中小企業為什麼會需要一套人資系統,管理出勤、薪資?

在環境瞬息萬變的現在,專注本業、把握核心競爭力是企業經營所必須;而人資管理若有過多人工作業,將造成企業額外耗費工時,因此即使是中小企業,也應使用系統進行管理,系統帶來的便利將使企業獲取額外的時間以賺取更多利潤!

文/104人資學院

沒有人資系統來管理造成的不便

公司規模小時,往往會優先使用紙本或 Excel 進行人資管理,例如:紙本請假單、Excel 計算薪資等。但以下情境是否是沒有系統的你,常見的困擾呢?

  1. 人工作業繁雜:在每月發薪前夕,要人工計算所有員工的出缺勤、比對刷卡資料,進行薪資結算;若是假勤勞健保有追溯異動,例如:請假單異動、眷屬加退保等,還要額外比對與追補扣,人工計算不僅耗時且容易提高出錯率;特別是勞工意識逐漸高漲的現在,當有爭議發生要檢視過往薪資時,追溯與異動的紀錄往往難以回頭查詢釐清
  2. 中小企業老闆兼人資與財務:未專業分工且法令知識不足的情況下,很可能會花費大把時間與心力處理卻資料東漏西錯,不符合”老闆”真正的營運價值
  3. 主管耗費過多時間管理:員工請假、排班或到勤狀況無法即時查詢、管理資訊沒有系統化的報表、沒有好用的簽核系統,將使主管無法以最少的時間進行員工管理,導致主管不能花較多的時間專注在自身專業進行發揮。
  4. 員工的抱怨:薪資與假勤查詢上的不方便與不透明也造成員工的諸多不便,部們主管得時常應付員工來電詢問薪資明細計算方式、個人假額使用狀態等

藉由上述可以知道,使用紙本或 Excel 管理雖然省去系統的費用,但往往耗費了更多人事成本,也因此常造成企業無法專注在核心的營利項目,即使是中小企業,公司也不可不仔細思量此間的利弊!

方便好用的的人資系統讓公司更專注於本業

時間、人才是企業的兩大資源,把握資源才能使企業掌握優勢發揮核心競爭力。使用人資系統進行管理,對公司裡的每個角色有以下的幫助,讓公司減少人工作業所耗損的時間:

  1. 對員工:員工傾向數位管理,對員工來說使用人資系統可以更方便查詢員工的假勤、薪資明細、排班表等,對於管理環境是加分的,也能提高員工的滿意度、增進員工關係
  2. 對主管:可以更一目了然的查詢到員工的資料、管理更方便且能有可視化報表協助主管進行決策;另外可以用手機進行簽核,不必事事皆需要登入電腦或是簽核紙本,主管更方便管理
  3. 對於老闆/老闆娘:系統具有連動性,更改資料系統會自動連動需要一併調整相對應的資訊並留有異動紀錄,例如:事假異動成病假的薪資追溯等;法令若有調整,系統更新參數即可,減少人工作業提高效率並減少出錯率,適法性更高。 若是自己處理,透過好上手的系統便無需人資背景,跟著系統操作也能安心用最短的時間處理人事薪資;若是交由助理處理,則可以發揮老闆真正價值,僅需監督、檢查即可,且系統有防呆設計,薪資、出勤若有異常,也能第一時間揪出來
  4. 對於企業:除了減少人工時間的耗損外,使用系統管理將減少紙本報表或薪資單的印製,小公司也能透過無紙化做到 ESG,更加強企業品牌數位管理的形象喔!

中小企業如何評估合適的系統

雖然使用系統有許多便利性,但企業往往會有諸多考量,例如:系統是否合用?費用是否難以負荷?後續的維運處理等?此時選用專業、有多年經驗的系統商將會使企業導入人資系統更事半功倍!例如台灣知名且在人資領域深耕多年的專業品牌:104 就是一個可以優先考慮的廠商。

104 擁有適用於中小型企業的系統 104 企業大師,首次啟用 3 個月免費,公司可以試用後了解適用性再決定是否續用,不用擔心資源浪費;同時提供電腦版與 App 版本給企業使用,行動管理更方便;費用的部分,104 企業大師是依據人頭收費且是銅版價,降低企業的費用負擔;此外,系統的優勢是版更快速,依照最新法令進行系統參數調整,老闆不用再花費時間理解法令後才通知資訊部門協助,對企業來說更省時省力!

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