排班二三事:遇上變形工時,HR 該怎麼排班?104 企業大師排班管理符合法令、準確、高效

一例一休、變形工時是什麼?不懂這些法令規則,排班會有什麼問題嗎?已成功導入超過 3000 家中小企業的 104 企業大師,提出 5 個常見排班法規 Q&A,一次讓你懂排班法令知識+系統排班作業流程

文/104人資學院

中小企業變形工時排班一直是人資人員的一大困擾,什麼是一例一休?我們公司是否需要採用變形工時進行排班?是否可以不管一例一休,全部統一排休假?只要挪移就是變形工時嗎?細部的規範是什麼?員工偶爾才需要例假日來上班,是否也需要挪移嗎?歡迎參考勞動部變形工時手冊,手冊內對變形工時有相當細部的規範與說明。

但我們知道,即使 HR 對變形工時有一定的了解,但排班工作仍相當耗時、繁雜。(必須瞭解各類產業的排班行規、勞動法規、共同排班人員增加…)隨著企業對符合法令、準確與效率的要求,人資系統的 e 化成為主要趨勢,目前已有超過 3000 家企業採用的 104 企業大師人資管理系統,針對各個產業的排班需求,持續優化,效率提升至少 50% 以上,絕對是企業在複雜排班運作上的最佳解決方案。

中小型企業最常遇到的變形工時問題小百科解析

Q1:什麼是一例一休?

答:一例一休是指政府在 2016 年所推動勞工工作日數的改革政策,目的在於讓臺灣勞工全面落實「周休二日」。 該次修法主要為修正《勞動基準法》(下稱「勞基法」),使所有勞工每週可以有一天的例假(此例假為可勞資約定而更動,即不一定為六、日),以及一天的休息日,勞動部因此制定休息日與例假日的排班因應措施。

Q2:我們公司需要排班/變形工時嗎?

答:根據法令規定,當週規範七天裡面要有一例一休,若出現當週需要挪移休息日與例假日的狀況時,就需要排班及使用變形工時。

Q3: 能不能不管一例一休,全部統一排休假?

答:不行,根據勞動部規定,為了杜絕連續上班多日問題,須明確排訂出休息日與例假日。

Q4:挪移就是變形工時嗎? 規範是什麼?

答:在一般工時的規範下,一週內需有一例一休,若人力關係需將休息日與例假日挪移到其他週,就稱為變形工時的挪移

以2週變形工時為例:來源勞動部工時制度及彈性措施手冊
以2週變形工時為例 (來源勞動部工時制度及彈性措施手冊 P.6)

Q5: 員工偶爾才需要例假日上班,也需要挪移嗎?

答:公司若針對出勤規範已明定休息日例與假日,沒有其他特殊情況,不可隨意挪移。

勞動部為因應各行各業不同之營運型態,無法依每 7 日中有 2 日休息,其中 1 日為例假日,1 日為休息日排班,訂有 2 週、8 週及 4 週彈性工時規定,經勞動部指定為規定之行業,雇主經工會同意,如事業單位無工會者,經勞資會議同意後,得依各該規定實施彈性工時。

二週變形工時主要需維持七日內有一日例假,但兩週內需排定休息日跟例假日共四天。

八週變形工時的時候,將有更多的挪移彈性,企業可以比照人事行政局的行事曆出勤類型進行調整,採用一日換一日的概念調整出勤,可以安排多日連假。唯需要注意的是,七日內一定要有一日例假,後續休息日可以依照變形工時排定不同的班表規範。

四週變形工時則是餐飲旅遊業等最常使用的排班方式,彈性更大,可以不用受限於七日內應有一日例假日,但雙週內需達到例假日、休息日四日。


系統 e 化 ,法令、員工與人資團隊運作上面面俱到

過去,許多中小企業都利用 Excel 或 Google 表單進行變形工時排班,但 104 卻發現有越來越多中小企業傾向導入 e 化系統協助變形工時排班。其主要考量點來自於,利用 Excel 進行排班相當複雜,且需要人工檢查是否合規、印出紙本後容易損毀、當遇到排班主管多於一人時,簽核修改歷程無法管理,排班也無法與出缺勤、甚至薪資計算連動。面對數位轉型的浪潮,如何在法令、員工與人資團隊運作上面面俱到,高效管理,成為 104 企業大師人資管理系統受到青睞的重要關鍵。


104 企業大師排班系統深獲人資與員工喜愛的高效排班術

1.符合法令自動化檢查

人資人員在公司變形工時參數設定後,可以透過排班系統參數設定進行排班檢查,「提醒」功能可以提醒人資人員針對抵觸法令的部分進行修改「禁止」功能則不只是提醒,更禁止發布。透過系統智慧提醒,避免觸犯勞動法規、更提供企業、人資人員更多的修改彈性。

104 企業大師排班系統除了提供各類變形工時排班,並且能透過防呆方式提醒 HR 班表是否符合法規
104 企業大師排班系統除了提供各類變形工時排班,並且能透過防呆方式提醒 HR 班表是否符合法規

2.多模式排班檢視介面

管理者可以根據需求切換不同的排班檢視模式,可以依照員工檢視排班並統計排班時數、 也可以根據月份、日期進行統計檢視。

104 企業大師排班系統可依據管理者習慣不同切換各類檢視模式

3.介面友善的排班顯示

管理者可以快速透過不同顏色圖示,檢視個人排班與整個月排班狀況。員工除了可以透過網頁檢視班表,更可以透過隨身攜帶的手機查詢,手機並提供工作、請假等多元選單,讓員工依據需求,快速查詢,相當便利。

 符合用戶體驗的排班系統讓 HR 更容易上手|104 企業大師 HR 編輯畫面為例
符合用戶體驗的排班系統讓 HR 更容易上手|104 企業大師 HR 編輯畫面為例
符合使用者體驗的排班系統讓員工更容易學習|104 企業大師員工查閱班表畫面為例
符合使用者體驗的排班系統讓員工更容易學習|104 企業大師員工查閱班表畫面為例

104 企業大師排班系統目前已成功導入超過 3000 家中小企業,擁有包括製造、餐飲、便利商店等多元產業,並獲得極高的滿意度。104 企業大師排班系統也將持續蒐集客戶反饋,透過更多不同的產業屬性,持續優化,成為人資人員 365 天全天待命的最佳助手。


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