關於薪資外包代管，為什麼選擇「人資系統廠商」可以多省下2.3萬？（附成本計算表）

勞務外包、薪資委外興起，企業紛紛將非業務核心工作委託給外部廠商，進而期待提升企業競爭力。但為什麼有些企業外包後，反而衍生投入更多人力成本， 「 能溝通」、「好溝通」的外包流程是什麼？為什麼一樣是人事薪酬外包，沒有系統化管理，還需要多花費 84 小時的人力討論、核對、檢查？

文／104人資學院

在台灣許多外商或是中小企業，基於策略規劃、或是受限於規模，在沒辦法聘請足夠的 HR 人力時，會選擇將「薪資委外」，讓企業專注於核心事業。

而薪資委外又可以分為兩個體系，一個是擁有人資系統的廠商，另一個則是會計、管顧公司。到底要如何選擇，是許多公司心中的疑問。

根據 104 的調查報告：「相較於會計、管顧公司，選擇『擁有人資系統』的薪資代管公司，每個月可以多省下 2.3 萬。」為什麼呢？

我們分析了兩者的差異，歸納出擁有「人資系統」的薪資代管公司的三大優勢：

1.讓人資專注於人才管理、發展，而非費時在繁瑣的行政業務

每月月底總是薪資管理人員最頭痛的時候，除了核對休假（例如特休、扣薪假），還要計算各式的結薪項目(例如加班費、輪班津貼等)。因為無法提前作業、又必須在既定時間完成，一旦延誤，則會影響後續發薪作業，是人資最大的壓力來源之一。

選擇有人資系統的廠商，好處在於平時即能記錄所有出勤與加班等項目，內部 HR人員只需登入確認後，就可以全權由委外廠商進入系統操作（包含薪資計算、加扣項作業、線上薪資單），相較於傳統彙整 Excel 給會計師事務所、管顧公司，可以節省每月 2-4 天的時間，將精力放在人才招募、培育等核心業務上。

2.減少人員異動造成的管理問題，資料保存與交接更容易

根據勞基法，不論是勞工名卡（員工檔案）、工資清冊、到出勤紀錄，都至少需要備存 5 年。不論是企業內部人員、或是委外廠商窗口更換，都會提升資料遺失的風險；更不用提交接 Excel、發薪規範、銀行合作等，所需花費的時間。

擁有系統的好處，除了可以大幅縮減人為疏失、忘記保存的問題，因為所有的操作已經有既定的規範，僅要遵照系統的指令，便可以快速的交接，節省適應不同 HR 的管理習慣所花費的時間，也不會有資料格式混亂的問題。

另外，如果公司因人力擴增想要自行管理，也可以直接沿用既有的系統，不需要額外導入。

3.進行數位化佈局，快速因應突發狀況、也增強企業競爭力

根據 104 的訪問紀錄，台灣許多中小企業直至目前都還在使用 Excel 、甚至是紙本處理 HR 相關的業務，一旦發生如 COVID19 的突發狀況，則難以快速應變。

而知名顧問公司 Gartner 更預測，後疫情時代全職遠端工作的員工數會是疫情前的兩倍，也會出現更多遠端的人資工作者。提早進行數位化 HR 的佈局，已經是勢在必行。

然而，企業要馬上導入一套複雜的人資系統，是非常困難的。因此，可以在薪資委外時期，先使用系統部分的功能，降低員工的適應門檻、以及反彈的聲音，未來在導入更多數位工具或是功能時會更容易轉換；同時，也能跟上未來 10 年的工作趨勢、提升企業數位競爭力。

避免系統不斷更新，選擇深耕人資、經驗久的廠商

了解了優勢後，要如何選擇對的薪資委外對象呢？

建議以原本就專職在提供「人資顧問服務」的公司為主。除了薪資委外本身，還能給予諮詢策略建議、公正的市場資訊、及協助設計可以落地執行的制度。

例如，台灣人力資源的領導品牌 104 就是一個可優先考量的合作夥伴。除了符合上述所提到的「擁有人資系統」（企業大師、eHRMS），在人資領域也有長達 18 年的經驗、客戶也較多元。對於系統的安全性（獲得ISO27001 國際資安認證）、 服務的穩定性也格外重視，能替公司把關重要的人事、薪酬資料。

另外，104 能夠提供中小企業、外商公司全方位的企業人力資源：勞動法令、人資顧問、獵才招募、工作說明書諮詢、勞動契約諮詢、薪酬福利報告等不只有薪資代算服務。若外商企業有在台擴編、增設辦公室的計畫，可以善加利用這些資源。

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