文/ MichelleYu 原文出處：104職涯社群
來分享一下自己曾經擔任過兩年Salesforce系統管理員的經驗，這個工作，是由於內部職務調整 關係，才有機會從事這樣的工作，所以其實我並沒有太多MIS或是資訊管理方面的技能。公司一開始並沒有這個職務，雖然系統已經使用幾年，但是並沒有專人管理系統。或許是我的幸運，我的許多工作，一開始都沒有專人從事該職務，所以工作過程中，透過主管/老闆的支持，多了許多發揮的空間。工作期間，除了系統管理與資料分析的本業外，也接受了許多專案任務或是策略、SOP規劃，甚至稽核等相關工作，所以以下經驗僅供參考，希望能夠藉此拋磚引玉(例如有前輩看不下去，出來指正之類的），讓大家更了解這類工作的狀況。
以Salesforce系統管理員本身來說，工作目標與責任，自然不脫系統管理，基本上可以分成下列幾點。 - 確認使用者使用順暢：因此，會需要進行新人敎用與輔導；檢視使用者使用狀況，了解使用者可能會有的問題與誤解，決定改善系統功能規劃或是對使用者進行輔導 - 確認系統功能、協助管理者有效運用系統：不光是確保系統能夠順利運作，更重要的是了解系統能夠如何改善，讓使用者提升效率，減少花在系統上的行政作業時間，並且讓系統資料能夠做為有用的管理輔助工具；這方面除了觀察與了解使用者操作時間與使用上的困難外，了解使用者工作內容、作業狀況，特別是與主管溝通討論，了解部門需求，再讓主管理解系統功能外，如果能夠透過溝通討論過程中，設計新功能，再不額外增加使用者負擔下，讓組織與主管能夠更輕鬆透過系統資料，迅速了解與管理團隊。
Salesforce系統管理分析員的一天，通常還是從閱覽信件開始。檢視系統發出的報告中，有沒有異常現象。使用者多半也會透過電話或信件(不同時區)，反應使用問題。通常，一星期中會花半天左右的時間，檢視使用者使用狀況(當時系統使用者約有250人左右，但實際影響者則將近300-400人，加上各營業單位的狀況不同，所以界面也會有所不同，一般來說，檢視整個機構的使用狀況，大約需要2-4小時不等)。檢視使用狀況後，針對使用狀況欠佳，或是異常的使用者，了解狀況，決定如何提供協助。
另外，針對季報或大型業務會議、主管會議等，會需要協助提供相關資料分析給主管與老闆。通常，藉由參與這類會議，會更了解各業務單位需求，幫助改善調整系統功能。與新政策實施與規劃雷同， 在系統調整前，必須與相關人員進行多次溝通，調整後，更需要密集觀察使用狀況，確認是否需要再調整。簡單來說，就是徹底執行PDCA，直到使用者上手，且確認該功能與效率符合需求。
由於系統調整，會影響系統資料，所以必須要格外小心。另外，一般人對於改變，第一時間都是抗拒的，所以必須要進行多次溝通，調整後也需要多次敎用，讓使用者熟悉新功能。因為在集團任職，所以期間也有機會為海外子公司，設計並導入系統。如何針對不同的語言與業種，設計系統介面與使用細節，並透過視訊輔導敎用，是另一項挑戰。甚至考慮過與ERP結合，呈現更即時準確的資料給使用者。這個工作與其說要跟系統混熟，還不如說需要跟眾使用者當好朋友（還有學藝不精的我，也特別需要MIS的專業諮商啊!)。因為，他們才是你的客戶。而單位主管，幾乎可以說是企業採購者。如果沒有他們的支持與協助，工作困難度會增加百倍！