航運產營收上漲,數位管理更要突進!天上海上物流全包的世邦國際,用 104 人資系統跨向下個 40 年

2021 年全球海空貨運景氣熱絡,台灣相關產業中漲幅最驚人的莫過於海洋水運業。在成長的同時,公司要如何有效的管理人才、人事庶務,並朝向數位化邁進呢?一起來看世邦集團是如何攜手 104,解決人事行政的困擾,並創造更好的辦公環境

文/104人資學院

根據媒體報導,2021 年全球海空貨運景氣熱絡,全年營業額年增 180.6%,周邊服務業別營收亦同步上漲,如海空貨運承攬業年增 100.3%。前景熱絡也帶動了企業規模、人數的成長,在人事管理上勢必要做出改變。

世邦集團 (TVL) ,成立於 1980 年,旗下擁有海空運貨物承攬、船舶代理、國際物流等 40 年的國際複合運輸經驗,並於全球擁有約14 家的關係企業。

從創立初期 20 位員工成長至超過 1,200 位,人事行政事務也更加繁雜,原本的人工作業,包含紙本請假、簽核已經無法負荷。那他們做了哪些改變,來面對下個 40 年呢?以及為什麼選擇 104 的 eHRMS 人資管理系統

從人事行政到人資管理,導入系統減輕人力負擔

世邦原先使用的系統主要「偏重在財務處理,並沒有其他人資管理的功能」,2013 年因二代健保的法令變動,使得人工計算薪資、健保費的作業負擔更重,因而帶出更換人事薪資系統的契機。

「海運貨物承攬」產業本身具有特殊的假勤規定及公司制度評估,因此選擇人資系統的重點在於「是否具有足夠的彈性」、以及「可擴充的未來性」,以因應集團的規模成長,世邦人事部同仁表示。

像是 104 eHRMS人資系統便具有「彈性的參數」設定可滿足複雜的人事假勤與薪資計算需求,亦有完整的人資管理各項「模組」可視需求選用,系統也有「集團版本」可符合世邦多家子公司共用的需求。

不怕世代隔閡,操作介面友善,才有利內部推廣

介面是否友善、能讓員工快速上手」,也是評估系統的重點項目之一。在世邦有許多較年長的主管或同仁,我們希望引入系統是幫助他們,而非帶給員工更多困擾。104 eHRMS 的操作介面簡單,只要使用過訂票系統就一定能上手。

另外,成功導入的秘訣在於「告知員工使用的好處」,例如缺勤時間員工自己可以自行在系統查得到,加班時數也可以透過系統協助統合等。如此員工在轉換時,自然就容易接受了!

年省 4,500 張假單紙,員工自助服務申請、查詢更輕鬆

世邦基於產業特性,加班頻率較高,以往都是紙本手工作業,每月加班單可能多達 250 份,再加上每月 60 份左右的請假單,人工作業負擔沈重,台中及高雄同仁的假勤單據還必須用影印及掃瞄來處理,光是紙張一年就要用掉大約 4,500 張,無論處理的時間或費用成本都相當可觀。

採用 104 eHRMS 人事系統後,「HR Portal 員工入口」可以讓員工自行在線上申請加班及請假作業,並可與卡鐘資料介接,員工再也不用擔心忘了記錄加班時間,人資部門也不用一到月底就向大家催收。

另外,搭配「Workflow 電子表單簽核」可大幅節省假勤簽核上的時間,審核無誤後只需要花3秒鐘、點一個按鍵就可以批次簽核多份假單。

拍攝於 2014 年 11 月|圖上人物(左起):世邦國際余岳勳先生、丘景麒總經理、李聖偉行政長

使用 104 eHRMS 後的三大轉變與成效

最後,世邦集團李聖偉行政長也幫我們總結,使用 104 eHRMS 後最有感的三個成效:

1. 減輕 HR 行政負擔,更多時間可以做人力的培育:

使用人資系統後,大幅減少人工作業的流程,讓 HR 有更多時間處理核心事務,例如招募選才、人才培育。早期公司人數少,因為沒有系統,需約五位 HR 協助處理所有相關行政;現在即便公司規模日增,但有了系統的協助,僅需要三人就能完成,在成本效益上十分顯著。

2. 簡單易用,各年齡層都能輕鬆適應數位化過程:

員工最關心的莫過於自己的薪水和權益,因此導入人資系統作為企業數位化的第一步是再適合不過。從申請加班、請假作業、電子簽核,到查看薪資等都可以直接系統查詢,有足夠的誘因促使員工進行數位轉換。除了因 104 人資系統友善的介面外,104 也有提供專人協助指導,實行起來更加容易。

3. 為環境盡一份心力,CSR(企業社會責任)從減少紙張開始:

大型企業使用的紙量超過你的想像,不論是假勤單據、合約的印製等,許多時候都會選擇列印下來,其實浪費了許多資源。其實簡單的改變就能跟上全球 ESG 的趨勢,內部管理向永續投資更靠近。對外的合約,因為考量商業的習慣,較難短時間改變;對內的人事管理則可以透過系統大幅縮減紙張的用量。

例如世邦國際是先上線出勤、簽核人事模組,待系統使用習慣後,才啟動薪資模組,逐步將歷史員工薪資資料匯入系統,文件數位化並淘汰紙本保存。尤其是 104 的薪資模組包含在基本功能內,也無需再重新開發與導入更方便。

攜手 104 全方位優化人事行政,隨時因應未來的人才管理挑戰

「使用 104 的系統與服務一年多年以來,行政長的感受是一個字:『值』!」

整體而言,對於使用 104 eHRMS 系統所提升的效率與節省的成本相當滿意,在服務上不論顧問或工程支援都相當及時快速。

舉例來說,初期曾因卡鐘資料串接有問題而請 104 協助,才發現原來是設定有誤所致,找出問題所在即能立即解決。而報表格式則因每家公司不同,點出問題後也都很快可以透過遠端協助處理,令我們十分放心。

「『海空運貨物承攬產業』跟隨市場經濟的起伏較,在公司穩定時,就需不斷檢視企業待優化的地方,並提前進行部署,人力資源的優化就是一個例子,唯有如此才能留住優秀人才」,世邦丘景麒總經理表示。由於 104 系統為可擴充性的模組化架構,近期世邦國際更是在原先人事管理系統上,擴增「績效管理」模組,攜手104 打造全方位的人力資源管理。

想更深入了關於集團、跨過公司、海空運承攬產業,如何利用 104 eHRMS 進行人事管理,歡迎點進連結預約:https://104.com/預約專人諮詢

Close Menu