人資市集

日期 |2022.05.25

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檢視KPI績效,做好企業風險管理

文:陳漢鍾Clark Chen

原文標題:利用KPI執行績效,做好企業風險管理

任何管理項目,都存有潛在風險,經濟景氣、政治變動、科技創新和法令修改等等都是。國內企業如果沒有辦法對政經、社技、法令等大環境的潛在風險進行評估,那麼至少針對營運管理的潛在風險,要進行做審視。

最簡單的做法,就是檢視公司年度的KPI達成度,去做企業風險管理。從營運績效、客訴,到員工滿意度及工作技能等,可以逐年統計,掌握變化的趨勢,就可以劃出風險輕重緩急的四宮格圖,也就能知道如何應對。

我曾到一家客戶簡報企業資訊系統的規劃專案,業主最後詢問執行這專案有哪些可能的潛在風險。當時自認對系統開發專案做過多次,不管是功能規格的管控,所需耗費人力,專案必要的時程都十分解瞭,所以回答這專案沒有甚麼潛在風險。

這種自認工作經驗豐富,導致自我感覺良好,不把管理過程中各種可能潛在的風險,預做評估先做防範的作風,其實在許多企業主與主管身上都看得到。為何會有這種現象,除了個人失敗經驗不夠多之外,主要應該有兩個原因,一是不知問題存在,但自己也不會主動去查覺,就形成「人無遠慮必有近憂」,落入「溫水煮青蛙」的情況;另一是明知問題存在,但因調整曠日廢時,非一人之力可以完成,這是「冰凍三尺非一日之寒」的情況,所以視而不見,當做沒有問題,自欺欺人。

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其實任何管理項目,都存有潛在風險,只是或大或小不同而已;大的潛在風險如國內外政治的變動,經濟景氣的上下,社會結構消費習性改變,各類科技創新,法令修改,天災人禍,戰爭動亂等都是;要從風險辨識,再列出所有可能的潛在風險,按發生的頻率高低及後果的嚴重性,找出輕重緩急,決定處理的前後順序,每個人或公司可能要有專人或成立單一部門去執行。

國內企業如果沒有辦法對政經、社技、法令等大環境的潛在風險進行評估,其實至少應對營運管理的潛在風險做審視。簡單的作法,就是與公司年度的KPI執行結果結合。

目前許多公司都設有年度目標,制定KPI,在每年年初時,除了檢討公司整體營運績效,部門個別作業績效或與個人考核外,公司還應將年度未達目標的件數與完成程度進行統計,甚至逐年相互做比較。如果公司KPI架構有套用BSC財務,客戶,內部作業及學習成長四大構面的話,就可以看出公司在經營面,客戶面,產品面,作業面,員工面等是否存有潛在風險。

譬如可以從營業收入的變化與成本的變化,看出企業經營的風險是否提高;從客戶的營業額,客訴的數量與內容,客戶滿意度,推估未來的成長性;從內部待解決事項的數量及解決時間的長短,得出內部溝通不良程度與部門對立是日趨嚴重或舒緩;從員工的滿意度,各部門的員工備援能力的完備,各項工作的技能完備程度,看出人力未來是否有短缺或經驗不及傳承的潛在風險。

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企業若要量化這些潛在的風險,可以將逐年統計的件數數量的增減當指標,或是將嚴重度的變化程度當指標;能了解潛在風險項目,以及變化的趨勢,就可以劃出風險輕重緩急的四宮格圖,也才知道如何做出對策,逐步解決企業溫水煮青蛙與冰凍三尺的兩大風險。

任何人或企業在生活或營運上都存有可能的潛在風險,結合檢討KPI的達成度,進行量化圖表,就可以做好企業的風險管理,一舉兩得,就看企業主的決心。

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