了。
本文目錄（點選連結可直接前往該章節閱讀）
● 人性的六種時間結構
◇ Withdrawal 退縮
◇ Rituals 儀式
◇ Pastimes 消遣
◇ Activities 活動
◇ Games 心理遊戲
◇ Intimacy 親密
● 會議的內容和流程管理
● Meta 視角
在企業中工作，「讓會議更有效率、讓會議有更大產出」算是老生常談了。為了達到這個目標，經理人們多半從會前準備、簡報格式、會議記錄… 著手，卻鮮少想到跳脫出來觀察時間和流程的管理。
然而從時間流程下手，更能達到事半功倍之效。
其實「時間結構」是一門有趣的心理學理論，不過針對職場情境，我想用比較輕鬆的方式，談一談領導者們的應用。無論是一對一檢討、團隊內小組討論、跨部門大型會議，都可以思考一下自己的會議領導風格，一點小小調整，就能帶來更大的會議績效！
人性的六種時間結構
你有沒有注意過，自己與人相處時是如何度過時間的呢？其實每個人都有不同的時間使用判斷和使用方式，也就是說，雖然大家即將一同度過兩個小時的開會時間，但每個人期待、認為「有效率」的時間結構並不一樣。
心理學家 Eric Berne 的 Time structuring 理論將人與人之間的交流共處，歸納為六種時間結構：
Withdrawal 退縮
這是一種自己抽離，不與人互動的打發時間方式。例如發呆、做白日夢、自言自語… 。這種時間可以帶來一種無拘無束的自由感，或達成自我安撫，但對與人交流是沒有幫助的。
就算在會議中，有人照樣能「人在心不在」：軀體跟在大家坐在一起，但精神和思緒完全在別處神遊。
其實在剛進入會議時，我們多少都「還沒有進入狀態」，處於退縮階段，尚未置身於有意義的共同活動中。領導者在這個時間，需要加強「注意力暖身」，讓大家彼此產生連結，並與活動目標產生連結 (例如與會者自我介紹、提示會議目標及大綱…)。也就是讓大家盡快離開這種抽離的時間使用方式，轉換為更有意義的時間使用方式。
然而，在會議進行中，也可能有人會自己切換到這種時間模式。或許，當我們看到有人如此「心不在焉」，就覺得「我這麼認真投入，他竟然在放空」而生氣。其實他不見得是不重視、不努力，只是此刻因為某些原因，他選擇用抽離方式度過時間。
Rituals 儀式
這是一種透過簡單而固定、可預期的社會化行為，來度過時間的方式。如同小時候老師一進教室，班長就喊起立、立正、敬禮一樣，大家一起度過的這幾分鐘，跟授課學習的實質活動內容沒有關聯。
每一家公司各有文化、習慣，進了會議室，總免不了彼此打招呼，甚至連座位分配都可能推攘一陣。但是每個人對於這段時間的使用長短，都有不一樣的判斷。有些人覺得一分鐘就可以了，有些人覺得五分鐘才恭敬、才有人情味。如果把自己的判斷硬套到大家身上，可能會還沒開始，在這個階段就覺得好浪費時間而生氣了。
像我曾經是那種一坐下來，文件往桌上一擺就喊「好！我們開始吧！」的人，結果給人一種雷厲風行的印象，還曾經被上司提點「開會除了解決問題，打好關係也很重要」。從臺灣轉戰法國職場後，發現跟歐洲人開會，打招呼時間要比全部都是亞洲人的場合久得多了！更加印證每個人因為個性、文化等差異，對於時間使用的方式有不同的判斷這件事，而在國際職場工作，這種體認和適應尤其重要。
Pastimes 消遣
這是一種為了度過時間而度過時間、大致上可預期的時間結構。例如講講咖啡蠻好喝的、這場會好多大老闆來啊、誇某人簡報做得真漂亮… 或是會議一開始時，報告一些例行性、跟主要活動沒有直接關係的資訊。
這種時間結構的好處，是可以讓人們很快地進入有來有往的溝通模式，但不一定會拉近彼此的內心距離。每個人對這段時間的判斷都不一樣，對有些人來說，可能覺得大家一直言不及義，或是講一堆流水帳… 然後就默默煩躁生氣了，心中大喊「不要閒聊了啦！講正事！」。
其實，我們可以把這段時間理解為在社會化的固定儀式後，每個人多少都會需要找點話講，讓自己顯得比較投入這個聚會中。如果領導者能營造出讓每個與會者都被接納，沒有人被排除在外的氣氛，就能減短這段消遣時間了。
Activities 活動
這是以有意義的思考和工作來度過時間的方式，有主題、有規劃、有目標、有評量。以會議來說，就是所謂的「討論正事、極大化產出」。
在職場上，我們當然會希望大部分的時間都用於「正經活動」。然而這段時間中，人與人之間的情感交流是比較弱的。另外，活動時間可能帶來完成工作的成就感，也可能因為互動中產生摩差，導致負面效果。
正如親子關係不能只建立在「媽媽煮飯給你吃，吃飽要檢查功課」這種純活動上，身為主管，如果一味強調團隊把時間都用在「正經活動」上，同事之間只是「一起工作的人」，對團隊合作和向心力未必是好事。
Games 心理遊戲
這是一種以一連串曖昧的互動，度過時間的方式。可以是正面的，例如某同事肯定你的報告準備充足，你回敬「哪裡哪裡，也謝謝你剛才的補充」，然後他又說「沒什麼，也是因為你的圖表清楚」… 兩人互謝個沒完。但也可以是負面的，例如宮鬥劇中常見的「指桑罵槐、顧左右而言他、話中有話」行為。
這種心理遊戲看似沒什麼大不了，其實對人與人之間的交流不利。因為無論剛開始只是好玩、只是無意識的反應、只是有樣學樣… 重複進行到最後，彼此都會有不好的感受。即使是上述的互謝互誇，重複到後來，雙方或許都會懷疑是否只是客套，更糟的情況下，還可能當作是諷刺。
心理遊戲在會議中更是浪費時間又沒有實質產出，甚至產生負面影響，結果讓與會者覺得「真是一場開得很不舒服的會議！」。而要終結心理遊戲的方法，就是秉持誠懇的態度、避免曖昧的溝通方式。例如被肯定時，真誠地說謝謝就可以了，在會議中有異議，也禮貌而坦然的表達就可以了。
Intimacy 親密
在六種時間結構中，親密時間是最深度的交流，彼此都以真誠的態度，溝通真實的想法和感受，甚至不再遮掩自己的弱點。
這種度過時間的方式，常見於伴侶、友誼中。但在職場上，卻會讓人覺得這麼深度交流有點冒險。因為當我們坦然表達對一個人的欣賞，若對方沒有回應，甚至回絕我們的好意，我們可能會覺得很受傷。
若一場會議中，與會者都抱著互助互利的精神，彼此給予誠實的回饋，當然能大幅增進會議績效。然而，這不是靠設計會議流程就能達成的，畢竟同僚之間的互信、團結，要靠日積月累的經營。
會議的內容和流程管理
會議的目的，是集合眾人智慧，透過開放的溝通，一起達成最佳決策。身為召集會議的主管，需要同時重視會議內容和時間結構。
在會前準備流程大綱時，就可以同時預估每個階段的所需時間，並預留幾分鐘的暖身寒暄，營造沒有人被排除的氣氛。如果在會議之前先對「時間流程」取得眾人共識，大家對時間分配就會比較有心理準備，對自己的材料和發言長度也能掌握得更好。例如「這次我們有兩個小時，先花大概 10 分鐘看市場狀況，再花 10 分鐘了解新品進度和遇到的問題，然後我們會有大約 30 分鐘討論解決方案… 」。
常常大家開會開到火大，不一定是對內容有歧見，而是對這段時間的使用方式和行進速度有歧見。
當然在現實生活中，會議不可能 100% 按照原定計畫進行，而領導者就要扮演舵手的角色，透過觀察會議的行進狀況，決定何時加速、何時放慢、何時轉換流程，並且，懂得與大家溝通這個時間流程轉換的決定，產生新的共識。例如「這個問題比我們預期的棘手很多，我提議多花 15 分鐘好好討論清楚，至於另一個專案的事情，既然距離交期還有一段時間，這次就先略過，下次再優先討論。大家都同意嗎？」而不是單純因為事情棘手，就任意延長討論時間，自己心裡預估 15 分鐘，其他人卻不知道會延長多久，結果大家無節制地越講越久，甚至離題，另一個專案的負責人卻急得跳腳。
掌握了時間結構，也需要注意內容管理。如果一場會議沒有明確的目標、流程、評量規劃，「活動」時間就可能變得雜亂無章，以致於有些人選擇使用「消遣 (隨便找點話講、重複別人的意見…)」或「心理遊戲 (一連串曖昧不明、缺乏建設性的互動…)」的方式度過，甚至決定登出，使用「退縮抽離」的方式度過。大部分抱怨會議浪費時間的人，其實最介意的是這段活動時間的品質。
Meta 視角
看到這裡，或許你對於會議領導人的角色也有了一番新的體會？
其實領導者不僅要專注於會議內容，以便作出決策，更是時間流程的掌舵者。白話一點說，就是他同時要置身事內，參與討論，也要置身事外，以一種更超然的角度去觀察會議進行的架構和流程。這個超然的角度，在教練學中稱為 meta – 我喜歡把這種能力想像成自己有個分身，以局外人的角度觀察我本人與其他人的互動狀況。
其實「以 meta 視角達成流程架構管理」正是 coaching 中最重要的能力之一，也是採用「教練式管理」者，與一般經理人最明顯的差異之一。
曾經有客戶問我，怎麼能在一個小時的教練時間中做這麼多事，幫助他釐清問題、擬定目標、探索可行方案、形成決策和行動…，而且每一堂都是如此。我笑笑說，這就是教練基本功呀！殊不知這個掌握時間流程的基本功，是多少教練在培訓過程中的一大挑戰。為了練就一小時的時間掌舵能力，必須訓練自己在 45 分鐘內就要完成，然後縮短到 30 分鐘，再縮短到 10 分鐘，透過大量的練習，體會在不同時間長度下的內容取捨，和流程調控方式。
建議經理人們，可以在開會前準備好流程時間表、會議目標、達成目標與否的評量指標，作為提點自己的大綱。並且在開會時，面前擺一只手錶，練習做一個超然的 meta 流程掌舵者。
在參與會議的過程中，如果覺得煩了，何不試著以超然的 meta 視角觀察一下會議狀況、與會者行為模式… 當你看出一個人正在如何度過時間，或許你會對他的行為和發言有全新的理解，更或許，你會想到更有創意的方式去應對，使會議變得更有效率！
【關於作者－Kyria (張淳絪)】
專業職場職涯教練 / 個人品牌教練，熱衷於陪伴國際職場上的企業經理人及獨立工作者，透過教練會談和個人品牌輔導等方式，支持他們實現工作目標和職涯理想。曾任 L’Oréal 等國際美妝及精品珠寶公司主管職，歷經15年國際品牌行銷、管理顧問背景及外派經驗。現居法國巴黎，是全球首屈一指的教練協會組織 ICF (國際教練聯盟) 執業成員，具個人品牌分析師認證、專業形象師認證、法國國家CNCP認證個人形象顧問。
★ 教練服務網站 https://tw.reinventingcarriere.com/
更多 職場工作術 精選推薦：
