職場360

2024.01.04 | 4146次觀看

「不想打擾員工,但現在不講會忘...」下班後聯繫公事,3方法避免變成討人厭主管

身為老闆或主管,能不能在下班後傳訊息或LINE員工?立即傳訊,擔心打擾對方休息;等上班時間再說,又怕自己一忙起來就忘了,或耽誤了。你可以平時就告訴團隊:通常主管不會下班後打擾,萬一聯繫就表示十萬火急。傳訊時也不妨在開頭標示「上班再處理」或「緊急事件」再接公事。給的指令愈明確,對方就愈不需要花心思「揣摩上意」。

文/陳麗卿(Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人)

你曾經在下班時接到主管的LINE訊息嗎?或者反過來問:你曾經在下班時間傳LINE交辦公事嗎?

老闆到底該不該在下班時間傳訊息給員工?這個問題在我的課程中,經常激起熱烈討論。

我發現,大部分主管都很人性化,他們希望同仁們運用下班、週末時經營家庭關係、經營私人生活。然而,忙碌的他們,卻也面臨著兩難:自己公務繁忙,往往只能趁著入夜、拂曉或者周末,才有餘裕靜下來思考。而在過程中,若需要聯繫同事,他們總是在打好訊息、按下送出之前,懸著手指思忖著:該現在就把訊息傳出,或等上班時再交代?

立即傳訊,擔心打擾對方休息;等上班時間再說,又怕自己一忙起來就忘了,或耽誤了。

身為領導者,到底能不能在非上班時間傳訊息給員工?這個問題的答案,端看每個團隊平日建立起的合作默契。建議主管們,要讓員工明瞭你的行事原則。例如,明白的告訴大家:若沒有特別重要的事情,主管不會在下班時間打擾你,但萬一真的跟你聯繫,那就表示是十萬火急、需要你的協助。

此外,有些工作的特質,需要員工在下班時間保持待命,遇到緊急任務時也需要隨時返回崗位;職務特性使然,下班聯繫自然就不在話下。然而,若你需要聯繫的員工職務並不屬於此類,則可以採用以下的做法: 

1.開頭言明「上班處理」

在下班時間收到主管的訊息,員工心中浮現的想法通常是:「我需要現在處理嗎?我應該要回覆,或是假裝沒收到?如果不處理,主管會怎麼評價我?」

接著,還要依據事情的輕重、主管的性格等因素,揣測是否要立即處理。如此一來一往之間,造成個人心力耗損、休息品質下降,也可能進一步讓雙方之間產生尷尬、不信任的感覺,為未來的相處合作埋下隱憂。

身為主管,最完善的做法是:在訊息開頭就明確寫出「上班時間再處理即可」,接著再交代公事。假使真的需要立即處理,也要明確寫出「緊急事件,需要你的支援」。給出的指令越簡單明瞭,對方就越不需要花費時間心力「揣摩上意」,對雙方而言都是利多。

2.事先預告

當你面臨某些特殊狀況,「預告」是有其必要的。例如,假設你周末要加班趕一個專案,其中有些資訊可能會需要某位同事支援。這時,可以事前跟對方說明、預告:「抱歉,我這周末要趕案子給客戶,若遇到卡住的地方,萬不得已可能會打電話給你。」

想像兩個情況:一是你在毫無準備時接到交辦工作的電話;二是你在有預期的狀況之下,接到相同的電話。後者因為心中早有準備,接起電話時的反應力、專注力與效率,必然比前者高出許多。

3.善用E-mail

現在越來越多人有通訊軟體的「紅點症」:只要看到LINE跳出訊息,或是手機APP圖示上出現紅點,不點開閱讀就會焦慮不已。

我們無法預期對方是否有紅點症,但若你在下班時間傳訊只是為了避免忘記,而非緊急事項,那麼,比起LINE等即時通訊軟體,不妨改用E-mail吧!比起LINE訊息,在下班時間收到E-mail造成的心理壓力相對低,且E-mail比LINE更能將細節羅列清楚,算是一種較中庸的聯繫方式,可斟酌使用。

(轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專


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