主管問「工作進度如何？」精準回話5步驟，一開口就贏得人心
主管問你工作專案進度，你卻容易慌張結巴，講一些細微末節的小事，抓不到回答要領嗎？提問、回答問題的技巧皆是職場中需要學習精進的軟實力，跟著本文學會「精準回話5步驟」，一開口就讓主管對你刮目相看，深得人心！
文／金範俊
公司不是學校，沒有人有閒功夫從基本一步一步教你，公司會挑選有執行基本業務能力的新鮮人，或有經歷的員工。過去他們會給你適應工作的緩衝期，不過現在不同於以往，公司期待你必須有即戰力。
一開始你會覺得好像只要把交代的事情做好就可以，但是想把事情做好，你就得懂脈絡。了解工作的脈絡，不僅能培養出工作sense，也會減少壓力，再者，才能在前輩們含糊交付自己任務時，聽得清清楚楚，有不懂的部分才知道如何問到重點，並套用在工作上。
此時，不僅是被交付的事項，能夠把自己工作做到好的人，就會被認可為有工作能力。
如果你想要做好被交代的工作，就要先了解公司的經營狀況，像是數據、作業方式及消費者的消費模式等。說這麼多，其實最需要的就是「讀懂的能力」，這個渺小的開始就是讀懂工作脈絡。
那麼為了被大家認可，我們需要把什麼做好呢？解答就藏在問題裡。
我們很習慣被別人問問題，只要是上班族，一定有過很多被別人問問題，感到慌張的經驗，因此，回答問題需要比問問題更高的技巧。
當你發問和回覆的技法都已經爐火純青了，摸清楚工作脈絡的內功才能進到高階。
我們舉個例子來看吧！假設主管向你確認專案的進度：
主管：「專案進行的如何？」
你：「這個嘛……到目前為止應該還好。不過對手老是端出更好的條件，唉，我們公司的報價原則也是很有問題，到底要用這種價格推到什麼時候？客戶那邊的高階主管最近也換人……。」
主管：「你到底想說什麼？」
你：「……。」
回答的技巧，也是職涯中需要學習、改進並且進步的項目之一。當然要把所有技巧都公式化有點困難，不過只要把以下五個階段放在心上，回應問題會輕鬆許多。
第一階段：概括對方的發言
- 您要問的是，專案是否會成功吧？
第二階段：將目前情況具體化
- 我總共拿到三家公司的提案，真的足以和我們競爭的公司只有一間，我想應該會是我們兩間公司競標。
第三階段：舉出「實例」說明具體情況
- 昨天我跟客戶端的負責人聊過。雖然他沒有告訴我詳細的內容，不過他說我們公司的技術領先許多，和其他公司有很大的差距。而其他公司似乎降低他們的價格以提高競爭力，不過客戶方不認為這點程度的價差有太大影響。
第四階段：概括對方想知道的未來
- 所以，目前我們公司接下訂單的可能性還是比競爭對手高，當然我會一直注意到最後，盡全力不要出錯。
第五階段：請求協助
- 我會準備對應突發狀況。另外對於我們公司報價原則的意見，我會另外整理出來跟理事報告，再請您評估。
我舉工作上的例子說明，內容可能有點生硬，不過只要你應用「概括→具體化→實例→未來→協助」這五個階段，一定能減少碰到難堪場面的機會。
如果你已經熟悉回應這類問題的技巧，那麼接下來就要回到正題—提出可以提高你工作sense的問題。那要問什麼？
撇開其他的，我會建議你「問自己」。說到我這個人時，別人會想到什麼？博學的名聲？身材高大？做事迅速？每個人都會有一個專屬自己的提問，從那個問題，我們就可以判斷一個人。像媽媽們經常問：「吃飯了沒？」就算孩子已經大到不需要擔心這個問題，她們還是會不斷問已經成年的子女這句話，因為那就是媽媽在乎的。
為了在職場上站穩腳步，現在該是我們拋出未曾問過的問題的時刻，改變我們的提問內容，才能改變我們關注的焦點；改變焦點，才能用嶄新的方式處理工作。我曾聽過一名在人資領域取得優秀成果的高階主管的故事，他表示自己帶領的團隊為了做出一番佳績，用「提問和傾聽」取代「指示和命令」。
「我本來是一個習慣發出『強迫式命令』的人，我從小主管當到公司理事之後還是一樣。但是從某個時間點開始，我才發現『啊，原來不能這樣』，自我反省了一番。那是在我感覺到底下的組員開始不甩我，甚至是躲著我以後的事，我真的是大受打擊。
「於是我下定決心，雖然不容易，但是我得從自己開始改變。首先我親切的詢問第一線的年輕員工，就算他們的回答和我想的不一樣，令我哭笑不得，我還是抱持『感激、謙虛』的態度，積極接納他們的意見。就是從那時起，就算他們說得不清不楚，我都可以聽得明白。所以你知道後來怎麼樣嗎？一些困擾整個部門的問題，開始一個個迎刃而解。」
這位主管是從何時開始做出成績？從他質問自己開始。他在怪那些不甩自己、躲避自己的組員以前，首先捫心自問，自我省察一番後，才以提問的方式進行溝通，這麼一來才終於了解自己該做的事情，繼續向前。
身為上班族，當你摸不著工作頭緒，想要向他人拋出問題之前，先鼓起勇氣問問自己吧！問了以後，我們的工作素養才能走上正確的路。
節錄自：大是文化《工作的DNA：比工作能力更易受肯定的做事模式。天資與學歷不是重點，工作的sense才是關鍵／金範俊 著 》
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