職場360

日期 |2020.11.09

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 3665次觀看

不想養出「廢員工」?你得學會引導式提問,培養下屬思考能力

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日期 |2020.11.09

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稱呼下屬是「廢員工」其實有點過火,但其實這邊想要討論的是「被動接收命令式的員工」,當部下放棄主動思考、永遠都在等待你的命令時,會讓組織成長停滯、而且不具危機處理能力,嚴重時甚至會影響高層對主管的評價。因此如何改善「廢員工」,變成許多主管在領導管理上的當務之急。

最近經常聽到「被動員工」這個詞,也就是一個人不主動思考,只會完成別人交代的事情。以前當然也有這種人,不過近來似乎突然增加了。

被動員工往往不說自己的意見,就算有疑問也不開口。

福島核電廠事故的影響相當深遠,截至二○一八年二月,受災者仍有三萬人以上尚未重返家園。當時確實是因地震海嘯對策和核電廠事故對策的準備不足,而爆發各種問題,不過其中還有個問題是自治團體聽命行事,沒有採取適當的行動。

核電廠事故時碘和銫大量飛散,對人體的影響令人憂心。從車諾比事故後的調查中可以發現,碘一三一的半衰期(編按:指某種特定物質的濃度降低到剩下初始時一半,所消耗的時間)為八天,跟銫一三七的三十年相比,短期內濃度就會降低到無需警戒的程度,然而這種元素的危害卻相當驚人,人體若暴露在其中,吸收到的元素將累積在甲狀腺裡,引發甲狀腺癌。

對於這個問題,其實已有解決方案。只要事先服用碘片(碘一二七),使碘在甲狀腺中飽和,如此一來,就算人體吸收到放射性碘,也不會累積在甲狀腺當中,而會隨著尿液排出體外。歐洲各國會將碘片發放給居住在核電廠附近的家庭,日本則僅止於發放給地方自治團體,沒有發放到家庭去。

在那次事件當中,核子反應爐在地震侵襲後停止,緊接著來的海嘯讓餘熱冷卻功能受損,核電廠接連發生氫爆,在這當中,福島縣從發生災難後不久就開始預備碘片。

然而,由於通訊基礎設施遭到地震和海嘯破壞,就在政府忙於對核電廠事故進行緊急處置的時候,發放並服用碘片的指示卻沒能確實傳給福島縣政府。這時福島縣政府不肯自行下達指示給所轄的自治團體單位,而是固執的持續等待來自國家的指示。

在這樣的狀況下,有些自治團體因為遲遲等不到縣政府發出的指示,便自行蒐集資訊研究討論,再指示居民服用。就在這時縣政府卻傳來這樣的聯絡:「國家沒有下令發放,要回收碘片。」結果受到部分自治團體領導者的拒絕。

沒辦法保持通暢聯絡的狀態下,各個自治團體的措施就有所分歧。有的地方會自行蒐集資訊,衡量過再決定服用;有的地方雖然有發到碘片,卻沒有蒐集資訊,持續等待國家和縣政府的指示;還有的地方連碘片都沒發到。

假如只願等待指示,就不會設想遇到突發危機時要怎麼辦。然而事實上,在突發危機下,指示有可能發不下來,或者是雖然有發,卻因為其他問題沒傳遞出去。

因此即使在等待指示之際,也要記得「動腦筋」等待,而不是坐著枯等。

英文縮寫
Photo by Afif Kusuma on Unsplash

在前面的案例中,因為必須把居民的健康和傳聞中的副作用放在天秤上衡量,要進行判斷或許非常困難。一般的情況下,當然應該聽從上級傳來的指示,但在突發危機時,還是必須當機立斷自行做出決定。即使在一般情況下,要遵循指示之際,也要「動腦筋」行動,這樣一來碰到突發危機時才能做出正確的判斷。

假如聽命行事完全不動腦的人持續增加,這種作法就會蔓延到整個團隊。這樣一來,就連剛開始會自己先思考再行動的人,最後也會變成只等待指示,聽命做完最低限度的工作。有幹勁的人受不了這種風氣,就會設法立刻調到其他部門,讓整個團隊的表現變得慘不忍睹。如此一來,你的團隊風評將大幅降低,肯定會被當成公司裡的害群之馬。

整個團隊的風評,等於是對你這個上司的風評。要努力逐步減少被動員工,讓整個團隊充滿「先思考再行動的人」。

聽命行事不只害你自己的風評降低。要是部下變成「不動腦的人」,麻煩的可是上司你自己。

意外事件不見得會選擇你在的時候才發生。有時你可能會出差,或是被叫去開會而不在現場。要是部下總是等待你的指示再行動,他們就會輕易陷入停止思考的狀態。如果你的部下「腦子一片空白」,那可就麻煩了。

就算你運氣好正好人在現場,也會被迫要在緊急狀況下,匆促的總攬全局,陷入難以逐一發出適當指示的狀況。關鍵在於讓部下養成習慣,不管發生什麼事都要常常思考應對之道。為此也要從平時開始培養「獨立思考」的習慣。

在培養部下,讓部下變成不只會等待指示,還能夠自行積極思考和行動的過程當中,你不能直接要求對方「你自己想好再做」,因為這樣也沒有用。

首先或許可以從簡單的事情著手,丟個議題問他:「你怎麼看?」或是從成員輪流問某個問題做起。假如問部下怎麼看,對方回答:「不,我什麼想法都沒有。」就幫他想個不能含糊回答的問題。像是「你覺得這件事會順利嗎?」「你覺得幾天可以達成?」

另外,這時就算部下只是照本宣科的給出答案也不要發火,總之必須要好好找出讓部下發揮獨立思考的契機。

沒有人會一下子突然變得會思考。要一點一滴給部下獨立思考的機會,同時懷著扶植部下的心情。培育人才需要忍耐,這時也多多少少需要犧牲效率。

指導部下先思考再行動的時候,必須小心別讓部下擅自採取獨斷的行動。假如這個想法偶然歪打正著倒還好,但若開始朝偏離主軸的方向走,就有可能在造成損害之後,不得不由自己和團隊全體人員費九牛二虎之力彌補,或是給公司其他部門添麻煩。

為了避免變成這種情況,團隊內部就必須時常保持高度溝通狀態。就算獨斷行動偶然歪打正著也不要抱持僥倖心態,必須留意是否真的妥當。

等待指示和自己提案再求證完全不同。提案時會需要思考。假如這個想法錯了,你要仔細說明為什麼錯,怎麼做才好,而不是沒頭沒腦否定對方。這樣部下也會慢慢掌握你的觀念,加深對你的信賴。

原文標題:〈如何避免養成廢員工
文章授權:樂金文化《員工廢,都是你管太多!:21招培養下屬主動積極、進階思考的高效溝通術! / 飯野謙次   著》

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