HR年末不匆忙！高效率「年度訓練規劃」與「預算編列」應掌握3大重點
文／江錦樺（104人力銀行 人力資源處 協理）
編輯整理：104人資市集
年末將至，又到了人資夥伴們一年當中最忙碌的時期，需要一面評估今年各種訓練的成效，卻又得一面著手進行隔年的年度訓練規劃。事情蜂擁而至，很多時候並不太確定要從哪一步開始進行，卻迫於時間壓力，而搞得自己焦頭爛額的。
訓練的流程是什麼呢？公司裡，100位同仁有100種想法，要依據什麼來制定明年度的訓練計畫？又要如何評估明年度的訓練預算才不會被打回票呢？
如果說，您的公司不重視訓練，且無專責的人力可以投入年度訓練計畫怎麼辦？訓練預算/資源有限，年度訓練計畫應該要如何有效安排？
我們可以從訓練流程、分析，彙整訓練需求，再進一步著手訓練規劃，及列出訓練預算。
訓練流程
從訓練迴圈中，可以看見訓練的流程包含「計畫」、「設計」、「執行」和「成果」，每個流程有各自的目標及意涵，各個環節也都環環相扣、相互影響而不可馬虎。
Plan 計畫－確認訓練需求
Design 設計－訓練設計規劃
Do 執行－訓練實施
Outcome 成果－訓練成效評估
而在進行訓練計畫的規劃前的首要任務是－確認訓練需求，了解訓練的細節與脈絡。
訓練需求分析與方法
訓練需求分析，首先要了解訓練目標、大綱等等細節，釐清需求才能順利開展訓練規劃。
- 為何要訓練 －訓練目標
- 要訓練什麼－訓練大綱、內容
- 如何訓練－訓練方法
- 誰要接受訓練－訓練成員
- 期望訓練成果－訓練成效
既然訓練需求如此重要，那該如何展開訓練需求的分析呢？
訓練需求的分析方法基本分為下列4種：
- 資料蒐尋
- 觀察法
- 問卷法
- 訪談法
以問卷法為例，可以針對填寫者的身分進行設計，分為不同的版本，像是主管版和同仁版。內容的設計可以根據欲調查的項目進行編列，也可以將訪談中的訪綱加上一些選項，成為問卷的題目。使用問卷法雖然無法像訪談可以深入探究，但能夠快速了解多數人的意見，並聚焦問題。
因為年度訓練計畫的制定是有時間限制的，因此不建議使用觀察法。而其他分析方法的使用，也仰賴資料蒐尋、訪綱擬定以及問卷設計，透過了解更多的資訊後，找到訓練的需求，便能夠著手進行後續的訓練計劃設計及執行，甚至是最後的成效驗證。
訓練需求彙整、年度訓練計畫表
在蒐集到了足夠的資訊後，下一步便是要開始製作年度訓練計畫表，裡頭除了要將各種訓練的資訊清楚陳列之外，最重要的是要列出訓練預算，讓公司及主管了解每一項訓練的費用為何。
在年度訓練規劃的過程中，除了可能會遇到一些問題，像是訓練計劃表已確定但不確定要找什麼課程等，也可能會遇到其他作業困境，像是公司訓練預算/資源有限，不知道該如何有效安排規劃，或是公司不重視訓練，無專職人力可投入規劃年度訓練計畫…….種種訓練規劃上的難處，應該怎麼處理呢？
104人資市集特別邀請資深HR主管──104人力銀行 人力資源處協理 Sherry，分享HR年度訓練規劃與預算編列實務分享，手把手教您如何從訓練需求分析蒐羅需求，並有憑有據羅列成訓練規劃，最後更要從實務面分享，碰到訓練規劃作業上的困難時，該怎麼辦？
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