還在手動做薪資計算嗎?計薪神器讓你算薪水、薪資單電子化省時又省力!

「薪資計算」說難不難卻也不簡單,總是會讓公司的結薪人員每個月頭痛個那麼幾天;若使用 Excel 結薪,除了結薪人員耗時又倍感壓力外,公司也容易因人工計算的高出錯率而蒙受損失,因此即使公司人數不多也建議使用系統結薪,感受電子結薪的好處與便利!

文/104人資學院

Excel 結薪讓你每月總有幾天睡不著覺嗎?

身為公司薪資計算人員都知道,每個月結薪週期時,都是壓力大到睡不著覺、任何同事來搭話都不想理的幾天,因為結薪有其時間性、結薪資料又多又繁雜、且不能出任何差錯,因此每個月總有那麼幾天需要超級專心核對!尤其是除了要計算、出報表外,出勤、請假、加班、勞健保等也要同步整理…

我也曾經被新進同事觀察到在結薪週時有種特別不耐煩的磁場,他也總是默默避開結薪週來詢問問題,可見這個氣場有多麼明顯!(賣押捏啊~笑)

使用 Excel 結薪的你,是不是總有以下的煩惱:

  1. 充滿複雜的公式:法令對於請假、加班、保險等有各式的定義,公司也許另有額外的津貼,因此結薪的 Excel 檔充滿各式各樣的複雜計算式,以滿足上述項目的計算方式。既耗時又費工,還容易有較高的出錯率!
  2. 紙本簽核難管控:員工請假加班要跑紙本簽核,不僅造成主管與員工的不便,還會遇到時數難以控管的問題。例如:休假額度、加班時數上限等;此外也難以確認員工依照正確的簽核層級完成簽核
  3. 資料異動紀錄難維護:員工的薪資調整或職務/職級等的調整歷程記錄,若用 Excel 維護則有極高的覆蓋風險,且無法追溯
  4. 法令變動調整慢:若結薪人員未留意到法令變更即時調整系統公式,將導致公司觸法
  5. 資料安全性風險:難以做到角色權限控管,將有機密資料外洩的風險,且 Excel 複雜也將導致交接困難,讓公司承受不必要的損害;就算都是同一人維護,人也無法記憶過於龐大的資訊,時間久了也容易造成對資料內容的混亂

使用計薪神器讓你每月輕鬆結薪

由上述可知,即使公司人數再少,使用 Excel 結薪都將造成人力物力的耗損,此時選擇電子結薪已是現在的熱門趨勢!使用系統結薪有以下好處:

  1. 薪資計算簡便:自動比對出缺勤資料來計算請假、加班等費用,並可自動計算勞健保級距與費用、補充保費與所得稅等,不用依靠複雜公式
  2. 系統管控簽核與時數:使用電腦或 APP 進行請假、加班申請或查詢假額、主管簽核等,即時查詢沒有時間差,並由系統自動卡控額度,降低超用或超時風險
  3. 保留資料完整性:只要員工人事資料有異動,系統會自動連動計薪資料,並保留完整的異動歷程,追溯查詢清楚又方便!
  4. 即時法令更新:當相關法令有調整時,系統自動更新,例如:基本工資、加班倍率等,結薪人員不用再無時無刻緊盯新聞又自己調整計薪公式
  5. 資料安全性高:透過角色控管可以設定權限保護人事資料,人員僅需熟悉系統操作即可,資料皆系統化的紀錄著;透過系統加密技術,資料安全不外洩

以 104 的計薪系統「企業大師」為例,就有上述的優勢,系統適用於 100 人以下企業,並且銅板價的收費,中小企業也不必擔心系統費用難以負擔。簡單介紹系統功能如下:

1. 薪資模組,每人每月只要 40 元:

104 薪資模組:電子薪資表、管理報表、銀行薪轉格式一應俱全

2. 自動計薪功能:

建議使用者在薪資計算穩定後,可選擇開啟系統中的「自動計薪」設定,即可每月自動計算薪資、請假扣款、全勤獎金等,減少人工處理程序,薪資計算完成後使用者只需核對即可。

104 雲端薪資系統可開啟自動計薪,每個月 HR 只需要確認即可結薪

3. 匯出薪資報表:

建議使用者可於每月結薪關帳前,下載多張薪資報表給部門主管、財務做查核或覆核。
備註:薪資差異分析表,可看到當月與上月的薪資結構差異,進而一覽該月多支出(例如:加班費、輪班津貼)或少支出的原因(例如:事病假、人員流動)等。

104 雲端人資系統包含多種人資報表匯出,給主管、財務核對再也不是難事

4. 權限管理:

可將人資管理權限依功能分權管理,例如:公司讓人事助理協助計薪,但並不希望他改變計薪規則、保險規則等,則可以透過系統功能關閉其薪資計算規則的權限。

104 系統含雲端打卡系統,可鎖定多種權限,不同職位 HR 也不一定會看得到員工薪資喔!管理者可不開放指定功能

5. 薪資袋功能:

可讓員工自行查閱薪資條,結薪人員不用每月印出薪資條再一一發放給員工,省時又環保!薪資袋上的結構一覽無遺,明確告知月薪如何計算、且有密碼雙驗證機制(員工須先登入系統,若要觀看薪資條,還需另外輸入薪資袋密碼才能瀏覽),機密資料安全性高!

104 電子薪資條、電子薪資單,讓企業主發薪更便利,薪資單上科目比照勞動法規則清楚又透明,員工更信任

想免費使用文內的 104 的雲端人資系統?歡迎洽詢:104 企業大師:中小企業薪資計算工具

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