專題特輯

日期 |2022.01.07

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站在巨人肩膀上,創造不被取代的價值:秘書

文/104工作世界

  • 【影片職人】林沛恩 
  • 【工作內容】在公民營企業機構內,從事協助高階主管處理資訊及文書類的工作(如:企業內外的聯繫、接待外賓、安排會議),或是訓練、監督行政類職員的工作。
  • 【需求技能】文書處理能力、檔案資料彙整能力、時間管理能力、溝通協調能力、協商談判技巧、客戶關係維繫能力、外語能力。

秘書是主管的最重要的左右手 

看過《穿著Prada的惡魔》的人,一定對劇中安海瑟薇飾演的小秘書印象深刻,秘書得熟記所有老闆的喜好、重要場合的每個賓客姓名、電話不敢漏接等等,對老闆的要求使命必達!電影的演出當然是極端了一些,但其實也顯示了秘書工作的特殊之處就在於與主管的關係非常緊密,是主管最重要的左右手。

秘書工作主要以溝通為核心

目前任職董事長秘書的林沛恩分享,身為秘書日常的工作除了會議安排及紀錄、檔案管理、文件製作、文案撰寫、管理辦法等行政工作外,再有需要的時候也會給予經營者一些建議,以及適時反映一些員工的心聲或者是建議給組織,對內對外都需要承上啟下,匯聚了行政、幕僚、營運等多樣的角色,既是稱職的部屬、得力的助手,同時也是老闆與員工之間的潤滑劑。

看見秘書的價值,決心投入

說起為什麼會投入秘書工作,林沛恩說自己在大學畢業之後就從事國外業務的工作,這份工作也很符合自己的特質,因為她非常喜歡跟人相處,也很喜歡交朋友。在某一次的研討會上,她認識了一個男生,對方的氣質、談吐和表達能力,都讓她感到與眾不同。交換名片後發現,原來對方是一位總經理特助,林沛恩開始對特助、秘書這個幕僚工作充滿好奇,我當時心裡就默默下定決心,以後也要成為成爲這樣的人。

不計較得失,反而獲得更多

如何提高自己的價值,是秘書在組織裡存續或成功的關鍵,林沛恩說自己在工作上碰到的困難,是會突如其來的接受到很多新挑戰,譬如說組織還未能確認方向時,需要有人先去執行,產出一些結果或建議,這些都沒有前例可循,需要用經驗和智慧去嘗試及判斷。

她認為,現在有很多人的想法是領多少錢、做多少事,但要想做好秘書或幕僚職的工作,不能只想著自己的利益,而是要願意成就別人、幫助別人,這樣工作起來會更有價值,也會更開心!

細心、好奇心、對人的熱忱是重要特質

林沛恩認為,要擔任秘書職位不可或缺的特質,首要的一定是細心。一定要比老闆看得更細,才能提醒老闆沒看到或想到的事情。第二是要保持好奇心,要對人事物都有想要更進一步了解的動力,不要害怕麻煩或困難,很多時候會有更好的解決方案。

再來是對人要有熱忱,林沛恩笑說,自己從小生長在大家庭,爸爸有九個兄弟姊妹,在大家庭的環境下,因為怕被罵,從小就需要學會察言觀色,所以從小就建立了對人的敏感度,這樣的敏感度在秘書幕僚工作上格外重要。

站在巨人肩膀上,打開視野的望遠鏡

幕僚工作就是站在巨人的肩膀上,你能看得高、看得遠、看得廣,學會從管理者的角度看事情。垂直發展能有機會成董事會幕僚、中高階主管甚至經營公司;跨部門則能往財務、會計、採購或者人資等發展。秘書工作可以是個讓自己打開視野的望遠鏡,如果有機會碰見這樣工作機會,千萬不要錯過!

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