子彈筆記是什麼?為何發布後席捲世界?了解子彈思考整理術的核心概念,才能有效提升專注與效率、維持目標的一致性。《104職場力》統整子彈筆記法的入門教學與範例,並提供9種好用的數位工具,助大家更靈活地規劃自己的日常。
文/《104職場力》
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子彈筆記是英文Bullet Journal的中文翻譯,是由一名紐約設計師Ryder Carroll原創的思考、紀錄方式,這套子彈筆記法的宗旨用一句話總結是「用高效、簡單的方式專注地整理代辦事項」。
概念的起源是Ryder Carroll意識到自己需要一套夠方便、夠有彈性的系統,幫助他記錄並分類所有想法、代辦事項及靈感筆記,但當時市面上很少有同時具備上述條件的工具,因此他決定自己創造!沒想到不僅建構出清晰好用的筆記法,過程中還意外地克服了專注力不足的問題,不僅提升工作效率,還幫助他釐清了內心的目標。
因此Ryder Carroll在提到子彈筆記時表示,這其實是一種「偽裝成生產力系統的正念練習」。
子彈筆記法使用有邏輯、系統性的制度,有助於快速組織資訊、分類事務及代辦事項,幫助提高生產力跟效率。
在每次撰寫筆記的過程中,都是一種專注和反思的練習,不僅有助於釐清「什麼對我們來說是重要、有意義的事物」,也能提升正念能力。
系統性跟練習為何缺一不可?Ryder Carroll指出,如果空有想法、洞察力而缺乏組織性,資訊容易變得混亂而難以執行;有了系統化的架構但不去實踐,則可能只停留在理論上、淪為空談,無法真正發揮效用;而如果僅僅努力執行而缺乏策略,則容易陷入繁忙但無效的工作模式。當系統性與實踐相輔相成,才能幫助我們的行為跟信念保持一致。
於是在2013年,Ryder Carroll向世界分享了子彈筆記法,這種獨特的筆記方法迅速引發了廣泛的關注與熱潮。
想活用子彈筆記術,首先必須了解其基本架構與符號系統。這段將引導大家逐步理解基礎架構,無論是初學者或是想重新複習的使用者,都能在這裡找到實用的指南和靈感。
索引頁類似目錄的概念,透過將每頁的類別及其對應的頁碼記錄在索引頁,可幫助使用者快速查找資訊、節省時間。
未來誌的主要用途在於:規劃未來半年或一年的重要事件、目標和待辦事項。規劃這類別有助於使用者提前安排及實行長期計畫,也確保自己不會遺忘重要的日期和活動。
接著再往下細分,列出當月的行程與目標。
日誌主要是幫助日常記錄和任務管理,也是整個結構中最靈活、最有彈性的部分。
符號系統表的目的在於提供快速且簡潔的整理方法,幫助使用者快速組織和解讀筆記內容。以下為創始人設計的一系列符號,但使用者也可以根據自己的習慣替換成個人熟悉的符號,以達到最佳的個人化使用體驗。
了解簡易的架構邏輯和符號系統後,就可以開始動手完成你的子彈筆記!
開啟子彈筆記的方式也很容易,只要一支筆、一本筆記本就能開啟高效率的筆記之旅!
美美的筆記本可以讓你更有動力!謄寫子彈筆記的手帳類型有很多種,舉凡:線條、點陣、空白都適用。針對不同級別的使用者,我們有以下選擇建議:
無論選擇哪種類型,最重要的是找到一本能夠激發你記錄和創造熱情的筆記本,Ryder Carroll也提過,任何筆記本都可以開始子彈筆記,大家可以從自己喜歡的開始。畢竟要先能維持動力才有後續提升效率的可能。
在子彈筆記法中,雖然建立的順序是從大範圍到小範圍(年度→個別月份→每日),但實際進行記錄和回顧的過程卻相反,即從每日的細節開始,逐步擴展至月度和年度的總結與反思。
Ryder Carroll 將這一過程稱為「遷移」,其目的是為了防止注意力分散,幫助我們集中精力於真正值得投入時間的任務上。畢竟,忙碌並不等同於有效率的工作。
子彈筆記法雖然具有靈活、簡潔、個人化、提高專注和效率等多方面的優點,但也存在一些門檻與缺點。首先,對於初學者來說,光是學習和掌握子彈筆記法的符號和結構可能就有一定的學習成本,需要時間和實踐才能熟練運用,這可能會讓一些尋求快速解決方案的使用者感到不耐煩。
其次,子彈筆記法需要定期維護和更新,包含回顧過去的紀錄、重新規劃未來的任務事項,以及整理筆記本內容。對那些生活繁忙、節奏較快的使用者而言,反而是種負擔;尤其是隨著個人化的應用,子彈筆記的結構和內容可能變得太過複雜,和簡化生活、提高效率的初衷相違背,因而造成使用者壓力。
另外,初始的子彈筆記法過度依賴紙本,在攜帶和更新速度、便利性上都不及電子設備,且缺乏自動提醒和雲端備份功能,完全依賴腦力,可能導致重要資訊遺失或忘記重要事項。
除了最核心的「系統性」和「練習、回顧」之外,子彈筆記法在實際應用和媒介上的缺點是可以改進的,跟大家分享幾個常見好用的線上工具:
是一款強大的多功能筆記工具,除了基礎的文書紀錄,還可以插入圖片、影片和PDF等多媒體元件;除了搜尋功能,也可以用標籤系統進行分類,便於管理和查找資訊。
微軟所提供的筆記工具OneNote,不僅支持多種多媒體筆記格式,還允許使用者靈活地繪製和標註。其語音謄寫功能突破了年齡層的限制,使用更輕鬆有效率。此外支援多種設備、結合Copilot功能,能根據使用者的提示草擬計畫、產生構想、建立清單及整理資訊。
Notion可以自訂模板,整合文字、待辦清單、圖片等多種內容,方便使用者創建個人化筆記;高度自定義的表格、看板和日曆,也適用於各種項目和任務管理。Notion也支援不同設備、提升紀錄效率和流暢性。
使用者可透過任務分類、標籤、優先級的設置組織任務,幫助清晰地劃分日常、每月計劃與長期目標。其子任務和清單功能可細分大任務,更好管理細節。此外,Todoist有日曆整合功能方便大家規劃時間和追蹤進度。
身為一個靈活的看板式項目管理工具,非常適合實施子彈筆記法。使用者可以建立不同看板以分類和組織任務,如「日任務」、「月任務」和「年目標」等。每個看板下方都可以建立小卡片代表個別任務,有助於細分和管理。另外也提供標籤、Icon、顏色和到期日期功能,提升任務的優先級識別速度。
Google Keep簡單且直觀,使用者可快速創建筆記清單並添加顏色標籤,以視覺美感區分不同類型的任務或筆記;並可藉由拖曳重新排列,打造符合個人的組織方式,還可以設定任務提醒,是快速記錄和管理日常任務的簡單工具。
可設立多個日常任務、購物或項目進度提醒清單,每個項目都可以添加標籤、設定具體的截止日期、時間和地點,當使用者到達或離開某個地點時自動提醒。此外也很方便按類型或優先級搜尋和分類,簡潔的界面和深度整合iOS系統的特性,是蘋果使用者的理想選擇。
使用者可以在日曆上建立多個項目區分工作、個人或其他類型的活動,並設定喜歡的顏色、Icon讓代辦事項更加組織化。每個項目也都可以設定電子郵件或彈出式通知。最棒的是Google Calendar支援其他的Google服務,更方便規劃與追蹤。
適合用來安排會議、管理任務及整合電子郵件。服務項目其實跟Google Calendar差不多。
透過這些數位工具,可以彌補傳統紙本子彈筆記帶來的不便,也可以有效降低其限制和門檻,但無論使用何種工具,最重要的都是付諸行動並持之以恆,堅持記錄和檢視自己的進度。這樣才能真正從子彈筆記法中獲得最大的效益,提升個人的組織能力和生產力。
畢竟工具只是幫助我們達成目標的手段,真正推動我們前進的,是自己對目標的承諾與努力。
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