主管問「工作進度如何?」精準回話5步驟,一開口就贏得人心

主管問你工作專案進度,你卻容易慌張結巴,講一些細微末節的小事,抓不到回答要領嗎?提問、回答問題的技巧皆是職場中需要學習精進的軟實力,跟著本文學會「精準回話5步驟」,一開口就讓主管對你刮目相看,深得人心!

文/金範俊

公司不是學校,沒有人有閒功夫從基本一步一步教你,公司會挑選有執行基本業務能力的新鮮人,或有經歷的員工。過去他們會給你適應工作的緩衝期,不過現在不同於以往,公司期待你必須有即戰力。

一開始你會覺得好像只要把交代的事情做好就可以,但是想把事情做好,你就得懂脈絡。了解工作的脈絡,不僅能培養出工作sense,也會減少壓力,再者,才能在前輩們含糊交付自己任務時,聽得清清楚楚,有不懂的部分才知道如何問到重點,並套用在工作上。

此時,不僅是被交付的事項,能夠把自己工作做到好的人,就會被認可為有工作能力。

如果你想要做好被交代的工作,就要先了解公司的經營狀況,像是數據、作業方式及消費者的消費模式等。說這麼多,其實最需要的就是「讀懂的能力」,這個渺小的開始就是讀懂工作脈絡。

那麼為了被大家認可,我們需要把什麼做好呢?解答就藏在問題裡。

我們很習慣被別人問問題,只要是上班族,一定有過很多被別人問問題,感到慌張的經驗,因此,回答問題需要比問問題更高的技巧。

當你發問和回覆的技法都已經爐火純青了,摸清楚工作脈絡的內功才能進到高階。

我們舉個例子來看吧!假設主管向你確認專案的進度:

主管:「專案進行的如何?」

你:「這個嘛……到目前為止應該還好。不過對手老是端出更好的條件,唉,我們公司的報價原則也是很有問題,到底要用這種價格推到什麼時候?客戶那邊的高階主管最近也換人……。」

主管:「你到底想說什麼?」

你:「……。」

回答的技巧,也是職涯中需要學習、改進並且進步的項目之一。當然要把所有技巧都公式化有點困難,不過只要把以下五個階段放在心上,回應問題會輕鬆許多。

第一階段:概括對方的發言

  • 您要問的是,專案是否會成功吧?

第二階段:將目前情況具體化

  • 我總共拿到三家公司的提案,真的足以和我們競爭的公司只有一間,我想應該會是我們兩間公司競標。

第三階段:舉出「實例」說明具體情況

  • 昨天我跟客戶端的負責人聊過。雖然他沒有告訴我詳細的內容,不過他說我們公司的技術領先許多,和其他公司有很大的差距。而其他公司似乎降低他們的價格以提高競爭力,不過客戶方不認為這點程度的價差有太大影響。

第四階段:概括對方想知道的未來

  • 所以,目前我們公司接下訂單的可能性還是比競爭對手高,當然我會一直注意到最後,盡全力不要出錯。

第五階段:請求協助

  • 我會準備對應突發狀況。另外對於我們公司報價原則的意見,我會另外整理出來跟理事報告,再請您評估。

我舉工作上的例子說明,內容可能有點生硬,不過只要你應用「概括→具體化→實例→未來→協助」這五個階段,一定能減少碰到難堪場面的機會。

如果你已經熟悉回應這類問題的技巧,那麼接下來就要回到正題—提出可以提高你工作sense的問題那要問什麼

撇開其他的,我會建議你「問自己」。說到我這個人時,別人會想到什麼?博學的名聲?身材高大?做事迅速?每個人都會有一個專屬自己的提問,從那個問題,我們就可以判斷一個人。像媽媽們經常問:「吃飯了沒?」就算孩子已經大到不需要擔心這個問題,她們還是會不斷問已經成年的子女這句話,因為那就是媽媽在乎的。

為了在職場上站穩腳步,現在該是我們拋出未曾問過的問題的時刻,改變我們的提問內容,才能改變我們關注的焦點;改變焦點,才能用嶄新的方式處理工作。我曾聽過一名在人資領域取得優秀成果的高階主管的故事,他表示自己帶領的團隊為了做出一番佳績,用「提問和傾聽」取代「指示和命令」。

「我本來是一個習慣發出『強迫式命令』的人,我從小主管當到公司理事之後還是一樣。但是從某個時間點開始,我才發現『啊,原來不能這樣』,自我反省了一番。那是在我感覺到底下的組員開始不甩我,甚至是躲著我以後的事,我真的是大受打擊。

「於是我下定決心,雖然不容易,但是我得從自己開始改變。首先我親切的詢問第一線的年輕員工,就算他們的回答和我想的不一樣,令我哭笑不得,我還是抱持『感激、謙虛』的態度,積極接納他們的意見。就是從那時起,就算他們說得不清不楚,我都可以聽得明白。所以你知道後來怎麼樣嗎?一些困擾整個部門的問題,開始一個個迎刃而解。」

這位主管是從何時開始做出成績?從他質問自己開始。他在怪那些不甩自己、躲避自己的組員以前,首先捫心自問,自我省察一番後,才以提問的方式進行溝通,這麼一來才終於了解自己該做的事情,繼續向前。

身為上班族,當你摸不著工作頭緒,想要向他人拋出問題之前,先鼓起勇氣問問自己吧!問了以後,我們的工作素養才能走上正確的路。

工作的DNA

節錄自:大是文化《工作的DNA:比工作能力更易受肯定的做事模式。天資與學歷不是重點,工作的sense才是關鍵/金範俊 著 》


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