職場360

日期 |2022.07.26

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找同事幫忙被拒?3步驟讓對方心甘情願救火

職場同事互相幫忙很常見,但是如何讓人心甘情願救火需要智慧,畢竟工作永遠做不完,你手上十萬火急的案子,在別人心中的順序不見得最急迫,本文作者待過美國多家頂尖公司,教你用3個步驟巧妙的和同事達成共識。

文/矽谷阿雅

你有過需要同事幫忙,但對方不肯的經驗嗎?應該很多吧!讓我來說說另一個我在Facebook工作的故事。

「Diana,想請妳幫忙做這個研究調查。」我說。 「我現在沒空,我正忙著幫產品組做競爭對手調查。」Diana說。 如果你是我,現在你怎麼辦?

1. 去找她老闆。
2. 去找你老闆。
3. 死纏爛打,直到她答應為止。
4. 就不要做了。
5. 找別組做。

如果是第一個,Diana會覺得你在背後捅她一刀,以後肯定會找機會報仇。 如果是第二個,你老闆會覺得你無能,「叫你處理,現在又把事情推回我頭上」。 如果是第三個,或許可行,但Diana以後可能會避開你,因為覺得你一直凹她,再加上事情這麼多,恐怕她也會做不好。況且,這種案子很多,你哪有這麼多時間可以每一件都死纏爛打?! 如果是第四個,那你不要做的事情可多了!久了,就沒有一件事情可以做,然後你就被開除啦! 如果是第五個,一來別組可能不是這方面的專家,做出來的東西,Diana說不專業,不相信結果,最後白忙一場。二來別組有什麼理由要幫你做?而且別組這樣就會踩到Diana團隊的權責,最後搞得三組都不開心。

那怎麼辦?!

事實上,這是我在現實職場中經常會遇到的事,特別是剛進去還是菜鳥,其他組的人跟你沒交情又對你還沒有累積重視的時候。畢竟,事情永遠做不完,你的優先次序往往與別組的人不一樣,如何達到共識,是職場必備的技能,這也是Facebook面試的常考題。

當然,沒有完美的正確答案。比較理想的方式是,你和Diana一起找彼此的老闆,二對二對打,喔,寫錯了,不是對打啦,就是一起討論出結果。

「這樣我老闆會不會覺得我很無能,要是什麼都要他跟對方老闆講,就不用我啦!」你說。 沒錯,所以你不能空手去,要事先和Diana一起整理資訊,總結出幾個選擇給雙方的老闆。

避免吵架大會的資訊整理法

整理資訊的重點是把自己抽離,假想這項研究調查做或不做,對你真的沒差,你只是要公正地幫兩個老闆做出對公司好的決定。

首先,列出評估指標,找出最重要的事情做。舉例來說,如果是「立刻會影響業績」「全球都可以用的報告」「不用數據科學家就可以做的分析」的市場調查,理論上就應該做。你在這裡也可以多列幾項,例如:若是考量到「能幫助公司打進今年重點的印度市場」這件事應該做,那這個研究調查可能就不需要;但如果只考量到上述3點,就該做。如此一來,雙方的老闆,可以先針對評估指標做討論,大家也會比較理性,不會一下子就進到「要不要做」這件事,並且避免立刻就分為兩邊、各說各話。也可以用評分制的方式,列出評估指標後一一評分,像是「影響多少營收」「影響多少用戶」「降低多少支出」等,甚至把比較重要的評估指標加權計算。

如果大家同意了評估指標,也根據指標,認同「理論上是應該做」,那就進入第二點:討論「這是不是比其他事情重要」。

第二,列出如果在不增加資源的情況下,哪些事可以「不要做」,才能挪資源到這項研究調查上,以及「不要做這些事會犧牲什麼」?比起做這項研究調查,犧牲的事權衡之下會比較不重要嗎?這也就是大家常說的「機會成本」(Opportunity Cost)。

比較理想的情況是,最後兩邊老闆有幾個選擇,一個是,如果我們在意的是○○○,那就該做○○○;但如果在意的是○○○,那就該做○○○。我們建議○○○,但你們覺得呢?

如果確定真的無法挪用現有的資源,那可以進入第三點:列出其他增加資源來做,或是往後推移的方案。舉例來說,「刪除不做」「明年再做」「找實習生做」「請○○○組幫忙」「外包給廠商做」。這些方案都要寫清楚對公司的權衡影響和風險,比如「刪除不做、明年再做」的話,今年某個業務可能會被拖遲或影響;「找實習生做」的話,也許會做不好;「請○○○組幫忙」或許以後就會變成別組的業務,而且要拿什麼來交換?「外包給廠商做」的話,就需要請兩邊老闆去籌措預算。

除此之外,你和Diana也可以準備1、2個你們建議的方案給兩邊老闆。

這樣的話,兩邊組員和老闆都可以用清楚、理性的邏輯來討論,不會只是變成一場吵架大會。

節錄自:先覺出版《為自己再勇敢一次:矽谷阿雅的職場不死鳥蛻變心法/鄭雅慈 著 》


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