關於薪資委外,為什麼中小企業更該找擁有「人資系統」的廠商?

勞務外包、薪資委外興起,企業紛紛將非業務核心工作委託給外部廠商,進而期待提升企業競爭力。但為什麼有些企業外包後,反而衍生投入更多人力成本, 「 能溝通」、「好溝通」的外包流程是什麼?為什麼一樣是人事薪酬外包,沒有系統化管理,還需要多花費 84 小時的人力討論、核對、檢查?

文/104人資學院

在台灣許多外商或是中小企業,基於策略規劃、或是受限於規模,在沒辦法聘請足夠的 HR 人力時,會選擇將「薪資委外」,讓企業專注於核心事業。

而薪資委外又可以分為兩個體系,一個是擁有人資系統的廠商,另一個則是會計、管顧公司。到底要如何選擇,是許多公司心中的疑問。

根據 104 的調查報告:「相較於會計、管顧公司,選擇『擁有人資系統』的薪資代管公司,每個月可以多省下 2.3 萬。」為什麼呢?

薪資委外/薪資外包/薪資代管的隱形成本

我們分析了兩者的差異,歸納出擁有「人資系統」的薪資代管公司的三大優勢:

1.讓人資專注於人才管理、發展,而非費時在繁瑣的行政業務

每月月底總是薪資管理人員最頭痛的時候,除了核對休假(例如特休、扣薪假),還要計算各式的結薪項目(例如加班費、輪班津貼等)。因為無法提前作業、又必須在既定時間完成,一旦延誤,則會影響後續發薪作業,是人資最大的壓力來源之一。

選擇有人資系統的廠商,好處在於平時即能記錄所有出勤與加班等項目,內部 HR人員只需登入確認後,就可以全權由委外廠商進入系統操作(包含薪資計算、加扣項作業、線上薪資單),相較於傳統彙整 Excel 給會計師事務所、管顧公司,可以節省每月 2-4 天的時間,將精力放在人才招募、培育等核心業務上。

2.減少人員異動造成的管理問題,資料保存與交接更容易

根據勞基法,不論是勞工名卡(員工檔案)、工資清冊、到出勤紀錄,都至少需要備存 5 年。不論是企業內部人員、或是委外廠商窗口更換,都會提升資料遺失的風險;更不用提交接 Excel、發薪規範、銀行合作等,所需花費的時間。

擁有系統的好處,除了可以大幅縮減人為疏失、忘記保存的問題,因為所有的操作已經有既定的規範,僅要遵照系統的指令,便可以快速的交接,節省適應不同 HR 的管理習慣所花費的時間,也不會有資料格式混亂的問題。

另外,如果公司因人力擴增想要自行管理,也可以直接沿用既有的系統,不需要額外導入。

3.進行數位化佈局,快速因應突發狀況、也增強企業競爭力

根據 104 的訪問紀錄,台灣許多中小企業直至目前都還在使用 Excel 、甚至是紙本處理 HR 相關的業務,一旦發生如 COVID19 的突發狀況,則難以快速應變。

而知名顧問公司 Gartner 更預測,後疫情時代全職遠端工作的員工數會是疫情前的兩倍,也會出現更多遠端的人資工作者。提早進行數位化 HR 的佈局,已經是勢在必行。

然而,企業要馬上導入一套複雜的人資系統,是非常困難的。因此,可以在薪資委外時期,先使用系統部分的功能,降低員工的適應門檻、以及反彈的聲音,未來在導入更多數位工具或是功能時會更容易轉換;同時,也能跟上未來 10 年的工作趨勢、提升企業數位競爭力。

避免系統不斷更新,選擇深耕人資、經驗久的廠商

了解了優勢後,要如何選擇對的薪資委外對象呢?

建議以原本就專職在提供「人資顧問服務」的公司為主。除了薪資委外本身,還能給予諮詢策略建議、公正的市場資訊、及協助設計可以落地執行的制度。

例如,台灣人力資源的領導品牌 104 就是一個可優先考量的合作夥伴。除了符合上述所提到的「擁有人資系統」(企業大師、eHRMS),在人資領域也有長達 18 年的經驗、客戶也較多元。對於系統的安全性(獲得ISO27001 國際資安認證)、 服務的穩定性也格外重視,能替公司把關重要的人事、薪酬資料。

另外,104 能夠提供中小企業、外商公司全方位的企業人力資源:勞動法令、人資顧問、獵才招募、工作說明書諮詢、勞動契約諮詢薪酬福利報告等不只有薪資代算服務。若外商企業有在台擴編、增設辦公室的計畫,可以善加利用這些資源。

目前 104 有開放免費的外包服務費用試算,歡迎留下聯繫方式,讓人資顧問協助計算:https://104ha.com/E5jJD/獲取報價

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